Note de la rédaction :À ce jour, tous les employés de JMP devraient avoir eu l'occasion de prendre connaissance des objectifs et initiatives pour 2026. Bien qu'ils soient assez explicites, il est toujours utile d'approfondir chacun d'eux afin de comprendre leur impact sur le travail quotidien chez JMP. Pour vous aider à visualiser ces objectifs en action, cette série d'articles « Au cœur de JMP » examine chaque objectif en détail et fait le point sur les progrès accomplis. Découvrez-les tous ici. Aujourd'hui, Tara Kupselaitis fait le point sur les récents gains d'efficacité de l'équipe Finance.
Alors que la transition du contrat SAS s'achevait en 2025, l'équipe JMP Finance a commencé à se concentrer sur l'efficacité, prenant de l'élan en fin d'année et s'accélérant en 2026. Malgré les nombreuses étapes manuelles supplémentaires introduites pendant la transition, notre équipe est restée déterminée à développer l'automatisation pour améliorer la précision, renforcer les contrôles et maintenir la préparation aux audits, tout en gardant le groupe léger mais puissant !
Retour sur les principales initiatives d'efficacité en 2025
Pour gérer l'augmentation massive du volume de travail liée à la transition du contrat SAS, ainsi qu'à la nouvelle transition du processus d'approvisionnement et de paiement, l'équipe Finance a réalisé d'importantes économies de temps sur l'ensemble de nos flux de travail principaux :
These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.These incremental improvements delivered about 20 days of savings per month, allowing our lean team to scale successfully.Ces améliorations progressives ont permis de réaliser des économies d'environ 20 jours par mois, permettant ainsi à notre équipe réduite de se développer avec succès.* Gains d'efficacité Zip : évalués en 2025 uniquement sur la base du temps économisé pour les étapes de traitement des modules Achats/Finance de JMP
Notre approche 2026 du changement fondamental des processus
Pour identifier nos prochains grands succès, l'équipe a adopté une approche de conception centrée sur l'utilisateur. Nous avons cartographié nos processus de bout en bout de manière détaillée afin de bien comprendre les difficultés rencontrées par l'équipe. En définissant collectivement les problèmes fondamentaux, nous avons pu abandonner les corrections mineures et progressives et nous concentrer sur la refonte en profondeur des domaines à fort impact.
Pleins feux sur l'automatisation de la saisie des bons de commande.
Le traitement des bons de commande après l'émission d'une facture impliquait auparavant une quantité considérable de travail manuel : fouiller dans les dossiers Salesforce, rechercher diverses factures et fiches clients dans NetSuite, copier les données, renvoyer les factures aux clients, acheminer les e-mails vers l'équipe des opérations commerciales et clôturer manuellement les tickets. Il en résultait des coûts opérationnels élevés, une allocation des ressources complexe et des délais de paiement plus longs.
Le département Finance s'est associé à Venu Guntupalli, développeur NetSuite chez JMP, pour créer un tableau de bord accessible en un clic qui transforme complètement ce processus grâce à une automatisation hybride intelligente, associant le SuiteScript traditionnel au module LLM (Large Language Model) natif de NetSuite pour effectuer tout le travail.
Comment fonctionne l'automatisation des commandes ?
Un script, programmé toutes les heures, extrait les nouveaux cas liés aux commandes d'achat de la file d'attente JMP Finance dans Salesforce Case Management, télécharge les PDF joints, les lit à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et utilise le LLM pour extraire le numéro de commande d'achat, le numéro de facture, le client et le montant.
Il traite sans effort les bons de commande rédigés dans plusieurs langues, aussi bien qu'en anglais. Le script compare les données aux factures NetSuite, met à jour le champ du bon de commande et consigne chaque action dans un enregistrement personnalisé pour un suivi complet, ainsi que dans le portail ou le tableau de bord Suitelet pour une consultation simplifiée.
Le service financier centralise ensuite toutes les informations sur un tableau de bord unique, fournissant des détails précis pour faciliter la prise de décision. En un clic, le script met automatiquement à jour NetSuite, renvoie la facture au client, envoie un e-mail au demandeur, transfère les bons de commande au service des opérations commerciales lorsqu'aucune facture n'est encore établie et clôture le dossier Salesforce.
Le principal avantage : une réduction de 90 % du travail manuel !Avec une moyenne de 175 dossiers par mois concernant des bons de commande, cela représente des journées de travail économisées.
Restez à l'affût des nouveautés à venir
Nous travaillons activement à la mise en œuvre de plusieurs améliorations ciblées. Restez à l'écoute : nous publierons d'autres mises à jour sur ces initiatives plus tard en 2026, notamment :
- Tableau de bord des exceptions de facturation
- Améliorations apportées au rapprochement des reçus de caisse
- Annulation de facture recto verso bas
- Améliorations apportées au processus Zip pour le cycle d'approvisionnement et de paiement
- Amélioration de 48 % du temps de cycle moyen pour tous les flux de travail au cours des six derniers mois
- Amélioration de 41 % de la durée des étapes d'approbation pour tous les flux de travail au cours des six derniers mois.
- Amélioration de 59 % du délai moyen de traitement des demandes d'achat au cours de l'année écoulée.
Des questions ? Contactez Tara Kupselaitis ( @TaraKups ).
Tout simplement impressionnant ! De mon point de vue de commercial, c'est un pas de géant vers la réduction du cycle de vente. Merci pour cet excellent travail.
