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1.0 Resumen ejecutivo
El propósito de esta Política es establecer los requisitos para la conservación y eliminación de los registros de JMP y definir cómo se clasifican y manejan dichos registros según su confidencialidad. Esta Política está diseñada para prevenir la destrucción prematura o tardía de registros. La destrucción prematura podría resultar en la pérdida de información valiosa, riesgos de incumplimiento y posibles implicaciones legales. La destrucción tardía podría resultar en costos excesivos para almacenar, mantener y recuperar registros que ya no cumplen una función comercial útil, así como implicaciones legales por tener información desactualizada. Los períodos de conservación se determinan en función de la necesidad comercial y los requisitos legales y reglamentarios.
2.0 Alcance
Este procedimiento es mantenido y administrado por el Departamento Legal y se aplica a todos los empleados de JMP Statistical Discovery LLC (“ JMP ”).
3.0 Definiciones
3.1 Registro(s) . “ Registros ” significa cualquier información, datos, contenido o material creado, recibido, recopilado, procesado o mantenido por o en nombre de JMP en el curso de los negocios, en cualquier formato o medio y en cualquier ubicación. Los registros también incluyen datos generados por el sistema y telemetría (por ejemplo, registros de auditoría y registros de acceso) requeridos para fines legales, regulatorios, de seguridad o comerciales. Los ejemplos incluyen documentos, correos electrónicos, mensajes, chats, contratos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, diseños, código fuente, bases de datos y conjuntos de datos, registros, archivos de audio o video, imágenes, páginas web, entradas de calendario, listas de tareas, notas, formularios, encuestas, registros de transacciones, facturas, recibos, estados financieros, archivos de RR.HH., materiales de capacitación, activos de marketing, materiales de productos e investigación, archivos legales y de cumplimiento, pistas de auditoría y metadatos relacionados.
Los registros abarcan los elementos almacenados o enviados mediante sistemas gestionados por la empresa y servicios de terceros y herramientas de colaboración aprobados por la empresa (como almacenamiento en la nube, aplicaciones SaaS, plataformas de mensajería, repositorios de código, sistemas de atención al cliente y suites de productividad), independientemente de si se accede a ellos a través de la web, un ordenador de escritorio o un dispositivo móvil.
4.0 Política de retención de datos
4.1 Una vez transcurrido el período de retención, todos los documentos en papel deben destruirse mediante trituración y todos los documentos electrónicos y del sistema deben eliminarse. En caso de que un documento no se encuentre dentro de los apéndices adjuntos, los períodos de retención deben desarrollarse y documentarse de acuerdo con la Norma de Programación de Retención y Eliminación de Documentos de SAS .
4.2 JMP ha implementado los periodos de retención para los productos de Microsoft Office 365, como Outlook, Teams y SharePoint. Los datos almacenados en Microsoft Office 365 se eliminan según su fecha de última modificación. Los periodos de retención del Apéndice A se aplican de forma uniforme en SAS, JMP e IDeaS.
4.3 Los registros de Salesforce se mantendrán y eliminarán de acuerdo con el Calendario de Retención del Apéndice B.
4.4 Los registros en DocuSign CLM se mantendrán y eliminarán de acuerdo con el Calendario de retención en el Apéndice C.
4.5 Los registros de Recursos Humanos se mantendrán y eliminarán de acuerdo con el Calendario de Retención del Apéndice D. Recursos Humanos conserva y destruye los registros de personal de acuerdo con las políticas corporativas de SAS sobre retención de registros comerciales, así como con las leyes federales y estatales que rigen la retención de registros. Esta información tiene como objetivo ayudar a los empleados de Recursos Humanos a comprender sus obligaciones en cuanto a la retención de documentos electrónicos, incluidos correos electrónicos, archivos web, archivos de texto, archivos de audio y video, documentos PDF y todos los archivos de Microsoft Office u otros archivos formateados.
