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1.0 요약
본 정책의 목적은 JMP의 기록 보존 및 폐기 요건을 수립하고, 기록의 민감도에 따른 분류 및 처리 방식을 정의하는 것입니다. 본 정책은 기록의 조기 또는 지연 폐기를 방지하기 위해 마련되었습니다. 조기 폐기는 귀중한 정보의 손실, 규정 준수 위험, 그리고 법적 문제로 이어질 수 있습니다. 지연 폐기는 더 이상 사업상 유용한 목적에 부합하지 않는 기록을 보관, 유지 및 검색하는 데 과도한 비용이 발생할 뿐만 아니라, 오래된 정보를 보유함으로써 법적 문제를 야기할 수 있습니다. 보존 기간은 사업상 필요성과 법적/규제 요건을 고려하여 결정됩니다.
2.0 범위
이 절차는 법무 부서에서 유지 및 관리하며 JMP Statistical Discovery LLC(“ JMP ”)의 모든 직원에게 적용됩니다.
3.0 정의
3.1 기록 . " 기록 "이란 JMP가 사업 과정에서 생성, 수신, 수집, 처리 또는 유지 관리하는 모든 정보, 데이터, 콘텐츠 또는 자료를 의미하며, 형식이나 매체, 위치에 관계없이 적용됩니다. 기록에는 법률, 규정, 보안 또는 사업 목적에 필요한 시스템 생성 데이터 및 원격 측정 데이터(예: 감사 로그 및 접근 로그)도 포함됩니다. 예를 들면 문서, 이메일, 메시지, 채팅, 계약서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 도면, 디자인, 소스 코드, 데이터베이스 및 데이터 세트, 로그, 오디오 또는 비디오 파일, 이미지, 웹페이지, 캘린더 항목, 작업 목록, 메모, 양식, 설문 조사, 거래 기록, 송장, 영수증, 재무제표, 인사 파일, 교육 자료, 마케팅 자료, 제품 및 연구 자료, 법률 및 규정 준수 파일, 감사 추적 기록 및 관련 메타데이터 등이 있습니다.
기록에는 회사에서 관리하는 시스템과 회사에서 승인한 타사 서비스 및 협업 도구(클라우드 스토리지, SaaS 앱, 메시징 플랫폼, 코드 저장소, 고객 지원 시스템 및 생산성 제품군 등)를 사용하여 저장되거나 전송된 항목이 포함되며, 웹, 데스크톱 또는 모바일에서 액세스하는 경우 모두 해당됩니다.
4.0 데이터 보존 정책
4.1 보존 기간이 만료되면 모든 하드카피 기록은 파쇄하여 폐기해야 하며, 모든 전자 및 시스템 기록은 완전히 삭제해야 합니다. 기록이 첨부된 부록 중 어느 것에도 해당하지 않는 경우, SAS 기록 보존 및 폐기 일정 표준 에 따라 보존 기간을 수립하고 문서화해야 합니다.
4.2 JMP는 Outlook, Teams, SharePoint와 같은 Microsoft Office 365 제품에 대한 데이터 보존 기간을 구현했습니다. Microsoft Office 365에 저장된 데이터는 최종 수정일을 기준으로 삭제될 수 있습니다. 부록 A 에 명시된 데이터 보존 기간은 SAS, JMP 및 IDeaS 전체에 동일하게 적용됩니다.
4.3 Salesforce 기록은 부록 B 의 보존 일정에 따라 유지 관리되고 폐기됩니다.
4.4 DocuSign CLM의 기록은 부록 C 의 보존 일정에 따라 유지 관리되고 폐기됩니다.
4.5 인사 기록은 부록 D 의 보존 일정에 따라 보관 및 폐기됩니다. 인사부는 SAS의 기업 기록 보존 정책 및 기록 보존에 관한 연방 및 주 법률에 따라 인사 기록을 보관 및 폐기합니다. 이 정보는 인사부 직원이 이메일, 웹 파일, 텍스트 파일, 음성 및 동영상 파일, PDF 문서, 모든 Microsoft Office 파일 또는 기타 형식 파일 등 전자 문서 보존 의무를 이해하는 데 도움을 주기 위한 것입니다.
