¿Por qué las hojas de cálculo pueden llevar al error? Parte 1En 2010, los estimados profesores de Harvard Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff publicaron el documento “ Crecimiento en un tiempo de deuda . ”Pronto se convirtió en una poderosa evidencia de apoyo para aquellos que argumentaron en contra del aumento del gasto gubernamental, incluso en tiempos de estimulación económica necesaria. El documento examinó los niveles de deuda de muchos países diferentes en diferentes períodos de tiempo y concluyó que cuando su nivel de deuda alcanzó el 90 por ciento de su PIB, el crecimiento económico se desaceleró dramáticamente. Tan influyente fue este informe que el representante Paul Ryan lo citó en su presupuesto de 2013.
Luego, en abril de 2013, tres economistas de la Universidad de Massachusetts en Amherst descubrieron un error de codificación en la hoja de cálculo de Microsoft Excel que Reinhart y Rogoff utilizaron como base para sus conclusiones. Los profesores de Harvard se apresuraron a admitir su error, pero afirmaron que no afectaría materialmente las conclusiones extraídas del análisis.
Si bien es cierto que puede discutir si sus conclusiones deberían sostenerse o caer, es sorprendente que el error no se haya detectado y que la política se basó en el análisis. Lo que no sorprendió a quienes conocen e incluso aman a Excel es que los errores pueden suceder y ocurren a menudo.
Desde abril de 2013, otros errores famosos relacionados con Excel han sido objeto de varios artículos. UNA reciente artículo de la revista CNN Money documentado varios errores de este tipo. Los mayores errores resultaron en:
JPMorgan Chase' S $ 6.2 mil millones de pérdidas comerciales en 2012. El modelo de Excel utilizado para monitorear el riesgo involucró varios pasos manuales, y se agregó una celda cuando debería haberse promediado. MF Global: Aproximadamente un año antes de la quiebra, MF Global nunca hizo las actualizaciones necesarias a sus hojas de cálculo de Excel que supervisaban el riesgo. Barclays compra de Lehman Brothers: Una hoja de cálculo de Excel tenía 200 celdas ocultas que deberían haber sido eliminadas y eliminadas de la lista de activos que Barclays tenía la intención de comprar. Barclays compró 179 ofertas tóxicas como resultado. Uta h La oficina de educación de Utah calculó mal la cantidad de estudiantes que se inscribirían en las escuelas públicas del estado. "Una referencia errónea en una hoja de cálculo" resultó en un déficit presupuestario de $ 25 millones.Esta es la primera de una serie de publicaciones de blog que analizará cómo el uso de Excel puede pasar de ser elegantemente simple a ser cada vez más difícil a medida que se actualizan o agregan datos y se realizan cambios.
Esta serie también sugerirá que existen mejores herramientas que están diseñadas para proporcionar una mayor gobernanza del análisis personal sin renunciar a la facilidad de uso y la flexibilidad.
Empecemos con un poco de historia.
Hojas de cálculo - cambiaron nuestras vidas para siempre
La historia de las hojas de cálculo se remonta a los procesadores por lotes de la década de 1960, pero comenzaremos un poco más tarde con el que apareció por primera vez en Apple. ® Ordenador en 1979: VisiCalc.
VisiCalc
Recuerdo muy claramente cuando un amigo me mostró su nueva computadora Apple e insertó un disquete de 5,25 pulgadas que, momentos después, mostraba VisiCalc en su pantalla CRT verde y negra. (Si tiene que buscar CRT, usted es un simple bebé en el mundo de la informática).
Me sorprendió la rapidez con la que (el ritmo de un caracol en el mundo de hoy) podía cambiar un valor y recalcular sus resultados. ¡Era como la magia!
De acuerdo a Wikipedia VisiCalc se convirtió en la primera aplicación asesina, una aplicación que era tan increíble que la compañía de mi amigo compraría computadoras solo para su uso.
VisiCalc tuvo un papel importante en el éxito de la Manzana II computadora, y luego el programa estuvo disponible para su uso en otras computadoras populares en ese momento.
