erickapirozzi_2-1787681011056.png
1.0 執行概要
本政策旨在確立JMP公司記錄的保存和處置要求，並根據記錄的敏感程度，明確記錄的分類和處理方式。本政策旨在防止記錄被過早或過晚銷毀。過早銷毀可能導致寶貴資訊的遺失、合規風險以及潛在的法律後果。過晚銷毀可能導致儲存、維護和檢索不再具有實際業務價值的記錄而產生過高的成本，以及因持有過時資訊而引發的法律問題。記錄的保存期限根據業務需要和法律法規要求確定。
2.0 範圍
本程序由法務部維護和管理，適用於 JMP Statistical Discovery LLC（「 JMP 」）的所有員工。
3.0 定義
3.1記錄。 「記錄」指JMP在業務過程中創建、接收、收集、處理或維護的任何資訊、資料、內容或資料，無論其格式、媒介或儲存位置為何。記錄還包括出於法律、監管、安全或業務目的所需的系統產生資料和遙測資料（例如，稽核日誌和存取日誌）。例如文件、電子郵件、訊息、聊天記錄、合約、電子表格、簡報、圖面、設計、原始碼、資料庫和資料集、日誌、音訊或視訊檔案、圖像、網頁、日曆條目、任務清單、筆記、表格、調查、交易記錄、發票、收據、財務報表、人事檔案、培訓資料、行銷資產、產品和研究資料、法律和合規資料、審計和合規資料。
記錄涵蓋使用公司管理系統和公司批准的第三方服務和協作工具（例如雲端儲存、SaaS 應用、訊息平台、程式碼庫、客戶支援系統和生產力套件）儲存或發送的項目，無論是在網頁、桌面還是行動裝置上存取。
4.0 資料保留政策
4.1 保質期屆滿後，所有紙本記錄應以碎紙銷毀，所有電子記錄及系統記錄應清除並刪除。如果某項記錄不屬於所附附錄中的任何一項，則應依據SAS 記錄保存和處置計畫標準制定並記錄保存期限。
4.2 JMP 已針對 Microsoft Office 365 產品（例如 Outlook、Teams 和 SharePoint）實施了資料保留期限。儲存在 Microsoft Office 365 中的資料將根據其最後修改日期進行刪除。附錄 A中的資料保留期限統一適用於 SAS、JMP 和 IDeaS 的所有產品。
4.3 Salesforce 記錄將依照附錄 B中的保留時間表進行維護和處置。
4.4 DocuSign CLM 中的記錄將按照附錄 C中的保留時間表進行維護和處置。
4.5 人力資源記錄的保存和銷毀將依照附錄D中的保存期限表進行。人力資源部門根據SAS公司關於業務記錄保存的企業政策以及聯邦和州有關記錄保存的法律法規來保存和銷毀人事記錄。本資訊旨在幫助人力資源員工了解其在保存電子文檔（包括電子郵件、網頁文件、文字檔案、音訊和視訊檔案、PDF文件以及所有Microsoft Office或其他格式的文件）方面的義務。
4.6 財務和採購記錄，包括儲存在財務軟體（例如 Zip、Magento 和 NetSuite）中的記錄，將按照附錄 E中的保留期限表進行維護和銷毀。除非另有規定，所有保留期限均自合約完成、租賃終止、僱傭關係終止、資產處置或投資出售等事件發生之年的 12 月 31 日開始計算，除非根據此類合約、租賃等的明確條款或法律另有規定（例如訴訟保留）需要更長的保留期限。每位財務經理均有責任確保遵守本政策。每位財務經理應與其 IT 部門代表協調，以確保電子和系統記錄按照本政策進行清除和銷毀。財務部門應與所有供應商合作，確保遵守本政策。外部服務提供者的範例包括但不限於：外包薪資服務提供者、信用卡申請公司和金融機構。保留期限屆滿後，所有紙本記錄應以碎紙銷毀，所有電子和系統記錄應清除和刪除。記錄銷毀的目標完成時間為每年第二季末。財務高級總監負責確保合規性。
4.7 行銷記錄將依照附錄 F中的保存時間表進行保存和處置。
5.0 資料分類
5.1 本節適用於JMP擁有、收集、使用、共享或處理的所有記錄，包括儲存在第三方平台（例如Microsoft Office 365、Salesforce和DocuSign）中或透過第三方平台處理的記錄，無論其格式或媒介如何。所有記錄必須根據其敏感級別以及所有適用的法律、法規和合約義務進行分類和處理。