4.6 재무 및 구매 기록(예: Zip, Magento, NetSuite 등의 재무 소프트웨어에 저장된 기록 포함)은 부록 E 의 보존 일정에 따라 보관 및 폐기됩니다. 달리 명시되지 않는 한, 모든 보존 기간은 계약 완료, 임대차 계약 해지, 고용 계약 종료, 자산 처분 또는 투자 매각 등이 발생한 연도의 12월 31일부터 시작되며, 해당 계약, 임대차 계약 등의 명시적 조건에 따라 더 긴 기간이 요구되거나 법률(예: 소송 관련 보존)에 따라 더 긴 기간이 요구되는 경우를 제외하고 적용됩니다. 각 재무 관리자는 본 정책 준수를 보장할 책임이 있습니다. 각 재무 관리자는 IT 부서 담당자와 협력하여 전자 및 시스템 기록이 본 정책에 따라 삭제 및 폐기되도록 해야 합니다. 재무 부서는 각 공급업체와 협력하여 본 정책을 준수해야 합니다. 외부 서비스 제공업체의 예로는 급여 아웃소싱 업체, 신용카드 신청 회사, 금융 기관 등이 있으나 이에 국한되지 않습니다. 보존 기간이 만료되면 모든 종이 기록물은 파쇄하여 폐기하고, 모든 전자 및 시스템 기록물은 완전히 삭제해야 합니다. 기록물 폐기 완료 목표 시점은 매년 2분기 말일입니다. 재무 담당 선임 이사는 이러한 규정 준수를 책임져야 합니다.
4.7 마케팅 기록은 부록 F 의 보존 일정에 따라 보관 및 폐기됩니다.
5.0 데이터 분류
5.1 이 조항은 형식이나 매체에 관계없이 JMP가 소유, 수집, 사용, 공유 또는 처리하는 모든 기록(제3자 플랫폼(예: Microsoft Office 365, Salesforce, DocuSign)에 저장되거나 해당 플랫폼을 통해 처리되는 기록 포함)에 적용됩니다. 모든 기록은 민감도 수준 및 모든 관련 법률, 규정 및 계약상 의무에 따라 분류 및 처리되어야 합니다.
5.2 JMP는 SAS 데이터 분류 및 처리 정책 (“ SAS DCH 정책 ”)을 참조하여 채택하고 통합합니다. 해당 정책은 수시로 개정될 수 있으며, 모든 업데이트 사항은 게시 즉시 자동으로 통합되어 JMP에 적용됩니다. 이는 SAS 표준에 따라 JMP 기록의 일관된 분류 및 처리를 보장합니다. 명확성을 위해 JMP 직원(정규직, 계약직 및 기타 승인된 사용자)은 SAS DCH 정책의 목적상 “SAS 협력사”로 간주되며 해당 정책의 모든 요구 사항을 준수해야 합니다.
5.3 JMP 직원은 표 1(데이터 분류 정의, 기술)을 사용하여 자신이 처리하는 기록에 대한 적절한 분류 수준을 결정해야 합니다.
SAS DCH 정책의 통제 및 예시(“ SAS 표 1 ”)를 참조하십시오. 부록 G는 일반적인 JMP 레코드 유형이 해당 분류 수준과 어떻게 일치하는지 설명하기 위한 JMP별 예시를 제공합니다. 이러한 예시는 SAS 표 1의 예시를 보완하기 위한 것이며, 대체하는 것은 아닙니다.
5.4 개인 식별 정보가 포함된 모든 기록은 SAS의 기밀 및 독점 정보 사용 및 공개 정책에 따라 "기밀 및 독점 정보 "로 간주됩니다 . 이러한 기록의 사용, 공개 및 파기는 모두 해당 정책을 준수해야 합니다. 이러한 정보에 대한 접근은 필요에 따라 허용되며, 기밀 유지 계약 또는 기타 계약상 보호 조항을 준수해야 합니다.
6.0 규정 준수
6.1 본 정책을 준수하지 않을 경우 SAS의 글로벌 행동 강령 에 명시된 바와 같이 해고를 포함한 징계 조치가 취해질 수 있습니다 .
7.0 소송 보류
7.1 JMP가 실제 또는 잠재적인 소송에 연루된 경우와 같이 특정 상황에서는, 표준 보존 규정에 따라 해당 데이터를 폐기할 수 있더라도 JMP 법무팀에서 특정 기록에 대해 "법적 보존"을 적용할 수 있습니다. 법적 보존이 정해진 폐기 기간과 상충되는 경우, 해당 기록은 보존되어야 합니다. 어떠한 경우에도 조사 또는 소송을 방해할 목적으로 기록이나 문서를 은폐, 변경 또는 파기해서는 안 됩니다.
