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1.0 执行概要
本政策旨在确立JMP公司记录的保存和处置要求，并根据记录的敏感程度，明确记录的分类和处理方式。本政策旨在防止记录被过早或过晚销毁。过早销毁可能导致宝贵信息的丢失、合规风险以及潜在的法律后果。过晚销毁可能导致存储、维护和检索不再具有实际业务价值的记录而产生过高的成本，以及因持有过时信息而引发的法律问题。记录的保存期限根据业务需要和法律法规要求确定。
2.0 范围
本程序由法务部维护和管理，适用于 JMP Statistical Discovery LLC（“ JMP ”）的所有员工。
3.0 定义
3.1记录。“记录”是指JMP在业务过程中创建、接收、收集、处理或维护的任何信息、数据、内容或材料，无论其格式、媒介或存储位置如何。记录还包括出于法律、监管、安全或业务目的所需的系统生成数据和遥测数据（例如，审计日志和访问日志）。示例包括文档、电子邮件、消息、聊天记录、合同、电子表格、演示文稿、图纸、设计、源代码、数据库和数据集、日志、音频或视频文件、图像、网页、日历条目、任务清单、笔记、表格、调查、交易记录、发票、收据、财务报表、人事档案、培训材料、营销资产、产品和研究材料、法律和合规文件、审计跟踪以及相关元数据。
记录涵盖使用公司管理系统和公司批准的第三方服务和协作工具（例如云存储、SaaS 应用、消息平台、代码库、客户支持系统和生产力套件）存储或发送的项目，无论是在网页、桌面还是移动设备上访问。
4.0 数据保留政策
4.1 保存期限届满后，所有纸质记录均应通过碎纸销毁，所有电子记录和系统记录均应清除并删除。如果某项记录不属于所附附录中的任何一项，则应根据SAS 记录保存和处置计划标准制定并记录保存期限。
4.2 JMP 已针对 Microsoft Office 365 产品（例如 Outlook、Teams 和 SharePoint）实施了数据保留期限。存储在 Microsoft Office 365 中的数据将根据其最后修改日期进行删除。附录 A中的数据保留期限统一适用于 SAS、JMP 和 IDeaS 的所有产品。
4.3 Salesforce 记录将按照附录 B中的保留时间表进行维护和处置。
4.4 DocuSign CLM 中的记录将按照附录 C中的保留时间表进行维护和处置。
4.5 人力资源记录的保存和销毁将按照附录D中的保存期限表进行。人力资源部门根据SAS公司关于业务记录保存的企业政策以及联邦和州有关记录保存的法律法规来保存和销毁人事记录。本信息旨在帮助人力资源员工了解其在保存电子文档（包括电子邮件、网页文件、文本文件、音频和视频文件、PDF文档以及所有Microsoft Office或其他格式的文件）方面的义务。
4.6 财务和采购记录，包括存储在财务软件（例如 Zip、Magento 和 NetSuite）中的记录，将按照附录 E中的保留期限表进行维护和销毁。除非另有规定，所有保留期限均自合同完成、租赁终止、雇佣关系终止、资产处置或投资出售等事件发生之年的 12 月 31 日开始计算，除非根据此类合同、租赁等的明确条款或法律另有规定（例如诉讼保留）需要更长的保留期限。每位财务经理均有责任确保遵守本政策。每位财务经理应与其 IT 部门代表协调，以确保电子和系统记录按照本政策进行清除和销毁。财务部门应与所有供应商合作，确保遵守本政策。外部服务提供商的示例包括但不限于：外包薪资服务提供商、信用卡申请公司和金融机构。保留期限届满后，所有纸质记录均应通过碎纸销毁，所有电子和系统记录均应清除和删除。记录销毁的目标完成时间为每年第二季度末。财务高级总监负责确保合规性。
4.7 营销记录将按照附录 F中的保存时间表进行保存和处置。
5.0 数据分类
5.1 本节适用于JMP拥有、收集、使用、共享或处理的所有记录，包括存储在第三方平台（例如Microsoft Office 365、Salesforce和DocuSign）中或通过第三方平台处理的记录，无论其格式或媒介如何。所有记录必须根据其敏感级别以及所有适用的法律、法规和合同义务进行分类和处理。