Lotus 1-2-3
En 1983, era un joven analista de sistemas que trabajaba para una compañía de productos de consumo. Es cuando Lotus 1-2-3 Fue lanzado para la PC de IBM. Recuerdo haberlo visto y haberle recomendado a mi jefe que este producto nos brindaría una gran ventaja competitiva. Dije que deberíamos comprar tres máquinas con Lotus 1-2-3 cargado para nuestro departamento de contabilidad. Mi jefe se mostró escéptico al principio, pero lo convencí. Fue uno de los mejores movimientos de carrera que he hecho. Lotus fue un gran éxito y pronto venció a VisiCalc como el producto líder en hojas de cálculo.
Microsoft Excel
Microsoft desarrollado Sobresalir sobre el Macintosh ® Plataforma desde hace varios años a partir de 1985. La compañía reescribió el programa para Windows 2.0, lanzándolo en 1987, segun Wikipedia . El lanzamiento de la versión de Windows aumentó enormemente la cuota de mercado de Excel. Lotus nunca pudo recuperar la cuota de mercado que perdió con Excel, y Microsoft ha seguido liderando el mercado de hojas de cálculo.
Los usuarios de hojas de cálculo nunca han mirado atrás. Hoy en día, Excel es tan generalizado y tan fácil de usar que aún no conozco a nadie que trabaje para cualquier organización en cualquier disciplina en el mundo moderno que no lo sepa. Pero, oh, cómo ha cambiado su uso con los años.
En mi próxima publicación (el próximo miércoles), veremos las fortalezas y debilidades de Excel. Mientras tanto, ¿tienes alguna historia de horror de Excel que puedas compartir?
John Tate escribió: Es útil pensar en una hoja de cálculo como ... John Tate escribió:
Es útil pensar en una hoja de cálculo como una herramienta de programación. Como tal, tiene algunas ventajas:
Es muy fácil de usar, al menos para problemas relativamente simples, e incluso para algunos más complejos todavía no es demasiado difícil.
Es estático, lo que significa que estas celdas de aquí son tus datos, esas celdas de allí son tus fórmulas y se quedan. No tiene que pensar en comportamientos dinámicos como bucles, llamadas de procedimiento, operaciones de pila y similares.
En cierto sentido, todo es visible. Si selecciona una celda, verá su valor o su fórmula, así de simple.
Hay más, pero entiendes la idea.
También tienen desventajas, por lo que es bastante fácil negar las ventajas. Por ejemplo:
Puede ocultar información de varias maneras. El caso de Barclay es un ejemplo; También he visto consejos para bloquear ciertas celdas en una hoja de cálculo destinada a ser accesible para aquellos que usan tecnología de asistencia, y ocultar el contenido al hacer coincidir el color de fondo y la fuente.
Ciertas operaciones son dinámicas en el momento en que se hace clic con el mouse, como la clasificación, lo que lleva a fallas como las comisiones de ventas desordenadas.
En resumen, es tan fácil cometer un error de programación en una hoja de cálculo como en cualquier otro sistema de programación. Entonces, si los resultados son importantes, su poder, flexibilidad y facilidad de uso imponen la misma necesidad de disciplina que en cualquier otro sistema de programación.
Charles Pirrello escribió: Hola John. No estoy seguro de que esté completamente ag ... Charles Pirrello escribió:
Hola John. No estoy seguro de que estoy completamente de acuerdo. He usado Excel toda mi carrera y sigo siendo un fan. Estoy realmente asombrado de lo que es capaz de hacer. Pero mi principal preocupación es cuando se usa mal, especialmente en los casos en que es la base de decisiones importantes. Así que tengo un gran respeto por el producto, pero sé cuándo está fuera de su elemento.
Charles Pirrello escribió: Neil, bien dicho. Nunca lo impliqué ... Charles Pirrello escribió:
Neil
Bien dicho. Nunca implicé que el propio Excel sea propenso a errores. Es solo que es tan flexible y su uso ha crecido más allá de la capacidad de su intención original. Y tiene razón, si más usuarios aprendieran la disciplina de lo que se necesita para crear archivos de datos adecuados, muchos de los errores desaparecerían. Sin embargo, esto plantea un dilema interesante en el que estoy seguro de que Microsoft se ha visto obligado a aceptar. Excel se convirtió en un gran éxito porque De su flexibilidad y facilidad de uso. Sin embargo, la facilidad de uso sacrificó la estructura y el control, como creo que se pretendía. No hay forma en que Microsoft hubiera querido comenzar a imponer el tipo de estructura necesaria para obligar a sus usuarios a ser más disciplinados. Si lo hubieran hecho, creo que la huella actual de Excel sería una mera sombra de sí misma. Por lo tanto, sigue creciendo en popularidad y en la base de usuarios, y continúa siendo empujado a sus límites.