4.6 Los registros de finanzas y adquisiciones, incluidos los almacenados en software financiero (por ejemplo, Zip, Magento y NetSuite), se mantendrán y eliminarán de acuerdo con el Calendario de Retención del Apéndice E. Salvo que se especifique lo contrario, todos los períodos de retención comienzan el 31 de diciembre del año de finalización del contrato, terminación del arrendamiento, terminación del empleo, enajenación de activos o venta de inversiones, etc., y se aplicarán a menos que se requiera un período más largo de conformidad con los términos expresos de dicho contrato, arrendamiento, etc., o que lo exija la ley (por ejemplo, retención por litigio). Es responsabilidad de cada gerente de finanzas garantizar el cumplimiento de esta Política. Cada gerente de finanzas debe coordinarse con su representante del departamento de TI para garantizar que los registros electrónicos y del sistema se eliminen y eliminen de acuerdo con esta Política. El departamento de finanzas trabajará con cada uno de nuestros proveedores para garantizar el cumplimiento de esta Política. Ejemplos de proveedores de servicios externos incluyen, entre otros: proveedores de nómina subcontratados, empresas de solicitud de tarjetas de crédito e instituciones financieras. Una vez que haya expirado el período de retención, todos los registros en papel deben desecharse mediante trituración y todos los registros electrónicos y del sistema deben eliminarse y borrarse. La fecha límite para la eliminación de registros es el final del segundo trimestre calendario de cada año. El Director Financiero Senior es responsable de garantizar el cumplimiento.
4.7 Los registros de marketing se mantendrán y eliminarán de acuerdo con el Calendario de Retención del Apéndice F.
5.0 Clasificación de datos
5.1 Esta sección se aplica a todos los registros que JMP posee, recopila, utiliza, comparte o procesa, incluidos aquellos almacenados o procesados a través de plataformas de terceros (por ejemplo, Microsoft Office 365, Salesforce y DocuSign), independientemente de su formato o soporte. Todos los registros deben clasificarse y gestionarse según su nivel de confidencialidad y todas las obligaciones legales, reglamentarias y contractuales aplicables.
5.2 JMP adopta e incorpora por referencia la Política de Clasificación y Manejo de Datos de SAS (« Política SAS DCH »), según se modifique periódicamente; cualquier actualización de dicha política se incorpora automáticamente y se aplica a JMP tras su publicación. Esto garantiza una clasificación y un manejo coherentes de los registros de JMP, de acuerdo con los estándares de SAS. Para mayor claridad, el personal de JMP (empleados, contratistas y otros usuarios autorizados) se considera «Asociado de SAS» a efectos de la Política SAS DCH y está sujeto íntegramente a sus requisitos.
5.3 El personal de JMP debe determinar el nivel de clasificación apropiado para los registros que maneja utilizando la Tabla 1, Definiciones de clasificación de datos, Técnica
Controles y ejemplos (« Tabla SAS 1 ») en la política SAS DCH. El apéndice G proporciona ejemplos específicos de JMP para ilustrar cómo los tipos de registros JMP comunes se corresponden con esos niveles de clasificación. Estos ejemplos complementan, no reemplazan, los ejemplos de la Tabla SAS 1.
5.4 Todos los registros que contienen información de identificación personal se consideran confidenciales y de propiedad exclusiva según la Política de Uso y Divulgación de Información Confidencial y de Propiedad Exclusiva de SAS . Todo uso, divulgación y destrucción de estos registros debe realizarse de conformidad con dicha política. El acceso a dicha información solo se permite cuando sea estrictamente necesario y de acuerdo con los términos de cualquier acuerdo de confidencialidad u otra protección contractual.
6.0 Cumplimiento
6.1 El incumplimiento de esta Política puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la rescisión del contrato, tal como se describe en la Política de Conducta Global de SAS .
7.0 Retención de litigios
7.1 En algunos casos, como cuando JMP está involucrada en un litigio real o potencial, el Departamento Legal de JMP puede imponer una retención legal sobre registros específicos, incluso si las normas de retención estándar sugieren que los datos pueden eliminarse. Cuando una retención legal entra en conflicto con un período de eliminación definido, los registros afectados deben conservarse. Bajo ninguna circunstancia se debe ocultar, alterar o destruir ningún registro o documento con la intención de obstaculizar una investigación o un litigio.