5.2 JMP 采纳并引用了SAS 数据分类和处理政策（“ SAS DCH 政策”），该政策可能不时修订；该政策的任何更新一经发布即自动纳入 JMP 并生效。这确保了 JMP 记录的分类和处理与 SAS 标准保持一致。为明确起见，就 SAS DCH 政策而言，JMP 人员（员工、承包商和其他授权用户）均被视为“SAS 关联人员”，并完全受其要求的约束。
5.3 JMP人员必须使用表1“数据分类定义（技术）”确定其所处理记录的适当分类级别。
SAS DCH 策略中的“控制与示例”（“ SAS 表 1 ”）提供了附录 G ，其中包含 JMP 特有的示例，用于说明常见的 JMP 记录类型如何与这些分类级别相对应。这些示例旨在补充而非取代 SAS 表 1 中的示例。
5.4 根据SAS的《机密和专有信息使用与披露政策》 ，所有包含个人身份信息的记录均被视为“机密和专有信息” 。对这些记录的所有使用、披露和销毁均须符合该政策。只有在确有必要知悉的情况下，并遵守任何保密协议或其他合同保护条款，方可访问此类信息。
6.0 合规性
6.1 不遵守本政策可能会导致纪律处分，直至解雇，如SAS 全球行为准则中所述。
7.0 诉讼保留
7.1在某些情况下，例如当JMP卷入实际或潜在的诉讼时，即使标准保留规则表明数据可以销毁，JMP法务部门也可能对特定记录实施“法律保留”。当法律保留与规定的销毁期限相冲突时，受影响的记录应予以保留。在任何情况下，都不得以妨碍调查或诉讼为目的，隐藏、更改或销毁任何记录或文件。
附录 A Microsoft 365
| 记录类型 |
保留计划 |
| Outlook：电子邮件、日历、待办事项、任务、笔记、用户和 共享/通用邮箱 不受保留政策影响的联系人 |
3.0 年 |
| 团队：频道帖子 这些是在 Teams 频道中发布的消息。 |
3.0 年 |
| 团队：聊天消息 这些是您“聊天”图标中的消息。 |
180天 |
| 团队：非活跃团队到期 对团队的任何更改或更新都构成一项活动。 |
1.0 年 |
| 团队：会议录制 只有在微软确定的日期之后，才会影响新的会议录制。 |
60天 |
| SharePoint：文件、文件夹、列表项等。 Teams 后端是 SharePoint（Wiki、文件、频道消息）。 |
3.0 年 |
| OneDrive for Business：文件、文件夹等。 |
3.0 年 |
| OneNote |
3.0 年 |
| O365 集团 |
3.0 年 |
豁免程序
业务部门如需比上表所示更长的保留期限，可对其符合有效业务豁免要求的 Microsoft Office 365 文档应用预先批准的豁免标签。Microsoft Office 365 内容的预先批准豁免期限如下：
- 5年标签
- 7年标签
- 10年标签
- 15年标签
- 50年标签
附录 B Salesforce 记录
| 记录类型 |
保留计划 |
保留期开始 |
处置方法 |
所有者 |
| 账户 |
10年
|
最近一份相关合同的终止日期或最近一份合同的交割日期 相关机会
|
删除 |
销售量 / 商业 运营 |
| 联系方式 |
10年
|
现有客户：最近一次软件授权或合同的到期日期。 潜在客户：上次活动日期或上次登录 My JMP 的时间 |
删除 |
销售量 |
| 线索 |
5年 |
上次活动 |
删除 |
市场营销/销售 |
| 机会 |
10年 |
截止日期 |
删除 |
销售量 / 商业 运营 |
| 案例 |
10年 |
截止日期 |
删除 |
技术支持 |
| 引号 |
10年 |
结束日期
|
删除 |
销售量 / 商业 运营 |
| 销售订单 |
10年 |
结束日期 |
删除 |
销售量 / 商业 运营 |
| 合同 |
10年 |
最近相关合同的终止日期或最近相关机会的结束日期。 |
删除 |
业务运营 |
| 联系软件授权 |
10年 |
相关合同的终止日期 |
删除 |
用户赋能 |
| 记录类型 |
保留计划 |
保留期开始 |
处置方法 |
所有者 |
| 软件授权 |
10年 |
相关合同的终止日期 |
删除 |
用户赋能 |
| 用户记录 |
2年 |
停用日期、上次登录日期和未选中的“激活”复选框 |