5.2 JMP 採納並引用了SAS 資料分類和處理政策（「 SAS DCH 政策」），該政策可能不時修訂；該政策的任何更新一經發布即自動納入 JMP 並生效。這確保了 JMP 記錄的分類和處理與 SAS 標準保持一致。為明確起見，就 SAS DCH 政策而言，JMP 人員（員工、承包商和其他授權使用者）均被視為“SAS 關聯人員”，並完全受其要求的約束。
5.3 JMP人員必須使用表1「資料分類定義（技術）」來確定其所處理記錄的適當分類等級。
SAS DCH 策略中的「控制與範例」（「 SAS 表 1 」）提供了附錄 G ，其中包含 JMP 特有的範例，用於說明常見的 JMP 記錄類型如何與這些分類等級相對應。這些範例旨在補充而非取代 SAS 表 1 中的範例。
5.4 根據SAS的《機密和專有資訊使用與揭露政策》 ，所有包含個人識別資訊的記錄均被視為「機密和專有資訊」 。對這些記錄的所有使用、揭露和銷毀均須符合該政策。只有在確有必要知悉的情況下，並遵守任何保密協議或其他合約保護條款，方可存取此類資訊。
6.0 合規性
6.1 不遵守本政策可能會導致紀律處分，直至解僱，如SAS 全球行為準則中所述。
7.0 訴訟保留
7.1在某些情況下，例如當JMP捲入實際或潛在的訴訟時，即使標準保留規則表明資料可以銷毀，JMP法務部門也可能對特定記錄實施「法律保留」。當法律保留與規定的銷毀期限相衝突時，受影響的記錄應予以保留。在任何情況下，都不得以妨礙調查或訴訟為目的，隱藏、更改或銷毀任何記錄或文件。
附錄 A Microsoft 365
| 記錄類型 |
保留計劃 |
| Outlook：電子郵件、行事曆、待辦事項、任務、筆記、使用者和 共用/通用郵箱 不受保留政策影響的聯絡人 |
3.0 年 |
| 團隊：頻道貼文 這些是在 Teams 頻道中發布的消息。 |
3.0 年 |
| 團隊：聊天訊息 這些是您“聊天”圖示中的消息。 |
180天 |
| 團隊：非活躍團隊到期 團隊的任何變更或更新都構成一項活動。 |
1.0 年 |
| 團隊：會議錄製 只有在微軟確定的日期之後，才會影響新的會議錄製。 |
60天 |
| SharePoint：檔案、資料夾、清單項目等。 Teams 後端是 SharePoint（Wiki、檔案、頻道訊息）。 |
3.0 年 |
| OneDrive for Business：檔案、資料夾等。 |
3.0 年 |
| OneNote |
3.0 年 |
| O365 集團 |
3.0 年 |
豁免程序
業務部門如需比上表所示更長的保留期限，可對其符合有效業務豁免要求的 Microsoft Office 365 文件應用預先批准的豁免標籤。 Microsoft Office 365 內容的預先核准豁免期限如下：
- 5年標籤
- 7年標籤
- 10年標籤
- 15年標籤
- 50年標籤
附錄 B Salesforce 記錄
| 記錄類型 |
保留計劃 |
保留期開始 |
處置方法 |
擁有者 |
| 帳戶 |
10年
|
最近一份相關合約的終止日期或最近一份合約的交割日期 相關機會
|
刪除 |
銷售量 / 商業 營運 |
| 聯絡方式 |
10年
|
現有客戶：最近一次軟體授權或合約的到期日。 潛在客戶：上次活動日期或上次登入 My JMP 的時間 |
刪除 |
銷售量 |
| 線索 |
5年 |
上次活動 |
刪除 |
行銷/銷售 |
| 機會 |
10年 |
截止日期 |
刪除 |
銷售量 / 商業 營運 |
| 案例 |
10年 |
截止日期 |
刪除 |
技術支援 |
| 引號 |
10年 |
結束日期
|
刪除 |
銷售量 / 商業 營運 |
| 銷售訂單 |
10年 |
結束日期 |
刪除 |
銷售量 / 商業 營運 |
| 合約 |
10年 |
最近相關合約的終止日期或最近相關機會的結束日期。 |
刪除 |
業務營運 |
| 聯絡軟體授權 |
10年 |
相關合約的終止日期 |
刪除 |
使用者賦能 |
| 記錄類型 |
保留計劃 |
保留期開始 |
處置方法 |
擁有者 |
| 軟體授權 |
10年 |
相關合約的終止日期 |
刪除 |
使用者賦能 |
| 使用者記錄 |
2年 |
停用日期、上次登入日期和未選取的「啟用」複選框 |
匿名化 |
