erickapirozzi_2-1787681011056.png
1.0 概要
本ポリシーの目的は、JMPの記録の保管および廃棄に関する要件を定め、記録の機密性に基づいて、それらの記録をどのように分類し、取り扱うかを定義することです。本ポリシーは、記録の時期尚早または時期尚早な廃棄を防止することを目的としています。時期尚早な廃棄は、貴重な情報の損失、コンプライアンスリスク、および法的影響につながる可能性があります。時期尚早な廃棄は、もはや有用な業務目的を果たさない記録の保管、維持、および検索に過剰なコストがかかるだけでなく、古い情報を保有していることによる法的影響につながる可能性があります。保管期間は、業務上の必要性および法的／規制上の要件に基づいて決定されます。
2.0 適用範囲
この手続きは法務部が管理・運営しており、JMP Statistical Discovery LLC（以下「 JMP 」）の全従業員に適用されます。
3.0 定義
3.1記録。「記録」とは、JMP が業務の過程で作成、受信、収集、処理、または維持するあらゆる情報、データ、コンテンツ、または資料を、形式や媒体を問わず、また場所を問わず意味します。記録には、法的、規制的、セキュリティ、または業務上の目的で必要とされるシステム生成データおよびテレメトリ (監査ログやアクセスログなど) も含まれます。例としては、文書、電子メール、メッセージ、チャット、契約書、スプレッドシート、プレゼンテーション、図面、デザイン、ソースコード、データベースおよびデータセット、ログ、音声ファイルまたはビデオファイル、画像、ウェブページ、カレンダーエントリ、タスクリスト、メモ、フォーム、アンケート、取引記録、請求書、領収書、財務諸表、人事ファイル、トレーニング資料、マーケティング資産、製品および研究資料、法的およびコンプライアンスファイル、監査証跡、および関連するメタデータが挙げられます。
記録には、ウェブ、デスクトップ、モバイルのいずれでアクセスされたかにかかわらず、会社が管理するシステム、および会社が承認したサードパーティのサービスやコラボレーションツール（クラウドストレージ、SaaSアプリ、メッセージングプラットフォーム、コードリポジトリ、カスタマーサポートシステム、生産性向上スイートなど）を使用して保存または送信された項目が含まれます。
4.0 データ保持ポリシー
4.1 保存期間が経過したら、すべての紙媒体の記録はシュレッダーで裁断して廃棄し、すべての電子記録およびシステム記録は消去して削除する必要があります。記録が添付の付録のいずれにも該当しない場合は、 SAS記録保存および廃棄スケジュール標準に従って保存期間を策定し、文書化する必要があります。
4.2 JMPは、Outlook、Teams、SharePointなどのMicrosoft Office 365製品のデータ保持期間を設定しています。Microsoft Office 365に保存されているデータは、最終更新日を基準に削除されます。付録Aに記載されているデータ保持期間は、SAS、JMP、およびIDeaSのすべてに一律に適用されます。
4.3 Salesforce レコードは、付録 Bの保持スケジュールに従って維持および廃棄されます。
4.4 DocuSign CLM の記録は、付録 Cの保存スケジュールに従って維持および廃棄されます。
4.5 人事記録は、付録 Dの保存スケジュールに従って保管および廃棄されます。人事部は、SAS の業務記録保存に関する企業方針、および記録保存を規定する連邦法および州法に従って、人事記録を保存および破棄します。この情報は、人事部の従業員が、電子メール、ウェブ ファイル、テキスト ファイル、音声ファイルおよび動画ファイル、PDF 文書、すべての Microsoft Office ファイル、またはその他の形式のファイルを含む電子文書を保存する義務を理解するのに役立つことを目的としています。