Apéndice A Microsoft 365
| Tipo de registro |
Calendario de retención |
| Outlook: Correo electrónico, Calendario, Tareas pendientes, Notas, Usuario y Buzones compartidos/genéricos Contactos no afectados por las políticas de retención |
3,0 años |
| Equipos: Publicaciones del canal Estos son los mensajes publicados en un canal de Teams. |
3,0 años |
| Equipos: Mensajes de chat Estos son los mensajes que aparecen en el icono de “Chat”. |
180 días |
| Equipos: Caducidad de equipos inactivos Cualquier cambio o actualización en un equipo constituye una actividad. |
1,0 años |
| Equipos: Grabaciones de reuniones Solo las nuevas grabaciones de reuniones se verán afectadas después de la fecha determinada por Microsoft. |
60 días |
| SharePoint: Archivos, carpetas, elementos de lista, etc. El backend de Teams es SharePoint (wikis, archivos, mensajes de canal). |
3,0 años |
| OneDrive para Empresas: Archivos, carpetas, etc. |
3,0 años |
| OneNote |
3,0 años |
| Grupos de O365 |
3,0 años |
Procedimientos de exención
Las unidades de negocio que requieran períodos de retención más largos que los que se muestran en la tabla anterior pueden aplicar etiquetas de exención preaprobadas a sus documentos de Microsoft Office 365 que cumplan con los requisitos comerciales válidos para la exención. Los períodos de exención preaprobados para el contenido de Microsoft Office 365 son los siguientes:
- Etiqueta de 5 años
- Etiqueta de 7 años
- Etiqueta de 10 años
- Sello de 15 años
- Etiqueta de 50 años
Apéndice B Registros de Salesforce
| Tipo de registro |
Calendario de retención |
Inicio del período de retención |
Método de disposición |
Dueño |
| Cuentas |
10 años
|
Fecha de finalización del contrato asociado más reciente o fecha de cierre del más reciente oportunidad asociada
|
Borrar |
Ventas / Negocio Operaciones |
| Contactos |
10 años
|
Cliente actual: fecha de finalización de la autorización o contrato de software más reciente. Cliente potencial: fecha de la última actividad o del último inicio de sesión en My JMP. |
Borrar |
Ventas |
| Dirige |
5 años |
Última actividad |
Borrar |
Marketing / Ventas |
| Oportunidades |
10 años |
Fecha de cierre |
Borrar |
Ventas / Negocio Operaciones |
| Casos |
10 años |
Fecha de cierre |
Borrar |
Soporte técnico |
| Citas |
10 años |
Fecha de finalización
|
Borrar |
Ventas / Negocio Operaciones |
| Pedidos de venta |
10 años |
Fecha de finalización |
Borrar |
Ventas / Negocio Operaciones |
| Contratos |
10 años |
Fecha de finalización del contrato asociado más reciente o fecha de cierre de la oportunidad asociada más reciente. |
Borrar |
Operaciones comerciales |
| Contacto con la autorización del software |
10 años |
Fecha de finalización del contrato asociado |
Borrar |
Habilitación del usuario |
| Tipo de registro |
Calendario de retención |
Inicio del período de retención |
Método de disposición |
Dueño |
| Autorización de software |
10 años |
Fecha de finalización del contrato asociado |
Borrar |
Habilitación del usuario |
| Registros de usuario |
2 años |
Fecha de desactivación, fecha del último inicio de sesión y casilla de verificación activa desmarcadas. |
Anonimizar |
Operaciones digitales (Equipo de Salesforce) |
| Usuarios de la comunidad |
10 años |
Fecha de desactivación, fecha del último inicio de sesión y casilla de verificación activa desmarcadas. |
Anonimizar |
Habilitación del usuario |
| Voz de Amazon |
1 año |
Fecha de creación |
Borrar |
Habilitación del usuario |
| Copia de seguridad propia |
3 años |
Fecha de creación |
Borrar |
Operaciones digitales |
| Todos los demás registros |
5 años |
Fecha de última modificación |
Borrar |
Operaciones digitales |
Apéndice C DocuSign CLM
| Tipo de registro/carpeta |
Calendario de retención |
Comienzo de Período de retención |
| Salesforce (contratos con clientes ejecutados) |
12 años |
Fecha de inactividad |
| Contratos con los clientes |
12 años |
Fecha de inactividad |
| Borradores de clientes |
1 año |
Fecha de última modificación |
| Borradores del acuerdo de confidencialidad |
1 año |
Fecha de última modificación |
| Acuerdo de confidencialidad firmado |
25 años |
Fecha de creación |
| Archivos de la caja de herramientas |
15 años |
Fecha de última modificación |
| Caja de instrumento |
Permanente |
Permanente |
| Corporativo |
15 años |
Fecha de última modificación |
| Cumplimiento y Recursos Humanos |
Ver subcarpetas |
Ver subcarpetas |
| Lucha contra la corrupción |
Permanente |
Permanente |
| Auditorías/Revisiones/Investigaciones |
Permanente |
Permanente |
| Tabla ECCN pública |
Permanente |
Permanente |
| Empleo/Recursos Humanos |
Permanente |
Permanente |
| Cumplimiento |
15 años |
Fecha de última modificación |
| Privacidad |
15 años |
Fecha de última modificación |
| Operaciones comerciales y comunicación legal |
12 años |
Fecha de última modificación |
| Asuntos gubernamentales |
15 años |
Fecha de última modificación |
| Espacio de trabajo individual |
15 años |
Fecha de última modificación |
| Convenios de becas de investigación |
12 años |
Fecha de inactividad |
| Cartas de fuente única |
12 años |
Fecha de inactividad |
| Contratos con proveedores |
12 años |
Fecha de inactividad |
*Los datos inactivos corresponden a la fecha de finalización o vencimiento del contrato de licencia. Esta fecha se obtendrá de Salesforce y se actualizará automáticamente cuando se renueve el contrato (ya sea mediante el pago de una factura por parte del cliente o mediante una modificación).
