編按：現在，JMP 的每位員工應該都已經有機會了解了2026 年的目標和計畫。雖然這些目標和計劃都相當直觀易懂，但深入了解每項目標，看看它們如何影響 JMP 的日常工作，仍然很有幫助。為了幫助您了解這些目標的實際應用，本系列「JMP 內幕」文章將逐一剖析每個目標，並提供實現目標的最新進展。點擊此處查看所有文章。今天，Tara Kupselaitis 將介紹財務團隊近期在效率提升方面的進展。
隨著 SAS 合約過渡在 2025 年完成，JMP 財務團隊開始將重點轉向效率提升——在年底積蓄力量，並在 2026 年加速推進。儘管在過渡期間引入了許多額外的手動步驟，但我們的團隊仍然致力於擴大自動化規模，以提高準確性、加強控制並保持審計準備狀態，同時保持團隊精簡且強大！
展望2025年的關鍵效率提升舉措
為了因應 SAS 合約過渡以及採購到付款流程新過渡帶來的工作量激增，財務團隊在核心工作流程中實現了大幅節省時間：
These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.這些逐步改進每月可節省約 20 天的工作時間，使我們精簡的團隊能夠成功擴展規模。* Zip效率：2025年評估僅基於JMP採購/JMP財務處理步驟節省的時間
我們在2026年實現根本流程變革的方法
為了找到下一個重大突破點，團隊採用了設計思考方法。我們細緻地整理了端到端的流程，以便真正理解團隊的痛點。透過共同定義核心問題，我們得以擺脫細微的、漸進式的修補，轉而專注於從根本上重新設計那些影響深遠的領域。
聚焦採購訂單 (PO) 輸入自動化
過去，發票發出後處理採購訂單 (PO) 需要大量手動操作：翻閱 Salesforce 案例、在 NetSuite 中查找各種發票和客戶記錄、複製資料、重新向客戶發送發票、將電子郵件轉發給業務運營團隊，以及手動關閉工單。這導致營運成本高、資源分配混亂，以及付款週期延長。
財務部門與 JMP 的 NetSuite 開發人員 Venu Guntupalli 合作，建立了一個一鍵式儀表板，利用智慧混合自動化徹底改變了這個流程，將傳統的 SuiteScript 與 NetSuite 的原生大型語言模型 (LLM) 模組相結合，完成所有工作。
採購訂單自動化的工作原理
一個腳本按小時運行，從 Salesforce Case Management 中的 JMP Finance 佇列中提取新的 PO 相關案例，下載任何附加的 PDF 文件，使用光學字元辨識 (OCR) 讀取它們，並使用 LLM 提取 PO 號碼、發票號碼、客戶和金額。
它能輕鬆處理多種不同語言的採購訂單，就像處理英文訂單一樣簡單。該腳本會將資料與 NetSuite 發票進行匹配，更新採購訂單字段，並將每個決策記錄到自訂記錄中，以便進行完整的審計跟踪，同時還會將記錄同步到 Suitelet 入口網站或儀表板，方便用戶查看。
然後，財務部門透過統一的儀表板查看所有信息，該儀表板提供具體的詳細資訊以輔助決策。只需按一下，腳本即可自動更新 NetSuite，重新向客戶發送發票，向請求者發送電子郵件，在發票尚不存在時將採購訂單路由至業務營運部門，並關閉 Salesforce 案例。
最大的好處是：體力勞動減少 90%！平均每月有 175 起涉及採購訂單的案件，相當於節省了數天的工作量。
密切關注接下來的發展
我們正在積極推動多項針對性改善措施。請關注，我們將在2026年晚些時候發布更多關於這些舉措的最新信息，包括：
- 發票異常儀表板
- 現金收據匹配增強功能
- 發票取消率（從正面到背面）低
- Zip流程改進，協助採購到付款
- 過去六個月所有工作流程的平均週期時間縮短了 48%。
- 過去六個月，所有工作流程的審批步驟持續時間縮短了 41%。
- 過去一年，採購申請工作流程的平均週期時間縮短了 59%。
如有疑問，請聯絡 Tara Kupselaitis ( @TaraKups )。
簡直太棒了！ ！身為銷售代表，我認為這無疑是縮短銷售週期的一大進步。感謝你們的辛勤付出。