4.6 財務および調達記録（財務ソフトウェア（例：Zip、Magento、NetSuite）に保存されているものを含む）は、付録Eの保持スケジュールに従って維持および廃棄されます。特に指定がない限り、すべての保持期間は、契約完了、リース終了、雇用終了、資産処分、投資売却などの年の12月31日から開始され、当該契約、リース等の明示的な条項によりより長い期間が要求される場合、または法律により要求される場合（訴訟ホールドなど）を除き、適用されます。このポリシーの遵守を確保するのは、各財務マネージャーの責任です。各財務マネージャーは、電子記録およびシステム記録がこのポリシーに従って消去および廃棄されるように、IT部門の担当者と連携する必要があります。財務部門は、このポリシーの遵守を確保するために、各ベンダーと協力します。外部サービスプロバイダーの例には、アウトソーシングされた給与計算プロバイダー、クレジットカード申請会社、金融機関などが含まれますが、これらに限定されません。保管期間が経過したら、紙媒体の記録はすべてシュレッダーで裁断し、電子データおよびシステム上の記録はすべて消去する必要があります。記録の廃棄完了目標は、毎年第2四半期末です。財務担当シニアディレクターは、この遵守を確保する責任を負います。
4.7 マーケティング記録は、付録Fの保存スケジュールに従って保管および廃棄されます。
5.0 データ分類
5.1 このセクションは、JMPが所有、収集、使用、共有、または処理するすべての記録に適用されます。これには、形式や媒体に関係なく、サードパーティのプラットフォーム（Microsoft Office 365、Salesforce、DocuSignなど）に保存または処理される記録も含まれます。すべての記録は、その機密レベルおよび適用されるすべての法的、規制的、契約上の義務に従って分類および取り扱われなければなりません。
5.2 JMPは、随時改訂される可能性のあるSASデータ分類および取り扱いポリシー（以下「 SAS DCHポリシー」といいます）を採用し、参照により組み込みます。当該ポリシーの更新は、公開と同時に自動的にJMPに組み込まれ、適用されます。これにより、SAS標準に準拠したJMPレコードの一貫した分類および取り扱いが保証されます。明確にするために、JMPの担当者（従業員、契約社員、その他の承認済みユーザー）は、SAS DCHポリシーの目的上「SASアソシエイト」とみなされ、その要件に完全に準拠する必要があります。
5.3 JMP担当者は、表1「データ分類定義、技術」を使用して、取り扱うレコードの適切な分類レベルを決定する必要があります。
SAS DCH ポリシーのコントロールと例（「 SAS 表 1 」）を参照してください。付録 G では、一般的な JMP レコード タイプがこれらの分類レベルにどのように対応しているかを示す JMP 固有の例を提供しています。これらの例は、SAS 表 1 の例を補完するものであり、置き換えるものではありません。
5.4 個人を特定できる情報を含むすべての記録は、SASの機密情報および専有情報の使用と開示に関する方針に基づき、「機密情報および専有情報」とみなされます。これらの記録の使用、開示、および破棄はすべて、当該方針に従って行われなければなりません。このような情報へのアクセスは、必要最小限の範囲でのみ許可され、秘密保持契約またはその他の契約上の保護条項に準拠する必要があります。
6.0 コンプライアンス
6.1 本ポリシーを遵守しない場合、SASのグローバル行動規範に概説されているように、解雇を含む懲戒処分を受ける可能性があります。
7.0 訴訟ホールド
7.1 JMPが実際の訴訟または潜在的な訴訟に関与している場合など、場合によっては、JMP法務部は、標準的な保存規則でデータの廃棄が認められる場合でも、特定の記録に対して「法的保留」を課すことがあります。法的保留が定められた廃棄期間と矛盾する場合、該当する記録は保存する必要があります。いかなる状況においても、調査または訴訟を妨害する意図で、記録または文書を隠蔽、改ざん、または破棄してはなりません。
付録A Microsoft 365
| レコードタイプ |
保存スケジュール |
| Outlook: メール、カレンダー、To Do、タスク、メモ、ユーザーと 共有/汎用メールボックス 保持ポリシーの影響を受けない連絡先 |
