Anmerkung der Redaktion:Mittlerweile sollten alle Mitarbeitenden von JMP Gelegenheit gehabt haben, die Ziele und Initiativen für 2026 einzusehen. Obwohl sie weitgehend selbsterklärend sind, ist es dennoch hilfreich, jedes einzelne Ziel genauer zu betrachten, um zu verstehen, wie es sich auf die tägliche Arbeit bei JMP auswirkt. Um Ihnen die Umsetzung dieser Ziele zu veranschaulichen, beleuchtet diese Artikelreihe „Inside JMP“ jedes Ziel im Detail und informiert über die Fortschritte bei deren Erreichung. Alle Artikel finden Sie hier. Heute berichtet Tara Kupselaitis über die jüngsten Effizienzsteigerungen des Finanzteams.
Mit dem Abschluss der SAS-Vertragsumstellung im Jahr 2025 verlagerte das JMP-Finanzteam seinen Fokus auf Effizienzsteigerung – die Dynamik nahm gegen Ende des Jahres zu und beschleunigte sich bis 2026. Trotz vieler zusätzlicher manueller Schritte, die während der Umstellung eingeführt wurden, blieb unser Team dem Ausbau der Automatisierung verpflichtet, um die Genauigkeit zu verbessern, die Kontrollen zu stärken und die Auditbereitschaft aufrechtzuerhalten, während die Gruppe schlank, aber leistungsfähig blieb!
Rückblick auf die wichtigsten Effizienzinitiativen im Jahr 2025
Um das massiv gestiegene Arbeitsvolumen durch die Umstellung auf den SAS-Vertrag sowie die neue Umstellung des Beschaffungsprozesses zu bewältigen, erzielte das Finanzteam erhebliche Zeiteinsparungen in unseren Kernarbeitsabläufen:
These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.Diese schrittweisen Verbesserungen führten zu Einsparungen von etwa 20 Tagen pro Monat und ermöglichten es unserem schlanken Team, erfolgreich zu wachsen.* Zip-Effizienz: Bewertung im Jahr 2025 ausschließlich auf Basis der Zeitersparnis bei den Verarbeitungsschritten von JMP Procurement/JMP Finance.
Unser Ansatz für grundlegende Prozessveränderungen bis 2026
Um unsere nächsten großen Erfolge zu erzielen, wählte das Team den Design-Thinking-Ansatz. Wir bildeten unsere gesamten Prozesse bis ins kleinste Detail ab, um die Herausforderungen des Teams wirklich zu verstehen. Indem wir die Kernprobleme gemeinsam definierten, konnten wir uns von kleineren, inkrementellen Verbesserungen lösen und uns auf die grundlegende Neugestaltung wirkungsvoller Bereiche konzentrieren.
Fokus auf Automatisierung der Bestelldateneingabe
Die Bearbeitung von Bestellungen nach Rechnungsstellung war früher mit einem enormen manuellen Aufwand verbunden: Salesforce-Fälle mussten durchsucht, verschiedene Rechnungen und Kundendatensätze in NetSuite recherchiert, Daten kopiert, Rechnungen erneut an Kunden versendet, E-Mails an den Business Operations-Bereich weitergeleitet und Tickets manuell geschlossen werden. Dies führte zu hohen Betriebskosten, einer umständlichen Ressourcenzuweisung und längeren Zahlungszyklen.
Die Finanzabteilung hat sich mit Venu Guntupalli, dem NetSuite-Entwickler von JMP, zusammengetan, um ein Dashboard zu entwickeln, das mit nur einem Klick bedient werden kann und diesen Prozess mithilfe intelligenter, hybrider Automatisierung vollständig transformiert. Dabei wird das traditionelle SuiteScript mit dem nativen Large Language Model (LLM)-Modul von NetSuite kombiniert, um die gesamte Arbeit zu erledigen.
Wie die Bestellautomatisierung funktioniert
Ein stündlich geplantes Skript ruft neue Fälle im Zusammenhang mit Bestellungen aus der JMP Finance-Warteschlange in Salesforce Case Management ab, lädt alle angehängten PDFs herunter, liest sie mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) ein und verwendet das LLM, um die Bestellnummer, die Rechnungsnummer, den Kunden und den Betrag zu extrahieren.
Es verarbeitet Bestellungen in verschiedenen Sprachen genauso einfach wie englische. Das Skript gleicht die Daten mit NetSuite-Rechnungen ab, aktualisiert das Bestellfeld und protokolliert jede Entscheidung in einem benutzerdefinierten Datensatz für eine vollständige Nachvollziehbarkeit sowie im Suitelet-Portal oder -Dashboard zur einfachen Überprüfung.
Anschließend prüft die Finanzabteilung alle Daten über ein zentrales Dashboard, das detaillierte Informationen für die Entscheidungsfindung liefert. Mit einem Klick aktualisiert das Skript automatisch NetSuite, sendet die Rechnung erneut an den Kunden, benachrichtigt den Anforderer per E-Mail, leitet Bestellungen an den Business Operations-Bereich weiter, falls noch keine Rechnung existiert, und schließt den Salesforce-Fall.
Der große Vorteil: Eine Reduzierung der manuellen Arbeit um 90 %!Bei durchschnittlich 175 Fällen pro Monat mit POs entspricht dies einer Einsparung von Arbeitstagen.
Behalten Sie im Auge, was als Nächstes kommt.
Wir arbeiten aktiv an mehreren gezielten Verbesserungen. Bleiben Sie gespannt, denn wir werden im Laufe des Jahres 2026 weitere Informationen zu diesen Initiativen veröffentlichen, darunter:
- Dashboard für Rechnungsausnahmen
- Verbesserungen beim Abgleich von Bareinnahmen
- Rechnungsstornierung (Vorder- und Rückseite) niedrig
- Prozessverbesserungen für Zip im Beschaffungsprozess
- 48 % Verbesserung der durchschnittlichen Zykluszeit für alle Arbeitsabläufe in den letzten sechs Monaten
- 41 % Verbesserung der Genehmigungsschrittdauer für alle Arbeitsabläufe in den letzten sechs Monaten
- 59% Verbesserung der durchschnittlichen Zykluszeit für den Workflow der Bestellanforderung im vergangenen Jahr
Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie Tara Kupselaitis ( @TaraKups ).