匿名化 |
数字运营 （Salesforce团队） |
| 社区用户 |
10年 |
停用日期、上次登录日期和未选中的“激活”复选框 |
匿名化 |
用户赋能 |
| 亚马逊语音 |
1年 |
创建日期 |
删除 |
用户赋能 |
| 自备份 |
3年 |
创建日期 |
删除 |
数字运营 |
| 所有其他记录 |
5年 |
最后修改日期 |
删除 |
数字运营 |
附录 C DocuSign CLM
| 记录类型/文件夹 |
保留计划 |
开始 保留期限 |
| Salesforce（已执行的客户合同） |
12年 |
非活跃日期 |
| 客户合同 |
12年 |
非活跃日期 |
| 客户草稿 |
1年 |
最后修改日期 |
| 保密协议草案 |
1年 |
最后修改日期 |
| 已签署保密协议 |
25年 |
创建日期 |
| 工具箱存档 |
15年 |
最后修改日期 |
| 工具箱 |
永恒的 |
永恒的 |
| 公司的 |
15年 |
最后修改日期 |
| 合规与人力资源 |
请查看子文件夹。 |
请查看子文件夹。 |
| 反腐败 |
永恒的 |
永恒的 |
| 审计/审查/调查 |
永恒的 |
永恒的 |
| 公共 ECCN 图表 |
永恒的 |
永恒的 |
| 就业/人力资源 |
永恒的 |
永恒的 |
| 遵守 |
15年 |
最后修改日期 |
| 隐私 |
15年 |
最后修改日期 |
| 业务运营与法律沟通 |
12年 |
最后修改日期 |
| 政务 |
15年 |
最后修改日期 |
| 个人工作空间 |
15年 |
最后修改日期 |
| 研究奖学金协议 |
12年 |
非活跃日期 |
| 单一来源信函 |
12年 |
非活跃日期 |
| 供应商合同 |
12年 |
非活跃日期 |
*失效日期是指许可协议终止或到期的日期。该日期将从 Salesforce 中提取，并在协议续期时（无论是客户支付发票还是通过修改协议）自动更新。
附录D 人力资源记录*
| 记录类型 |
保留计划 |
| 人事档案 |
| 招聘记录，包括背景调查、晋升、降职、调动、裁员/解雇记录，以及与职位空缺、培训项目、晋升或加班机会相关的广告或通知 |
雇佣关系终止日期后五年
|
| 工资水平、补偿条款 |
| 求职申请记录，包括简历、申请表和面试记录 |
| 选拔参加培训或“学徒” |
| 合理便利申请（仅限ADA） |
| 向职业介绍机构或劳工组织提交的招聘订单 |
| 雇佣合同和集体谈判协议 |
| 员工福利计划、资历制度和绩效制度的副本 |
| 非自愿离职人员记录 |
| 与投诉、合规审查、执法行动相关的记录 |
| 就业记录 |
| 招聘记录，包括求职咨询记录、申请表、面试记录、应聘者流动记录、推荐和安置表、职位或状态变更、应聘者完成的试卷等。 |
不利影响消除后两年 |
| 协议、计划、通知、证书 |
自上次生效日期起三年 |
| I-9 表格 |
自聘用之日起三年，或自个人离职之日起一年（以较晚者为准）。 |
| 根据美国平等就业机会委员会 (EEOC) 的规定，包括《民权法案第七章》、《美国残疾人法案》和《基因信息非歧视法案》(GINA)，学徒记录应予以保存。 |
自收到申请之日起两 (2) 年，或选定申请人的学徒期（如果美国平等就业机会委员会要求提交年度报告），以较晚者为准。 |
| 根据《基因信息非歧视法案》(GINA) 记录的员工基因信息。 |
没有规定的保存期限，但此信息应视为机密医疗信息。 根据《美国残疾人法》的规定进行记录。 |
| 联邦承包商记录 |
| 招聘、录用和人事记录 |
自记录制作之日起两年，或自……之日起两年 如果之后发生人事变动，则会发生人事行动。
|
| 工资记录包括考勤卡、工资率、工资增减以及（如适用）性别工资差异的依据。 |
| 医疗记录 |
| 福利计划、资历和绩效制度 |
| E-Verify 文档 |
自聘用之日起三年，或自个人离职之日起一年（以较晚者为准）。 |
| 招聘/甄选流程验证记录 |
自以下两者中较早发生之日起六 (6) 年：(1) 符合条件的 50,000 美元合同到期，或 (2) 与验证证据相关的遴选程序终止，或 (3) 验证证据终止之日。 |