3.0年 |
| チーム：チャンネル投稿 これらはTeamsチャネルに投稿されたメッセージです。 |
3.0年 |
| チーム：チャットメッセージ これらは「チャット」アイコンに表示されているメッセージです。 |
180日間 |
| チーム：非アクティブチームの有効期限 チームに対する変更や更新はすべて活動とみなされます。 |
1.0年 |
| チーム：会議の録画 Microsoftが定める日付以降に記録される新規の会議録画のみが影響を受けます。 |
60日間 |
| SharePoint: ファイル、フォルダー、リストアイテムなど TeamsのバックエンドはSharePoint（Wiki、ファイル、チャネルメッセージ）です。 |
3.0年 |
| OneDrive for Business：ファイル、フォルダーなど |
3.0年 |
| OneNote |
3.0年 |
| O365グループ |
3.0年 |
免除手続き
上記の表に示されているよりも長い保存期間を必要とする事業部門は、有効なビジネス要件を満たすMicrosoft Office 365ドキュメントに、事前に承認された免除ラベルを適用できます。Microsoft Office 365コンテンツの事前承認済み免除期間は以下のとおりです。
- 5年ラベル
- 7年間のレーベル
- 10年レーベル
- 15年レーベル
- 50周年記念レーベル
付録B Salesforceレコード
| レコードタイプ |
保存スケジュール |
保存期間の開始 |
処分方法 |
所有者 |
| アカウント |
10年
|
最新の関連契約の終了日または最新の契約の終了日 関連する機会
|
消去 |
販売 / 仕事 業務 |
| 連絡先 |
10年
|
現在のお客様：直近のソフトウェア認証または契約の終了日。 見込み顧客：My JMPへの最終アクティビティ日時または最終ログイン日時 |
消去 |
販売 |
| リード |
5年 |
最後のアクティビティ |
消去 |
マーケティング／営業 |
| 機会 |
10年 |
締め切り日 |
消去 |
販売 / 仕事 業務 |
| 事例 |
10年 |
締め切り日 |
消去 |
テクニカルサポート |
| 名言集 |
10年 |
終了日
|
消去 |
販売 / 仕事 業務 |
| 販売注文 |
10年 |
終了日 |
消去 |
販売 / 仕事 業務 |
| 契約 |
10年 |
直近の関連契約の終了日、または直近の関連案件の終了日。 |
消去 |
事業運営 |
| ソフトウェア認証に関するお問い合わせ |
10年 |
関連契約の終了日 |
消去 |
ユーザー有効化 |
| レコードタイプ |
保存スケジュール |
保存期間の開始 |
処分方法 |
所有者 |
| ソフトウェア認証 |
10年 |
関連契約の終了日 |
消去 |
ユーザー有効化 |
| ユーザー記録 |
2年 |
無効化日、最終ログイン日、およびアクティブチェックボックスがオフになっている |
匿名化する |
デジタルオペレーション （セールスフォースチーム） |
| コミュニティユーザー |
10年 |
無効化日、最終ログイン日、およびアクティブチェックボックスがオフになっている |
匿名化する |
ユーザー有効化 |
| アマゾンボイス |
1年 |
作成日 |
消去 |
ユーザー有効化 |
| OwnBackup |
3年 |
作成日 |
消去 |
デジタルオペレーション |
| その他のすべての記録 |
5年 |
最終更新日 |
消去 |
デジタルオペレーション |
付録C DocuSign CLM
| レコードの種類／フォルダ |
保存スケジュール |
開始 保存期間 |
| Salesforce（顧客契約の履行） |
12年 |
非アクティブ日 |
| 顧客契約 |
12年 |
非アクティブ日 |
| 顧客向け下書き |
1年 |
最終更新日 |
| 秘密保持契約書草案 |
1年 |
最終更新日 |
| 秘密保持契約書に署名済み |
25年 |
作成日 |
| ツールボックスアーカイブ |
15年 |
最終更新日 |
| ツールボックス |