Apéndice D Registros de Recursos Humanos*
| Tipo de registro |
Calendario de retención |
| Expediente del personal |
| Registros de contratación y reclutamiento, incluyendo verificaciones de antecedentes, ascensos, descensos de categoría, traslados, registros de despidos/terminaciones, anuncios o avisos relacionados con ofertas de empleo, programas de capacitación, ascensos u oportunidades de trabajo en horas extras. |
Fecha de finalización del empleo más cinco (5) años
|
| Tarifas salariales, condiciones de compensación |
| Registros de consultas de empleo, incluidos currículos, solicitudes y notas de entrevistas. |
| Selección para formación o “aprendizaje” |
| Solicitudes de ajustes razonables (solo para personas con discapacidad) |
| Ofertas de empleo presentadas a una agencia de empleo o a una organización laboral. |
| Contratos de trabajo y convenios colectivos |
| Copias de: planes de beneficios para empleados, sistemas de antigüedad y sistemas de mérito. |
| Registros de aquellos que fueron despedidos involuntariamente |
| Registros relacionados con quejas, revisiones de cumplimiento y medidas coercitivas. |
| Registros de empleo |
| Registros de contratación y reclutamiento, incluyendo registros de consultas de empleo, solicitudes, notas de entrevistas, registros de flujo de solicitantes, tabla de referencias y colocaciones, cambios de puesto o estado, y exámenes completados por los candidatos. |
Dos (2) años después de que se haya eliminado el impacto adverso |
| Acuerdos, planes, avisos, certificados |
Tres (3) años a partir de la última fecha de vigencia |
| Formularios I-9 |
Tres (3) años después de la fecha de contratación O 1 año después de la fecha de terminación del individuo si esta es posterior |
| Registros de aprendizaje según las regulaciones de la EEOC, incluidos el Título VII, la ADA y la GINA. |
Dos (2) años a partir de la fecha de recepción de la solicitud O el período de aprendizaje del solicitante seleccionado (si la EEOC requiere un informe anual) si es posterior |
| Registros de información genética de los empleados según GINA |
No se especifica un período de retención, pero esta información debe tratarse como información médica confidencial. registro según lo regulado por la ADA |
| Registros de contratistas federales |
| Registros de contratación, reclutamiento y personal |
Dos (2) años a partir de la fecha en que se realizó el registro o la fecha en que se realizó el registro. Se produjo una acción de personal si posteriormente
|
| Registros de nómina, incluyendo tarjetas de control horario, tarifas salariales, aumentos y deducciones salariales, y la base para las diferencias salariales por sexo, si procede. |
| Registros médicos |
| Planes de beneficios, antigüedad y sistemas de mérito. |
| Documentación de E-Verify |
Tres (3) años después de la fecha de contratación O 1 año después de la fecha de terminación del individuo si esta es posterior |
| Registros de validación del proceso de contratación/selección |
Seis (6) años después de: (1) la expiración del contrato calificado de $50,000, o (2) la interrupción del proceso de selección al que se refiere la evidencia de validación, lo que ocurra primero. |
| Registros de divulgación, datos y análisis del programa de acción afirmativa |
Tres (3) años a partir de la creación del registro |
| Registros de nómina |
| Nómina u otros registros que contengan datos de los empleados, incluidos nombre, dirección, fecha de nacimiento, sexo y ocupación, horario por horas, información salarial (tasa de pago, total de cada período de pago, ganancias diarias/semanales, horas extras, etc.). |
Duración del empleo más cinco (5) años |
| Registros relacionados con el pago de salarios, incluyendo descripciones de puestos, evaluaciones de puestos, sistemas de mérito y/o antigüedad, convenios colectivos, descripción de prácticas con explicación de la base para la diferencia salarial de empleados de sexo opuesto. |
| Registros de ventas y compras |
Tres (3) años |
| Detalles de las licencias de los empleados, documentos sobre la política de licencias y beneficios, etc. |
Tres (3) años a partir de la última fecha de entrada |
| Registros utilizados como base para el cálculo de salarios. |