Charles Pirrello escribió: Gracias por tu comentario Adam. Esta... Charles Pirrello escribió:
Gracias por tu comentario Adam. Esto trae a colación un punto importante. No estoy diciendo que Excel sí mismo Es propenso a los errores. Solo que es tan flexible que los usuarios pueden realizar tareas de manera incorrecta de manera involuntaria. En tu ejemplo, no podemos culpar a Excel. Hizo exactamente lo que le pediste.
Charles Pirrello escribió: Hola Emil, Gracias por el comentario .... Charles Pirrello escribió:
Hola emil
Gracias por el comentario. Su ejemplo ilustra el hecho de que las celdas de Excel son entidades independientes que no están sujetas al tipo de gobierno de datos estricto que proporciona JMP. Voy a entrar en esto con más detalle en un post posterior.
John Schmidt escribió: Realmente no tengo una historia de terror. METRO... john schmidt escribió:
Realmente no tengo una historia de terror. Más de un principio rector que llamo ABM.
Cualquier cosa menos Microsoft.
Adam Smith escribió: Como parte de mi tesis de maestría creo ... Adam Smith escribió:
Como parte de mi tesis de maestría, creé un modelo de simulación en Excel. Después de que pasé mucho tiempo creando el modelo inicial, fui a validar mi salida inicial contra las expectativas. Resultó que estaba fuera de lugar! Luego pasé la mayor parte del día revisando cada fórmula y referencia de celda, pero no pude encontrar nada malo. Frustrado, volví a la hoja de cálculo de validación y descubrí que cuando había copiado y pegado mis resultados para compararlos con mis expectativas, no había copiado el valores , pero en cambio me habia copiado fórmulas . Por lo tanto, los números no tenían sentido! Cuando volví y comparé los valores correctos de mi modelo con mis expectativas, quedaron acertados. ¡No había nada malo con mi modelo, solo con mi paso de validación!
Mike Clayton escribió: ¡GRAN! Gracias por los ejemplos y hola ... Mike Clayton escribió:
¡GENIAL! Gracias por los ejemplos y la historia. Espero con interés la Parte II.
Recuerdo el impacto de Visicalc, y todavía tengo mi Apple Mac SE que tiene Excel 1.0, como Gates amó (y clonó) las primeras ideas para Mac. Su versión 1 de Excel se ejecuta en 49K. La versión actual es un poco más grande. También recuerdo cuando su equipo escondió Flight Simulator en una versión de Excel. También los errores de punto flotante, y los errores estadísticos de complemento.
Hay muchas plantillas de Excel que pretenden dar soporte a Six Sigma, SPC, y otros y deben probarse exhaustivamente antes de su uso. Por lo general, cuestan alrededor de $ 250 para tratar esencialmente de mejorar las capacidades gráficas y estadísticas de Excel. Pero cada gráfica generalmente requiere una estructura de datos especial que es única para cada gráfica en general.
En algunos de mis clientes, los usuarios de JMP admiten 100 o más empleados de gestión y control de calidad y cadena de suministro que usan Excel, en el análisis de datos más críticos y los esfuerzos de informes. Inevitablemente, algunos resultados de Excel se devuelven como "evidencia" de errores de JMP, lo que resulta ser un error humano en el lado de Excel. Algunas macros de Excel antiguas en realidad ejecutan operaciones empresariales importantes con un código incorrecto que se "ignora como se sabe que está mal" después de un tiempo, pero el autor ha dejado la empresa.
Neil escribió: Es interesante, pero por supuesto el problema en ... Neil escribió:
Es interesante, pero, por supuesto, el problema en los ejemplos que ha citado en el artículo de CNN son errores de usuario pasados de moda, no errores de los que Excel podría considerarse responsable.
Si las compañías decidían tomar medidas, no podían demandar a Microsoft porque Excel no estaba haciendo lo que se suponía. Me imagino que lo que destacará más adelante es que diferentes tipos de software pueden implementar mejores controles para verificar si hay errores, pero algunos de estos errores, como 200 filas ocultas, seguirán ocurriendo a pesar de todo.