永続 |
永続 |
| 企業 |
15年 |
最終更新日 |
| コンプライアンスおよび人事 |
サブフォルダーを参照 |
サブフォルダーを参照 |
| 反汚職 |
永続 |
永続 |
| 監査／レビュー／調査 |
永続 |
永続 |
| 公開ECCNチャート |
永続 |
永続 |
| 雇用／人事 |
永続 |
永続 |
| コンプライアンス |
15年 |
最終更新日 |
| プライバシー |
15年 |
最終更新日 |
| 事業運営および法務コミュニケーション |
12年 |
最終更新日 |
| 政府関係 |
15年 |
最終更新日 |
| 個別のワークスペース |
15年 |
最終更新日 |
| 研究フェローシップ契約 |
12年 |
非アクティブ日 |
| 単独供給契約書 |
12年 |
非アクティブ日 |
| ベンダー契約 |
12年 |
非アクティブ日 |
*非アクティブデータとは、ライセンス契約が終了または失効する日付です。この日付はSalesforceから取得され、契約が更新された際（顧客による請求書の支払い、または契約の変更による場合）に自動的に更新されます。
付録D 人事記録*
| レコードタイプ |
保存スケジュール |
| 人事ファイル |
| 採用および募集記録（身元調査、昇進、降格、異動、一時解雇／解雇記録を含む）、求人広告または求人に関する通知、研修プログラム、昇進、または残業機会に関する情報 |
雇用終了日＋5年
|
| 給与額、報酬条件 |
| 履歴書、応募書類、面接メモなどを含む、雇用に関する問い合わせ記録 |
| 研修または「見習い」のための選抜 |
| 合理的配慮の要請（ADAのみ） |
| 職業紹介所または労働組合に提出された求人情報 |
| 雇用契約および団体交渉協定 |
| 以下の書類のコピー：従業員福利厚生制度、勤続年数制度、および業績評価制度 |
| 強制解雇された人々の記録 |
| 苦情、コンプライアンス審査、執行措置に関する記録 |
| 雇用記録 |
| 雇用および採用記録には、雇用問い合わせ記録、応募書類、面接メモ、応募者フロー記録、紹介および配置表、職務またはステータスの変更、候補者が記入したテスト用紙などが含まれます。 |
悪影響が解消されてから2年後 |
| 契約書、計画書、通知書、証明書 |
前回の発効日から3年 |
| I-9フォーム |
採用日から3年後、または個人の退職日から1年後（いずれか遅い方） |
| EEOC規則に基づく徒弟制度記録（タイトルVII、ADA、GINAを含む） |
申請書受領日から2年、または選考された応募者の見習い期間（EEOCが年次報告を要求する場合）のうち、いずれか遅い方 |
| GINAに基づく従業員の遺伝情報記録 |
保存期間は特に定められていませんが、この情報は機密性の高い医療情報として取り扱う必要があります。 ADA（アメリカ障害者法）に基づいて記録する |
| 連邦政府契約業者記録 |
| 採用、募集、人事記録 |
記録が作成された日から2年、または 人事措置が後に行われた場合
|
| タイムカード、賃金率、賃金の加算および控除、該当する場合は賃金における性差の根拠を含む給与記録。 |
| 医療記録 |
| 福利厚生制度、勤続年数、業績評価制度 |
| E-Verifyの書類 |
採用日から3年後、または個人の退職日から1年後（いずれか遅い方） |
| 採用／選考プロセスの検証記録 |
以下のいずれかの事象が発生した日から6年後：（1）対象となる5万ドルの契約の満了日、または（2）検証証拠に関連する選考プロセスの中止日のいずれか早い方 |
| アファーマティブ・アクション・プログラムのアウトリーチ、データ、および分析記録 |
記録作成から3年 |
| 給与記録 |
| 給与記録または従業員データを含むその他の記録。これには、氏名、住所、生年月日、性別、職業、勤務時間、賃金情報（時給、各給与期間の合計額、日給／週給、残業時間など）が含まれます。 |
雇用期間プラス5年 |
| 賃金支払いに関する記録。これには、職務記述書、職務評価、業績評価制度および／または勤続年数制度、労働協約、異性間の賃金格差の根拠の説明を含む慣行の説明などが含まれる。 |