부록 A 마이크로소프트 365
| 레코드 유형 |
유지 일정 |
| Outlook: 이메일, 캘린더, 할 일, 작업, 메모, 사용자 및 공유/일반 사서함 연락처는 보존 정책의 영향을 받지 않습니다. |
3년 |
| 팀: 채널 게시물 다음은 팀즈 채널에 올라온 메시지들입니다. |
3년 |
| 팀즈: 채팅 메시지 이것들은 "채팅" 아이콘에 표시되는 메시지입니다. |
180일 |
| 팀: 비활성 팀 만료 팀에 대한 모든 변경 또는 업데이트는 활동에 해당합니다. |
1년 |
| 팀즈: 회의 녹화 Microsoft에서 지정한 날짜 이후에 생성되는 새 회의 녹화에만 해당됩니다. |
60일 |
| SharePoint: 파일, 폴더, 목록 항목 등 팀즈의 백엔드는 SharePoint(위키, 파일, 채널 메시지)입니다. |
3년 |
| OneDrive for Business: 파일, 폴더 등 |
3년 |
| OneNote |
3년 |
| O365 그룹 |
3년 |
면제 절차
위 표에 제시된 보존 기간보다 더 긴 보존 기간이 필요한 사업부는 유효한 사업 요건을 충족하는 Microsoft Office 365 문서에 사전 승인된 면제 라벨을 적용할 수 있습니다. Microsoft Office 365 콘텐츠에 대한 사전 승인된 면제 기간은 다음과 같습니다.
- 5년 라벨
- 7년 라벨
- 10년 라벨
- 15년 라벨
- 50년 라벨
부록 B Salesforce 기록
| 레코드 유형 |
유지 일정 |
보존 기간 시작 |
처리 방법 |
소유자 |
| 계정 |
10년
|
가장 최근의 관련 계약 종료일 또는 가장 최근 계약 마감일 관련 기회
|
삭제 |
판매/ 사업 운영 |
| 콘택트 렌즈 |
10년
|
기존 고객: 가장 최근의 소프트웨어 사용권 계약 또는 사용권 계약 만료일. 잠재 고객: 마지막 활동 날짜 또는 My JMP에 마지막으로 로그인한 날짜 |
삭제 |
매상 |
| 리드 |
5년 |
최근 활동 |
삭제 |
마케팅/영업 |
| 기회 |
10년 |
마감일 |
삭제 |
판매/ 사업 운영 |
| 사례 |
10년 |
마감일 |
삭제 |
기술 지원 |
| 인용 부호 |
10년 |
종료일
|
삭제 |
판매/ 사업 운영 |
| 판매 주문 |
10년 |
종료일 |
삭제 |
판매/ 사업 운영 |
| 계약 |
10년 |
가장 최근의 관련 계약 종료일 또는 가장 최근의 관련 기회 마감일. |
삭제 |
사업 운영 |
| 소프트웨어 인증 담당자에게 문의하십시오. |
10년 |
관련 계약의 종료일 |
삭제 |
사용자 활성화 |
| 레코드 유형 |
유지 일정 |
보존 기간 시작 |
처리 방법 |
소유자 |
| 소프트웨어 인증 |
10년 |
관련 계약의 종료일 |
삭제 |
사용자 활성화 |
| 사용자 기록 |
2년 |
비활성화 날짜, 마지막 로그인 날짜 및 활성 체크박스 선택 해제 |
익명화 |
디지털 운영 (세일즈포스 팀) |
| 커뮤니티 사용자 |
10년 |
비활성화 날짜, 마지막 로그인 날짜 및 활성 체크박스 선택 해제 |
익명화 |
사용자 활성화 |
| 아마존 보이스 |
1년 |
생성일 |
삭제 |
사용자 활성화 |
| OwnBackup |
3년 |
생성일 |
삭제 |
디지털 운영 |
| 기타 모든 기록 |
5년 |
최종 수정일 |
삭제 |
디지털 운영 |
부록 C DocuSign CLM
| 레코드 유형/폴더 |
유지 일정 |
시작 보존 기간 |
| Salesforce (실행된 고객 계약) |
12년 |
비활성 날짜 |
| 고객 계약 |
12년 |
비활성 날짜 |
| 고객 초안 |
1년 |
최종 수정일 |
| NDA 초안 |
1년 |
최종 수정일 |
| 비밀유지협약서 체결됨 |
25년 |
생성일 |
| 툴박스 아카이브 |
15년 |
최종 수정일 |
| 툴박스 |
영구적인 |
영구적인 |
| 기업 |
15년 |
최종 수정일 |
| 준법 및 인사 관리 |
하위 폴더를 참조하세요 |
하위 폴더를 참조하세요 |
| 반부패 |
영구적인 |
영구적인 |
| 감사/검토/조사 |
영구적인 |
영구적인 |
| 공개 ECCN 차트 |
영구적인 |
영구적인 |
| 고용/인사 |
영구적인 |
영구적인 |
| 규정 준수 |
15년 |
최종 수정일 |
| 은둔 |
15년 |
최종 수정일 |
| 사업 운영 및 법률 커뮤니케이션 |
12년 |
최종 수정일 |
| 정부 업무 |
15년 |
최종 수정일 |
| 개인 작업 공간 |
15년 |
최종 수정일 |
| 연구 펠로우십 계약 |
12년 |
비활성 날짜 |
| 단일 공급업체 추천서 |
12년 |
비활성 날짜 |
| 벤더 계약 |
12년 |
비활성 날짜 |
*비활성 데이터는 라이선스 계약이 종료되거나 만료되는 날짜입니다. 이 날짜는 Salesforce에서 가져와 계약이 갱신될 때(고객의 송장 결제 또는 계약 수정) 자동으로 업데이트됩니다.