Dos (2) años a partir de la fecha de la última entrada o de la última fecha de vigencia. |
| Registros de beneficios para empleados |
| Informes y registros de divulgación según ERISA |
Siete (7) años después de la presentación |
| Registros de determinación de beneficios según ERISA |
Siete (7) años después de un Determinación y pago de las prestaciones del participante |
| Planes de beneficios y sistemas de antigüedad y mérito bajo el ADEA |
Durante todo el período en que el plan/sistema esté vigente Y durante al menos un (1) año después de la finalización del plan/sistema. |
| Documentos relacionados con los registros de privacidad de HIPAA |
Seis (6) años a partir de la fecha de creación del registro O la fecha en que estuvo vigente por última vez, si esta fuera posterior. |
| Registros COBRA |
Seis (6) años a partir de la fecha en que se da el aviso de COBRA |
| Registros médicos o de exposición |
|
| Registros médicos |
Tres (3) años a partir de la última fecha de entrada |
| Registros, formularios de informe de incidentes, etc. |
Cinco (5) años después del final del año al que se refieren. |
| Registros de exposición de los empleados, análisis utilizando registros de exposición o médicos. |
Treinta (30) años (con excepciones) |
| Registros médicos de empleados según la OSHA |
Duración del empleo más treinta (30) años |
*Actualmente, todos estos registros son mantenidos por SAS Institute Inc.
Apéndice ERegistros financieros
| Tipo de registro |
Calendario de retención |
| Informes de cuentas por pagar, archivos de análisis, documentos originales |
7,0 años |
| Informes de cuentas por cobrar, archivos de análisis, documentos originales |
7,0 años |
| Presupuestos anuales y planes financieros |
7,0 años |
| Estados financieros anuales, informes, balances de comprobación |
Permanente |
| Informes de auditoría (externos, internos) |
Permanente |
| Extractos bancarios y cheques cancelados |
7,0 años |
| Informes de gastos de los empleados |
7,0 años |
| Libros mayores (detalles de las transacciones) |
7,0 años |
| Estados financieros intermedios |
7,0 años |
| Documentos de trabajo y conclusiones de la auditoría interna |
7,0 años |
| Registros de inversión |
7,0 años |
| Formularios de nómina y declaraciones de impuestos sobre la nómina |
7,0 años |
| Registros del sistema (registros que residen dentro de un sistema financiero) – Datos maestros |
Permanente |
| Registros del sistema (registros que residen dentro de un sistema financiero): datos transaccionales y archivos electrónicos cargados. |
7,0 años |
| registros de auditoría fiscal |
Permanente |
| Facturas de impuestos, recibos, estados de cuenta |
7,0 años |
| Declaraciones de impuestos: ingresos, franquicias, propiedad, ventas |
Permanente |
| Impuestos – Documentos de exención |
Permanente |
| Todos los demás registros |
7,0 años |
Apéndice F Registros de marketing
| Tipo de registro |
Calendario de retención |
| Marca y notoriedad Ejemplos: Directrices de marca, campañas de marca, eventos emblemáticos y más. |
5,0 años |
| Empresa y validación Ejemplos: Datos para el bien común, Resumen de la empresa, Confianza Centro, Empleos, Clientes, Contáctenos, Información legal, Opiniones de analistas, Podcasts, Oficinas de oradores, Socios, Comunicaciones, Comunicados de prensa y más. |
5,0 años |
| Productos, soluciones e industria Ejemplos: Industria, Producto, Soluciones, Pruebas, Demostraciones, Documentos técnicos, Libros electrónicos, Eventos, Seminarios web y más. |
5,0 años |
| Compromiso Ejemplos: Educación, Capacitación, Certificación, Aprendizaje, Soporte, Blogs y más. |
5,0 años |
| Activos internos Ejemplos: reuniones generales, eventos de la empresa, historia de la empresa, reconocimientos y promociones, contenido de inteligencia competitiva, Inside JMP y más. |
5,0 años |
| Historia de la empresa |
Permanente – seleccionado por Equipo de Liderazgo de Marketing |
Apéndice G
Estos ejemplos específicos de JMP ayudan al personal de JMP a identificar más fácilmente cómo se corresponden los registros comunes de JMP con los niveles de clasificación de datos existentes. No reemplazan la Política DCH de SAS ni la Tabla 1 de SAS. En caso de conflicto entre este apéndice y la política de SAS, prevalecerá esta última.
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