數位營運 （Salesforce團隊） |
| 社群使用者 |
10年 |
停用日期、上次登入日期和未選取的「啟用」複選框 |
匿名化 |
使用者賦能 |
| 亞馬遜語音 |
1年 |
建立日期 |
刪除 |
使用者賦能 |
| 自備份 |
3年 |
建立日期 |
刪除 |
數位營運 |
| 所有其他記錄 |
5年 |
最後修改日期 |
刪除 |
數位營運 |
附錄 C DocuSign CLM
| 記錄類型/資料夾 |
保留計劃 |
開始 保留期限 |
| Salesforce（已執行的客戶合約） |
12年 |
非活躍日期 |
| 客戶合約 |
12年 |
非活躍日期 |
| 客戶草稿 |
1年 |
最後修改日期 |
| 保密協議草案 |
1年 |
最後修改日期 |
| 已簽署保密協議 |
25年 |
建立日期 |
| 工具箱存檔 |
15年 |
最後修改日期 |
| 工具箱 |
永恆的 |
永恆的 |
| 公司的 |
15年 |
最後修改日期 |
| 合規與人力資源 |
請查看子資料夾。 |
請查看子資料夾。 |
| 反腐敗 |
永恆的 |
永恆的 |
| 審計/審查/調查 |
永恆的 |
永恆的 |
| 公共 ECCN 圖表 |
永恆的 |
永恆的 |
| 就業/人力資源 |
永恆的 |
永恆的 |
| 遵守 |
15年 |
最後修改日期 |
| 隱私 |
15年 |
最後修改日期 |
| 業務運作與法律溝通 |
12年 |
最後修改日期 |
| 政務 |
15年 |
最後修改日期 |
| 個人工作空間 |
15年 |
最後修改日期 |
| 研究獎學金協議 |
12年 |
非活躍日期 |
| 單一來源信函 |
12年 |
非活躍日期 |
| 供應商合約 |
12年 |
非活躍日期 |
*失效日期是指許可協議終止或到期的日期。該日期將從 Salesforce 中提取，並在協議續約時（無論是客戶支付發票還是透過修改協議）自動更新。
附錄D 人力資源記錄*
| 記錄類型 |
保留計劃 |
| 人事檔案 |
| 招聘記錄，包括背景調查、晉升、降職、調動、裁員/解僱記錄，以及與職位空缺、培訓項目、晉升或加班機會相關的廣告或通知 |
僱傭關係終止日期後五年
|
| 薪資水平、補償條款 |
| 求職申請記錄，包括履歷、申請表和麵試記錄 |
| 選拔參加培訓或“學徒” |
| 合理便利申請（僅限ADA） |
| 向職業介紹機構或勞工組織提交的招聘訂單 |
| 僱傭合約和集體談判協議 |
| 員工福利計劃、資歷制度和績效制度的副本 |
| 非自願離職人員記錄 |
| 與投訴、合規審查、執法行動相關的記錄 |
| 就業記錄 |
| 招聘記錄，包括求職諮詢記錄、申請表、面試記錄、應徵者流動記錄、推薦和安置表、職位或狀態變更、應徵者完成的試卷等。 |
不利影響消除後兩年 |
| 協議、計劃、通知、證書 |
自上次生效日起三年 |
| I-9 表格 |
自聘用之日起三年，或自個人離職之日起一年（以較晚者為準）。 |
| 根據美國平等就業機會委員會 (EEOC) 的規定，包括《民權法案第七章》、《美國殘疾人法案》和《基因資訊非歧視法案》(GINA)，學徒記錄應予以保存。 |
自收到申請之日起兩 (2) 年，或選定申請人的學徒期（如果美國平等就業機會委員會要求提交年度報告），以較晚者為準。 |
| 根據《基因資訊非歧視法案》(GINA) 記錄的員工基因資訊。 |
沒有規定的保存期限，但此資訊應視為機密醫療資訊。 根據《美國殘疾人法》的規定進行記錄。 |
| 聯邦承包商記錄 |
| 招聘、錄取和人事記錄 |
自記錄製作之日起兩年，或自…之日起兩年 如果之後發生人事變動，則會發生人事行動。
|
| 工資記錄包括考勤卡、工資率、工資增減以及（如適用）性別工資差異的依據。 |
| 醫療記錄 |
| 福利計劃、資歷與績效制度 |
| E-Verify 文檔 |
自聘用之日起三年，或自個人離職之日起一年（以較晚者為準）。 |
| 招募/甄選流程驗證記錄 |
自以下兩者中較早發生之日起六 (6) 年：(1) 符合條件的 50,000 美元合約到期，或 (2) 與驗證證據相關的遴選程序終止，或 (3) 驗證證據終止之日。 |
