Nota del redattore:Ormai tutti in JMP dovrebbero aver avuto modo di esaminare gli obiettivi e le iniziative per il 2026. Sebbene siano piuttosto intuitivi, è comunque utile approfondirli per capire come influenzano il lavoro quotidiano in JMP. Per aiutarvi a vedere questi obiettivi in azione, questa serie di articoli di Inside JMP analizza nel dettaglio ciascun obiettivo e fornisce aggiornamenti sui progressi compiuti per raggiungerlo. Potete leggerli tutti qui. Oggi, Tara Kupselaitis ci aggiorna sui recenti miglioramenti in termini di efficienza ottenuti dal team Finanza.
Con la conclusione della transizione dal contratto SAS nel 2025, il team finanziario di JMP ha iniziato a concentrarsi sull'efficienza, intensificando questo processo verso la fine dell'anno e accelerando nel 2026. Nonostante l'introduzione di numerose procedure manuali aggiuntive durante la transizione, il nostro team è rimasto impegnato a scalare l'automazione per migliorare la precisione, rafforzare i controlli e garantire la conformità alle normative di audit, mantenendo al contempo una struttura snella ma efficiente!
Uno sguardo retrospettivo alle principali iniziative in materia di efficienza nel 2025
Per gestire l'enorme aumento del volume di lavoro derivante dalla transizione del contratto SAS, nonché dalla nuova transizione del processo Procure-to-Pay, il team Finanza ha ottenuto un notevole risparmio di tempo nei nostri flussi di lavoro principali:
These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.Questi miglioramenti incrementali hanno generato un risparmio equivalente a circa 20 giorni lavorativi al mese, consentendo al nostro team snello di scalare con successo.* Efficienza Zip: valutata nel 2025 basandosi esclusivamente sul tempo risparmiato per le fasi di elaborazione di JMP Procurement/JMP Finance
Il nostro approccio al cambiamento fondamentale dei processi per il 2026
Per individuare le nostre prossime grandi opportunità, il team ha adottato un approccio di Design Thinking. Abbiamo mappato i nostri processi end-to-end a un livello granulare per comprendere appieno le difficoltà del team. Definendo collettivamente i problemi principali, siamo stati in grado di abbandonare le soluzioni incrementali di minore entità e concentrarci sulla riprogettazione radicale delle aree ad alto impatto.
Focus sull'automazione dell'inserimento degli ordini di acquisto (PO).
L'elaborazione degli ordini di acquisto (PO) dopo l'emissione di una fattura un tempo comportava un'enorme mole di lavoro manuale: ricercare tra i casi di Salesforce, consultare diverse fatture e anagrafiche clienti in NetSuite, copiare i dati, reinviare le fatture ai clienti, inoltrare le email al team di Business Operations e chiudere manualmente i ticket. Ciò si traduceva in elevati costi operativi, una gestione inefficiente delle risorse e cicli di pagamento più lunghi.
Il dipartimento finanziario ha collaborato con Venu Guntupalli, sviluppatore NetSuite di JMP, per creare una dashboard attivabile con un solo clic che trasforma completamente questo processo grazie a un'automazione ibrida intelligente, combinando il tradizionale SuiteScript con il modulo nativo LLM (Large Language Model) di NetSuite per svolgere tutto il lavoro.
Come funziona l'automazione degli ordini di acquisto
Uno script, programmato ogni ora, preleva i nuovi casi relativi agli ordini di acquisto dalla coda JMP Finance in Salesforce Case Management, scarica gli eventuali PDF allegati, li legge utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e utilizza LLM per estrarre il numero dell'ordine di acquisto, il numero della fattura, il cliente e l'importo.
Elabora senza problemi gli ordini di acquisto scritti in diverse lingue, con la stessa facilità con cui li elabora in inglese. Lo script confronta i dati con le fatture di NetSuite, aggiorna il campo relativo all'ordine di acquisto e registra ogni decisione in un record personalizzato per una tracciabilità completa, e nel portale o nella dashboard di Suitelet per una facile consultazione.
Successivamente, il team Finanza esamina tutto da un'unica dashboard, che fornisce dettagli specifici per facilitare il processo decisionale. Con un solo clic, lo script aggiorna automaticamente NetSuite, reinvia la fattura al cliente, invia un'e-mail al richiedente, inoltra gli ordini di acquisto al team Operazioni aziendali quando non esiste ancora una fattura e chiude il caso in Salesforce.
Il grande vantaggio: una riduzione del 90% del lavoro manuale!Con una media di 175 casi al mese che coinvolgono gli ordini di acquisto, si risparmiano giorni di lavoro.
Restate sintonizzati per scoprire cosa sta per arrivare.
Stiamo lavorando attivamente a diversi miglioramenti mirati. Restate sintonizzati, perché pubblicheremo ulteriori aggiornamenti su queste iniziative nel corso del 2026, tra cui:
- Dashboard delle eccezioni di fatturazione
- miglioramenti nella corrispondenza tra incassi e ricevute
- Annullamento fattura fronte-retro basso
- Miglioramenti rapidi dei processi per il ciclo di acquisto e pagamento
- Miglioramento del 48% del tempo medio di ciclo per tutti i flussi di lavoro negli ultimi sei mesi
- Negli ultimi sei mesi si è registrato un miglioramento del 41% nella durata della fase di approvazione per tutti i flussi di lavoro.
- Miglioramento del 59% del tempo medio di ciclo per il flusso di lavoro di richiesta di acquisto nell'ultimo anno.
Domande? Contatta Tara Kupselaitis ( @TaraKups ).
Semplicemente "WOW"!! Dal mio punto di vista di rappresentante di vendita, questo rappresenta un significativo passo avanti nell'accorciamento del ciclo di vendita. Grazie per questo impegno.
