Die Integrität unserer Daten ist grundlegend für unsere Softwareentwicklung und unseren Kundensupport. Die Rechtsabteilung von JMP hat die JMP-Richtlinie zur Datenaufbewahrung und -klassifizierung veröffentlicht, die nun vollständig in Kraft ist, um die Einhaltung der Vorschriften und die ordnungsgemäße Organisation unserer Systeme zu gewährleisten.
Sie erinnern sich vielleicht an die Einleitung zu dieser Richtlinie und wie das Salesforce-Team diese neuen Anforderungen umsetzt. Nun können alle Abteilungen bei JMP überprüfen, wie ihre Daten verwaltet werden sollen. Es geht dabei nicht nur um das Löschen alter Dateien; es ist ein enormer Gewinn für die Sicherheit bei JMP, die Effizienz unserer Systeme und unser Bekenntnis zu einem datenschutzfreundlichen Unternehmen.
Zweck
Diese Richtlinie legt die Anforderungen für die Aufbewahrung und Vernichtung von JMP-Unterlagen fest und definiert deren Klassifizierung und Handhabung entsprechend ihrer Sensibilität. Sie soll die vorzeitige oder verspätete Vernichtung von Unterlagen verhindern. Vorzeitige Vernichtung kann zum Verlust wertvoller Informationen, zu Compliance-Risiken und möglichen rechtlichen Konsequenzen führen. Verspätete Vernichtung kann hohe Kosten für die Speicherung, Pflege und den Abruf von Unterlagen verursachen, die keinen geschäftlichen Nutzen mehr haben, sowie rechtliche Konsequenzen aufgrund der Aufbewahrung veralteter Informationen nach sich ziehen. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der betrieblichen Notwendigkeit und den gesetzlichen/behördlichen Vorgaben.
Was das bedeutet
Diese Richtlinie regelt im Kern, wie lange wir Daten in unseren Systemen speichern. Obwohl Speicherplatz scheinbar unbegrenzt ist, kann die Aufbewahrung ungenauer, inaktiver oder veralteter Daten die Datenqualität beeinträchtigen und zu Systemineffizienzen beitragen. Durch die Festlegung klarer Speicherfristen stellen wir außerdem sicher, dass JMP die sich ständig weiterentwickelnden globalen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen einhält. Indem wir veraltete Informationen entfernen, gewährleisten wir, dass die Daten, mit denen Sie täglich arbeiten, korrekt, zuverlässig und relevant für Ihre aktuelle Tätigkeit sind.
Zusammenarbeit und Zustimmung
Diese Richtlinie wurde von der Rechtsabteilung von JMP in enger, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit entwickelt. Alle Abteilungsleiter waren an der Prüfung und Genehmigung dieser Richtlinien beteiligt, um sicherzustellen, dass sie den spezifischen betrieblichen Anforderungen jedes Teams bei JMP gerecht werden.
Wo finde ich die Richtlinie?
Das vollständige Richtliniendokument ist nun dauerhaft in der internen Bibliothek verfügbar. Sie finden es auf der InsideJMP-Startseite unter „Hilfreiche Links“. Klicken Sie auf „Unternehmensressourcen“ und anschließend auf „Richtlinien & Verfahren“.
Fragen?
Bei Fragen zur Datenaufbewahrung und den Auswirkungen der Richtlinie auf Ihre Abteilung wenden Sie sich bitte an Ericka Pirozzi ( @erickapirozzi ).
Ein großes Lob an das Rechtsteam für diese enorme Leistung!