| 平權行動計劃宣傳、數據和分析記錄 |
自記錄創建之日起三年 |
| 薪資記錄 |
| 包含員工資料的薪資單或其他記錄，包括姓名、地址、出生日期、性別和職業、小時工作安排、薪資資料（薪資率、每個薪資期間的總金額、每日/每週收入、加班時間等） |
工作年資加五年 |
| 與薪資支付有關的記錄，包括職位說明、職位評估、績效和/或資歷制度、集體談判協議、對異性員工薪資差異做法的描述及解釋依據。 |
| 銷售和採購記錄 |
三（3）年 |
| 員工休假詳情、休假和福利政策文件等。 |
自最後一次入境日期起三年 |
| 用作工資計算依據的記錄 |
自最後一次登記或最後生效日期起兩年 |
| 員工福利記錄 |
| 根據《僱員退休收入保障法》(ERISA) 制定的報告和揭露記錄 |
提交申請後七 (7) 年 |
| 根據《僱員退休收入保障法》(ERISA) 制定的福利決定記錄 |
七年後 參與者福利的決定與支付 |
| 福利計劃、資歷與績效制度 ADEA |
在該計劃/制度生效的整個期間，以及該計劃/制度終止後至少一 (1) 年。 |
| 與 HIPAA 隱私記錄相關的文件 |
自記錄創建之日起六 (6) 年，或自記錄最後生效之日起六 (6) 年（以較晚者為準）。 |
| COBRA記錄 |
自發出COBRA通知之日起六（6）年 |
| 醫療或接觸記錄 |
|
| 醫療記錄 |
自最後一次入境日期起三年 |
| 日誌、事件報告表等。 |
自相關年份結束後的五年（5年）。 |
| 員工接觸紀錄，利用接觸或醫療紀錄進行分析 |
三十（30）年（有例外情況） |
| 根據美國職業安全與健康管理局 (OSHA) 的規定，員工醫療記錄應符合相關規定。 |
工作年資加三十（30）年 |
*這些記錄目前全部由 SAS Institute Inc. 維護。
附錄E財務記錄
| 記錄類型 |
保留計劃 |
| 應付帳款報告、分析文件、原始文件 |
7.0 年 |
| 應收帳款報告、分析文件、原始單據 |
7.0 年 |
| 年度預算和財務計劃 |
7.0 年 |
| 年度財務報表、報告、試算表 |
永恆的 |
| 審計報告（外部、內部） |
永恆的 |
| 銀行對帳單和已作廢支票 |
7.0 年 |
| 員工費用報銷單 |
7.0 年 |
| 總帳（交易明細） |
7.0 年 |
| 中期財務報表 |
7.0 年 |
| 內部稽核工作底稿與調查結果 |
7.0 年 |
| 投資記錄 |
7.0 年 |
| 薪資單和薪資稅申報表 |
7.0 年 |
| 系統記錄（財務系統內部的記錄）－主數據 |
永恆的 |
| 系統記錄（財務系統內部的記錄）－交易資料和上傳的電子文件 |
7.0 年 |
| 稅務審計記錄 |
永恆的 |
| 稅單、收據、報表 |
7.0 年 |
| 稅務申報－所得稅、特許經營稅、房產稅、銷售稅 |
永恆的 |
| 稅務 – 免稅文件 |
永恆的 |
| 所有其他記錄 |
7.0 年 |
附錄F 行銷記錄
| 記錄類型 |
保留計劃 |
| 品牌與知名度 例如：品牌指南、品牌推廣活動、旗艦活動等等。 |
5.0 年 |
| 公司和驗證 例如：數據向善、公司概況、信任 中心、招募、客戶、聯絡我們、法律、分析師觀點、播客、演講機構、合作夥伴、通訊、新聞稿等。 |
5.0 年 |
| 產品、解決方案和產業 例如：產業、產品、解決方案、試用、演示、白皮書、電子書、活動、網路研討會等等。 |
5.0 年 |
| 訂婚 例如：教育、培訓、認證、學習、支援、部落格等等。 |
5.0 年 |
| 內部資產 例如：全體員工大會、公司活動、公司歷史、表揚與升遷、競爭情報內容、JMP 內部資訊等等。 |
5.0 年 |
| 公司歷史 |
永久 – 由…選出 行銷領導團隊 |
附錄G
這些 JMP 特有的範例有助於 JMP 人員更輕鬆地識別常見的 JMP 記錄如何對應到現有的資料分類等級。它們不能取代 SAS DCH 策略或 SAS 表 1。若本附錄與 SAS 策略之間有任何衝突，則以 SAS 策略為準。
elikemdodor_0-1777640017892.png
erickapirozzi_1-1787680987473.png
