Nota del editor:A estas alturas, todos en JMP deberían haber tenido la oportunidad de revisar los objetivos e iniciativas para 2026. Y aunque son bastante claros, sigue siendo útil analizarlos en detalle para ver cómo afectan al trabajo diario en JMP. Para que puedas ver estos objetivos en acción, esta serie de artículos de Inside JMP analiza cada objetivo en profundidad y ofrece actualizaciones sobre el progreso para alcanzarlo. Puedes verlos todos aquí. Hoy, Tara Kupselaitis nos informa sobre las recientes mejoras en la eficiencia del equipo de Finanzas.
Al concluir la transición del contrato SAS en 2025, el equipo de finanzas de JMP comenzó a centrarse en la eficiencia, cobrando impulso a finales de año y acelerando el ritmo en 2026. A pesar de los numerosos pasos manuales adicionales introducidos durante la transición, nuestro equipo se mantuvo comprometido con la ampliación de la automatización para mejorar la precisión, fortalecer los controles y mantener la preparación para las auditorías, ¡manteniendo al mismo tiempo un equipo ágil pero potente!
Repaso de las principales iniciativas de eficiencia en 2025
Para gestionar el enorme aumento del volumen de trabajo derivado de la transición del contrato SAS, así como la nueva transición del proceso de Adquisiciones a Pagos, el equipo de Finanzas logró importantes ahorros de tiempo en nuestros flujos de trabajo principales:
These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.Estas mejoras graduales generaron ahorros de aproximadamente 20 días al mes, lo que permitió que nuestro equipo, que reducía su tamaño, creciera con éxito.* Eficiencia de Zip: evaluada en 2025 basándose únicamente en el tiempo ahorrado en los pasos de procesamiento de JMP Procurement/JMP Finance.
Nuestro enfoque para el cambio fundamental de procesos en 2026
Para lograr nuestros próximos grandes éxitos, el equipo adoptó un enfoque de Design Thinking. Mapeamos nuestros procesos de principio a fin con gran detalle para comprender a fondo las dificultades del equipo. Al definir colectivamente los problemas principales, pudimos dejar de lado las soluciones menores e incrementales y centrarnos en rediseñar fundamentalmente las áreas de mayor impacto.
Enfoque en la automatización de la entrada de órdenes de compra (OC)
El procesamiento de órdenes de compra tras la emisión de una factura solía implicar una enorme cantidad de trabajo manual: revisar casos en Salesforce, consultar diversas facturas y registros de clientes en NetSuite, copiar datos, reenviar facturas a los clientes, redirigir correos electrónicos al departamento de Operaciones Comerciales y cerrar incidencias manualmente. Esto se traducía en altos costos operativos, una asignación de recursos poco eficiente y ciclos de pago más lentos.
El departamento de finanzas se asoció con Venu Guntupalli, desarrollador de NetSuite de JMP, para crear un panel de control con un solo clic que transforma por completo este proceso mediante la automatización híbrida inteligente, combinando el tradicional SuiteScript con el módulo nativo de NetSuite para el modelo de lenguaje extenso (LLM) para realizar todo el trabajo.
Cómo funciona la automatización de órdenes de compra
Un script, programado para ejecutarse cada hora, extrae los nuevos casos relacionados con órdenes de compra de la cola de JMP Finance en Salesforce Case Management, descarga los archivos PDF adjuntos, los lee mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y utiliza LLM para extraer el número de orden de compra, el número de factura, el cliente y el importe.
Procesa sin esfuerzo las órdenes de compra escritas en varios idiomas, con la misma facilidad que en inglés. El script compara los datos con las facturas de NetSuite, actualiza el campo de la orden de compra y registra cada decisión en un registro personalizado para una auditoría completa, así como en el portal o panel de control de Suitelet para una fácil revisión.
A continuación, el departamento de Finanzas revisa toda la información desde un único panel de control, que proporciona detalles específicos para facilitar la toma de decisiones. Con un solo clic, el script actualiza automáticamente NetSuite, reenvía la factura al cliente, envía un correo electrónico al solicitante, dirige las órdenes de compra a Operaciones Comerciales cuando aún no existe una factura y cierra el caso de Salesforce.
La gran recompensa: ¡Una reducción del 90% en el trabajo manual!Con un promedio de 175 casos por mes que involucran órdenes de arresto, esto representa días de trabajo ahorrados.
Estén atentos a lo que viene.
Estamos trabajando activamente en varias mejoras específicas. Manténganse atentos, ya que publicaremos más actualizaciones sobre estas iniciativas a finales de 2026, que incluyen:
- Panel de excepciones de facturación
- Mejoras en la conciliación de recibos de efectivo
- Cancelación de factura de principio a fin baja
- Mejoras en el proceso Zip para el ciclo de Adquisiciones a Pagos
- Mejora del 48% en el tiempo de ciclo promedio para todos los flujos de trabajo en los últimos seis meses.
- Mejora del 41 % en la duración del paso de aprobación para todos los flujos de trabajo en los últimos seis meses.
- Mejora del 59% en el tiempo de ciclo promedio del flujo de trabajo de solicitud de compra en el último año.
¿Preguntas? Contacta con Tara Kupselaitis ( @TaraKups ).
¡Simplemente impresionante! Desde mi perspectiva como representante de ventas, esto representa un avance significativo para acortar el ciclo de ventas. Gracias por este gran trabajo.