| 販売および購入記録 |
3年間 |
| 従業員の休暇に関する詳細、休暇および福利厚生に関する規定文書など。 |
最終入国日から3年 |
| 賃金計算の基礎として使用される記録 |
最終入力日または最終有効日から2年 |
| 従業員福利厚生記録 |
| ERISAに基づく報告および開示記録 |
申請から7年後 |
| ERISAに基づく給付決定記録 |
7年後 参加者の給付金の決定と支払い |
| 福利厚生制度、勤続年数および業績評価制度 アデア |
計画／制度が有効である全期間、および計画／制度の終了後少なくとも1年間 |
| HIPAAプライバシー記録に関する文書 |
記録作成日から6年、または記録が最後に有効であった日（いずれか遅い方） |
| COBRAレコード |
COBRA通知が出された日から6年 |
| 医療記録または曝露記録 |
|
| 医療記録 |
最終入国日から3年 |
| ログ、インシデント報告書など |
それらが関連する年の末日から5年。 |
| 従業員の曝露記録、曝露記録または医療記録を用いた分析 |
30年（例外あり） |
| OSHAに基づく従業員の医療記録 |
雇用期間プラス30年 |
※これらの記録は現在すべてSAS Institute Inc.によって管理されています。
付録E財務記録
| レコードタイプ |
保存スケジュール |
| 買掛金レポート、分析ファイル、オリジナル文書 |
7.0年 |
| 売掛金レポート、分析ファイル、オリジナル文書 |
7.0年 |
| 年間予算と財務計画 |
7.0年 |
| 年次財務諸表、報告書、試算表 |
永続 |
| 監査報告書（外部監査、内部監査） |
永続 |
| 銀行取引明細書と使用済み小切手 |
7.0年 |
| 従業員の経費報告書 |
7.0年 |
| 総勘定元帳（取引明細） |
7.0年 |
| 中間財務諸表 |
7.0年 |
| 内部監査の作業文書および調査結果 |
7.0年 |
| 投資記録 |
7.0年 |
| 給与計算用紙と給与税申告書 |
7.0年 |
| システムレコード（財務システム内に存在するレコード） – マスターデータ |
永続 |
| システム記録（金融システム内に存在する記録） – 取引データおよびアップロードされた電子ファイル |
7.0年 |
| 税務監査記録 |
永続 |
| 税金請求書、領収書、明細書 |
7.0年 |
| 税務申告書 – 所得税、フランチャイズ税、不動産税、売上税 |
永続 |
| 税金免除書類 |
永続 |
| その他のすべての記録 |
7.0年 |
付録F マーケティング記録
| レコードタイプ |
保存スケジュール |
| ブランドと認知度 例：ブランドガイドライン、ブランドキャンペーン、主要イベントなど。 |
5.0年 |
| 企業と検証 例：データ活用による社会貢献、企業概要、信頼 センター、採用情報、お客様、お問い合わせ、法務、アナリストの見解、ポッドキャスト、講演者紹介、パートナー、広報、プレスリリースなど。 |
5.0年 |
| 製品、ソリューション、および業界 例：業界、製品、ソリューション、トライアル、デモ、ホワイトペーパー、電子書籍、イベント、ウェビナーなど。 |
5.0年 |
| 婚約 例：教育、研修、資格認定、学習、サポート、ブログなど。 |
5.0年 |
| 内部資産 例：タウンホールミーティング、社内イベント、会社沿革、表彰と昇進、競合情報コンテンツ、JMPの内部情報など。 |
5.0年 |
| 会社沿革 |
永久 – 選択者 マーケティングリーダーシップチーム |
付録G
これらのJMP固有の例は、JMP担当者が一般的なJMPレコードが既存のデータ分類レベルにどのように対応しているかをより簡単に把握するのに役立ちます。これらはSAS DCHポリシーまたはSAS表1に取って代わるものではありません。この付録とSASポリシーとの間に矛盾がある場合は、SASポリシーが優先されます。
elikemdodor_0-1777640017892.png
erickapirozzi_1-1787680987473.png