Es posible minimizar el riesgo de error humano con controles para errores comunes, pero es casi imposible erradicarlos por completo.
Por supuesto, Excel es tan flexible y, como usted dice, ha ido mucho más allá de la aplicación básica de hoja de cálculo que siempre fue su intención. Ahora puede crear controles y pruebas en él tal como lo habría hecho en otras aplicaciones, ya sea mediante la verificación de fórmulas básicas, declaraciones IF anidadas o mediante VBA. Ese tipo de flexibilidad falta en muchos de los programas de datos a medida, que se enorgullecen de su naturaleza cerrada y controlada.
Esa naturaleza es tanto positiva como negativa, y es por eso que el uso de Excel como hoja de cálculo, planificador, aplicación, herramienta de informes, herramienta de análisis de datos ha proliferado más allá de otros programas.
De todos modos - historias de terror. Bueno, hay muchos otros errores de usuario que se me ocurren. Cuando todos lo usan, y cuando todas las computadoras en la oficina lo tienen, hay muchas oportunidades para malinterpretar una función.
Escenarios reales que he encontrado:
1. Un usuario tenía una lista de individuos y sus volúmenes de comisiones de ventas mensuales a pagar. Solo para explicarlo, ordenaron los nombres alfabéticamente antes de enviarlos. Lamentablemente, ese filtro no resaltó la columna de montos, y el equipo de ventas de la compañía recibió la comisión de cada uno por el mes. Whoops.
2. Uno de los errores que se produce al trabajar con extractos de datos. Se estaba trabajando en una lista de detalles a partir de un extracto hecho por TI del sistema CRM de la empresa. Por supuesto, el extracto estaba en formato de valores separados por comas. Inaugurado de manera predeterminada en Excel, el usuario trabajó en todas las cuentas, destacando todas las cuentas que requerían que se realizara una determinada acción, buscándolas cuidadosamente una por una en el sistema de TI para identificar el error. Luego guardan y envían el documento, aún en CSV, para que se pueda tomar esta acción.
El usuario solía ignorar la advertencia "Esto eliminará todo el formato" y, al día siguiente, el departamento recibió un correo electrónico que decía "Todas las cuentas problemáticas están resaltadas en rojo", con un archivo CSV adjunto sin ningún tipo de información. formateo D'oh!
Emil M Friedman escribió: PS, recuerdo haber usado Visicalc. Yo w ... Emil M Friedman escribió:
PS, recuerdo usar Visicalc. Ya estaba usando mainframe SAS para muchas cosas, incluyendo cosas para las que no estaba destinado, pero Visicalc fue muy conveniente para mirar de forma interactiva los escenarios "qué pasaría si".
Emil M Friedman escribió: De vuelta en mi período "entre empleos" y ... Emil M Friedman escribió:
De vuelta en mi período "entre trabajos", un cliente quería un análisis que mostrara que varias entradas que afectaban la apariencia no tenían un efecto sustancial en otras propiedades. Él suministró un archivo de datos de Excel que importé rápidamente a JMP (ver 5?) Y analicé.
Algo que ya no recuerdo me hizo pedirle que marcara una entrada en particular. Al hacerlo, descubrió que alguien en su organización había ordenado una parte del archivo de Excel, desincronizando las relaciones entre las entradas y las salidas. Dado que todos los datos eran correctos, pero estaban simplemente en las filas incorrectas y como los insumos realmente no tenían un efecto notable en el resultado, los gráficos residuales y las comprobaciones de valores atípicos no habían revelado la corrupción bruta de los datos.
En este caso, no fue una historia de terror para mí porque estaba cobrando por hora y todos estuvieron de acuerdo en que el nuevo trabajo necesario no era mi culpa.
Dejando de lado lo importante: JMP no le permite a uno cometer ese tipo de error porque lo obliga a ordenar todo el archivo, no solo una parte accidentalmente elegida.
José escribió: Es ahora un momento oportuno para mencionar gratis y ... José escribió:
¿Es ahora el momento oportuno para mencionar opciones gratuitas y gratuitas, en particular LibreOffice y su primo Apache OpenOffice, Gnumeric, etc.?
El hecho de que sea caro no significa que sea necesario hacer el trabajo (o, por lo que respecta al tema aquí, arruinarlo todo)