부록 D 인사 기록*
| 레코드 유형 |
유지 일정 |
| 인사 파일 |
| 채용 및 모집 기록(신원 조회, 승진, 강등, 전근, 해고/퇴직 기록 포함), 구인 공고 또는 공고, 교육 프로그램, 승진 또는 초과 근무 기회 관련 정보 |
고용 종료일 이후 5년
|
| 임금률, 보상 조건 |
| 이력서, 지원서, 면접 기록 등 고용 문의 기록 |
| 훈련 또는 "견습" 대상자 선발 |
| 합리적인 편의 제공 요청 (ADA에만 해당) |
| 고용 агент 또는 노동 조합에 제출된 구인 공고 |
| 고용 계약 및 단체 교섭 협약 |
| 직원 복리후생 제도, 근속 연수 체계 및 성과급 제도의 사본 |
| 비자발적으로 해고된 사람들의 기록 |
| 불만 사항, 규정 준수 검토, 집행 조치와 관련된 기록 |
| 고용 기록 |
| 채용 및 모집 기록에는 구직 문의 기록, 지원서, 면접 기록, 지원자 현황 기록, 추천 및 배치 내역표, 직위 또는 신분 변경 내역, 지원자가 작성한 시험 답안지 등이 포함됩니다. |
부정적인 영향이 제거된 후 2년 |
| 계약서, 계획서, 통지서, 증명서 |
최종 효력 발생일로부터 3년 |
| I-9 양식 |
고용일로부터 3년 또는 해고일로부터 1년 중 늦은 날짜 |
| EEOC 규정(Title VII, ADA 및 GINA 포함)에 따른 견습생 기록 |
신청서 접수일로부터 2년 또는 선정된 신청자의 견습 기간(EEOC에서 연례 보고서를 요구하는 경우) 중 더 늦은 날짜 |
| GINA에 따른 직원 유전 정보 기록 |
별도의 보존 기간은 명시되어 있지 않지만, 이 정보는 기밀 의료 정보로 취급해야 합니다. ADA 규정에 따라 기록됨 |
| 연방 계약업체 기록 |
| 채용, 모집 및 인사 기록 |
기록이 작성된 날짜 또는 다음 날짜로부터 2년 나중에 인사 조치가 이루어졌습니다.
|
| 급여 기록에는 근무 시간표, 임금률, 임금 가감 내역, 그리고 해당되는 경우 성별 임금 차이의 근거가 포함됩니다. |
| 의료 기록 |
| 복리후생 제도, 근속연수 및 성과급 제도 |
| E-Verify 문서 |
고용일로부터 3년 또는 해고일로부터 1년 중 늦은 날짜 |
| 채용/선발 과정 검증 기록 |
다음 중 먼저 발생하는 날로부터 6년: (1) 적격 5만 달러 계약 만료일 또는 (2) 검증 증거와 관련된 선정 절차 중단일 |
| 차별 시정 조치 프로그램 홍보, 데이터 및 분석 기록 |
기록 생성일로부터 3년 |
| 급여 기록 |
| 직원 이름, 주소, 생년월일, 성별, 직업, 근무 시간표, 임금 정보(임금률, 각 급여 기간 총액, 일일/주간 소득, 초과 근무 시간 등)를 포함하는 급여 명세서 또는 기타 직원 데이터가 포함된 기록 |
고용 기간에 5년을 더한 기간 |
| 직무 설명서, 직무 평가, 성과 및/또는 근속 연수 제도, 단체 협약, 이성 직원 간 임금 차별의 근거를 설명하는 관행에 대한 설명 등 임금 지급과 관련된 기록. |
| 판매 및 구매 기록 |
3년 |
| 직원 휴가 관련 세부 정보, 휴가 및 복리후생 정책 문서 등 |
최종 입국일로부터 3년 |
| 임금 계산의 기초로 사용되는 기록 |
마지막 등록일 또는 마지막 효력 발생일로부터 2년 |
| 직원 복리후생 기록 |
| ERISA에 따른 보고 및 공개 기록 |
소송 제기 후 7년 |
| ERISA에 따른 급여 결정 기록 |
7년 후 참가자 급여 결정 및 지급 |