| 平权行动计划宣传、数据和分析记录 |
自记录创建之日起三年 |
| 工资记录 |
| 包含员工数据的工资单或其他记录，包括姓名、地址、出生日期、性别和职业、小时工作安排、工资信息（工资率、每个工资期的总额、每日/每周收入、加班时间等） |
工作年限加五年 |
| 与工资支付有关的记录，包括职位描述、职位评估、绩效和/或资历制度、集体谈判协议、对异性员工工资差异做法的描述及解释依据。 |
| 销售和采购记录 |
三（3）年 |
| 员工休假详情、休假和福利政策文件等。 |
自最后一次入境日期起三年 |
| 用作工资计算依据的记录 |
自最后一次登记或最后生效日期起两年 |
| 员工福利记录 |
| 根据《雇员退休收入保障法》(ERISA) 制定的报告和披露记录 |
提交申请七 (7) 年后 |
| 根据《雇员退休收入保障法》(ERISA) 制定的福利确定记录 |
七年后 参与者福利的确定和支付 |
| 福利计划、资历和绩效制度 ADEA |
该计划/制度生效的整个期间，以及该计划/制度终止后至少一 (1) 年。 |
| 与 HIPAA 隐私记录相关的文件 |
自记录创建之日起六 (6) 年，或自记录最后生效之日起六 (6) 年（以较晚者为准）。 |
| COBRA记录 |
自发出COBRA通知之日起六（6）年 |
| 医疗或接触记录 |
|
| 医疗记录 |
自最后一次入境日期起三年 |
| 日志、事件报告表等。 |
自相关年份结束后的五年（5年）。 |
| 员工接触记录，利用接触或医疗记录进行分析 |
三十（30）年（有例外情况） |
| 根据美国职业安全与健康管理局 (OSHA) 的规定，员工医疗记录应符合相关规定。 |
工作年限加三十（30）年 |
*这些记录目前全部由 SAS Institute Inc. 维护。
附录E财务记录
| 记录类型 |
保留计划 |
| 应付账款报告、分析文件、原始文件 |
7.0 年 |
| 应收账款报告、分析文件、原始单据 |
7.0 年 |
| 年度预算和财务计划 |
7.0 年 |
| 年度财务报表、报告、试算表 |
永恒的 |
| 审计报告（外部、内部） |
永恒的 |
| 银行对账单和已作废支票 |
7.0 年 |
| 员工费用报销单 |
7.0 年 |
| 总账（交易明细） |
7.0 年 |
| 中期财务报表 |
7.0 年 |
| 内部审计工作底稿和调查结果 |
7.0 年 |
| 投资记录 |
7.0 年 |
| 工资单和工资税申报表 |
7.0 年 |
| 系统记录（财务系统内部的记录）——主数据 |
永恒的 |
| 系统记录（财务系统内部的记录）——交易数据和上传的电子文件 |
7.0 年 |
| 税务审计记录 |
永恒的 |
| 税单、收据、报表 |
7.0 年 |
| 税务申报——所得税、特许经营税、房产税、销售税 |
永恒的 |
| 税务 – 免税文件 |
永恒的 |
| 所有其他记录 |
7.0 年 |
附录F 市场营销记录
| 记录类型 |
保留计划 |
| 品牌与知名度 例如：品牌指南、品牌推广活动、旗舰活动等等。 |
5.0 年 |
| 公司和验证 例如：数据向善、公司概况、信任 中心、招聘、客户、联系我们、法律、分析师观点、播客、演讲机构、合作伙伴、通讯、新闻稿等。 |
5.0 年 |
| 产品、解决方案和行业 例如：行业、产品、解决方案、试用、演示、白皮书、电子书、活动、网络研讨会等等。 |
5.0 年 |
| 订婚 例如：教育、培训、认证、学习、支持、博客等等。 |
5.0 年 |
| 内部资产 例如：全体员工大会、公司活动、公司历史、表彰和晋升、竞争情报内容、JMP 内部资讯等等。 |
5.0 年 |
| 公司历史 |
永久 – 由……选出 市场营销领导团队 |
附录G
这些 JMP 特有的示例有助于 JMP 人员更轻松地识别常见的 JMP 记录如何映射到现有的数据分类级别。它们不能取代 SAS DCH 策略或 SAS 表 1。如果本附录与 SAS 策略之间存在任何冲突，则以 SAS 策略为准。
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