| 복리후생 제도 및 근속연수·성과제도는 다음과 같은 사항에 따라 운영됩니다. 아데아 |
해당 계획/시스템이 유효한 전체 기간 및 계획/시스템 종료 후 최소 1년 동안 |
| HIPAA 개인정보 보호 기록 관련 문서 |
기록 생성일로부터 6년 또는 마지막 효력 발생일 중 늦은 날짜로부터 6년 |
| COBRA 기록 |
COBRA 통지일로부터 6년 |
| 의료 기록 또는 노출 기록 |
|
| 의료 기록 |
최종 입국일로부터 3년 |
| 로그, 사고 보고서 양식 등 |
해당 연도가 종료된 후 5년. |
| 직원 노출 기록, 노출 기록 또는 의료 기록을 사용한 분석 |
30년(예외 사항 있음) |
| OSHA에 따른 직원 의료 기록 |
고용 기간에 30년을 더한 기간 |
*현재 이 기록들은 모두 SAS Institute Inc.에서 관리하고 있습니다.
부록 E금융 기록
| 레코드 유형 |
유지 일정 |
| 매입채무 보고서, 분석 파일, 원본 문서 |
7.0년 |
| 매출채권 보고서, 분석 파일, 원본 문서 |
7.0년 |
| 연간 예산 및 재정 계획 |
7.0년 |
| 연간 재무제표, 보고서, 시산표 |
영구적인 |
| 감사 보고서(외부, 내부) |
영구적인 |
| 은행 거래 내역서 및 취소된 수표 |
7.0년 |
| 직원 경비 보고서 |
7.0년 |
| 총계정원장(거래 내역) |
7.0년 |
| 중간 재무제표 |
7.0년 |
| 내부 감사 업무 문서 및 결과 |
7.0년 |
| 투자 기록 |
7.0년 |
| 급여 관련 서류 및 급여세 신고서 |
7.0년 |
| 시스템 기록(재무 시스템 내에 저장된 기록) – 마스터 데이터 |
영구적인 |
| 시스템 기록(재무 시스템 내에 저장된 기록) – 거래 데이터 및 업로드된 전자 파일 |
7.0년 |
| 세무 감사 기록 |
영구적인 |
| 세금 고지서, 영수증, 명세서 |
7.0년 |
| 소득세 신고, 프랜차이즈세 신고, 부동산세 신고, 매출세 신고 |
영구적인 |
| 세금 면제 서류 |
영구적인 |
| 기타 모든 기록 |
7.0년 |
부록 F 마케팅 기록
| 레코드 유형 |
유지 일정 |
| 브랜드 및 인지도 예시: 브랜드 가이드라인, 브랜드 캠페인, 주요 행사 등. |
5년 |
| 회사 및 검증 예시: 사회적 가치를 위한 데이터, 회사 개요, 신뢰 센터, 채용 정보, 고객, 문의하기, 법률 정보, 애널리스트 의견, 팟캐스트, 강연자 섭외, 파트너, 커뮤니케이션, 보도 자료 등. |
5년 |
| 제품, 솔루션 및 산업 예시: 산업, 제품, 솔루션, 체험판, 데모, 백서, 전자책, 이벤트, 웨비나 등. |
5년 |
| 약혼 예시: 교육, 훈련, 자격증, 학습, 지원, 블로그 등. |
5년 |
| 내부 자산 예시: 타운홀 미팅, 회사 행사, 회사 연혁, 포상 및 승진, 경쟁사 정보 콘텐츠, JMP 내부 소식 등. |
5년 |
| 회사 연혁 |
정규직 – 선발 대상 마케팅 리더십 팀 |
부록 G
이 JMP 관련 예시는 JMP 담당자가 일반적인 JMP 레코드가 기존 데이터 분류 수준에 어떻게 매핑되는지 더 쉽게 파악할 수 있도록 도와줍니다. 이 예시는 SAS DCH 정책이나 SAS 표 1을 대체하는 것이 아닙니다. 이 부록과 SAS 정책 사이에 충돌이 있는 경우 SAS 정책이 우선합니다.
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