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1.0 Sintesi esecutiva
Lo scopo di questa politica è stabilire i requisiti per la conservazione e lo smaltimento dei documenti di JMP e definire come tali documenti vengono classificati e gestiti in base alla loro sensibilità. Questa politica è concepita per prevenire la distruzione prematura o tardiva dei documenti. La distruzione prematura potrebbe comportare la perdita di informazioni preziose, rischi di non conformità e possibili implicazioni legali. La distruzione tardiva potrebbe comportare costi eccessivi per l'archiviazione, la manutenzione e il recupero di documenti che non sono più utili per l'attività aziendale, nonché implicazioni legali per la presenza di informazioni obsolete. I periodi di conservazione sono determinati in base alle esigenze aziendali e ai requisiti legali/normativi.
2.0 Ambito di applicazione
Questa procedura è gestita e amministrata dall'Ufficio Legale e si applica a tutti i dipendenti di JMP Statistical Discovery LLC (“ JMP ”).
3.0 Definizioni
3.1 Documenti . Per " Documenti " si intendono tutte le informazioni, i dati, i contenuti o i materiali creati, ricevuti, raccolti, elaborati o conservati da o per conto di JMP nel corso dell'attività aziendale, in qualsiasi formato o supporto e in qualsiasi luogo. I Documenti includono anche i dati generati dal sistema e la telemetria (ad esempio, registri di controllo e registri di accesso) necessari per scopi legali, normativi, di sicurezza o aziendali. Esempi includono documenti, e-mail, messaggi, chat, contratti, fogli di calcolo, presentazioni, disegni, progetti, codice sorgente, database e set di dati, registri, file audio o video, immagini, pagine web, voci di calendario, elenchi di attività, note, moduli, sondaggi, registri delle transazioni, fatture, ricevute, bilanci, file delle risorse umane, materiali di formazione, risorse di marketing, materiali di prodotto e di ricerca, file legali e di conformità, tracce di controllo e metadati correlati.
I record comprendono gli elementi archiviati o inviati tramite sistemi gestiti dall'azienda e servizi e strumenti di collaborazione di terze parti approvati dall'azienda (come archiviazione cloud, app SaaS, piattaforme di messaggistica, repository di codice, sistemi di assistenza clienti e suite di produttività), indipendentemente dal fatto che vi si acceda tramite web, desktop o dispositivi mobili.
4.0 Politica di conservazione dei dati
4.1 Una volta scaduto il periodo di conservazione, tutti i documenti cartacei devono essere distrutti tramite triturazione e tutti i documenti elettronici e di sistema devono essere eliminati definitivamente. Nel caso in cui un documento non rientri in una delle appendici allegate, i periodi di conservazione devono essere definiti e documentati in conformità con lo standard SAS per la pianificazione della conservazione e dello smaltimento dei documenti .
4.2 JMP ha implementato i periodi di conservazione per i prodotti Microsoft Office 365, come Outlook, Teams e SharePoint. I dati archiviati in Microsoft Office 365 sono soggetti a rimozione in base alla data dell'ultima modifica. I periodi di conservazione indicati nell'Appendice A vengono applicati uniformemente a tutti i prodotti SAS, JMP e IDeaS.
4.3 I record di Salesforce saranno conservati ed eliminati in conformità con il piano di conservazione riportato nell'Appendice B.
4.4 I documenti in DocuSign CLM saranno conservati ed eliminati in conformità con il piano di conservazione riportato nell'Appendice C.
4.5 I documenti delle Risorse Umane saranno conservati ed eliminati in conformità con il Piano di Conservazione riportato nell'Appendice D. Le Risorse Umane conservano ed eliminano i documenti del personale in conformità con le politiche aziendali di SAS in materia di conservazione dei documenti aziendali, nonché con le leggi federali e statali che regolano la conservazione dei documenti. Queste informazioni hanno lo scopo di aiutare i dipendenti delle Risorse Umane a comprendere i propri obblighi in merito alla conservazione dei documenti elettronici, inclusi e-mail, file web, file di testo, file audio e video, documenti PDF e tutti i file di Microsoft Office o di altri formati.
4.6 I documenti relativi a finanza e approvvigionamento, inclusi quelli archiviati in software finanziari (ad esempio, Zip, Magento e NetSuite), saranno conservati ed eliminati in conformità con il Piano di conservazione riportato nell'Appendice E. Salvo diversa indicazione, tutti i periodi di conservazione iniziano il 31 dicembre dell'anno di conclusione del contratto, di risoluzione del contratto di locazione, di cessazione del rapporto di lavoro, di dismissione di beni o di vendita di investimenti, ecc. e si applicheranno a meno che non sia richiesto un periodo più lungo in base ai termini espliciti di tale contratto, locazione, ecc. o altrimenti richiesto dalla legge (ad esempio, blocco per contenzioso). È responsabilità di ciascun responsabile finanziario garantire la conformità con la presente Politica. Ciascun responsabile finanziario deve coordinarsi con il proprio referente del reparto IT per garantire che i documenti elettronici e di sistema vengano eliminati ed eliminati in conformità con la presente Politica. Il reparto Finanza collaborerà con ciascuno dei nostri fornitori per garantire la conformità con la presente Politica. Esempi di fornitori di servizi esterni includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: fornitori di servizi di elaborazione paghe in outsourcing, società di elaborazione di carte di credito e istituti finanziari. Una volta scaduto il periodo di conservazione, tutti i documenti cartacei devono essere distrutti tramite triturazione e tutti i documenti elettronici e di sistema devono essere eliminati ed eliminati. La data prevista per l'eliminazione dei documenti è la fine del secondo trimestre di ogni anno. Il Direttore Finanziario Senior è responsabile di garantire il rispetto di tale termine.
4.7 I documenti di marketing saranno conservati ed eliminati in conformità con il piano di conservazione riportato nell'Appendice F.
5.0 Organizzazione dei dati
5.1 La presente sezione si applica a tutti i Record posseduti, raccolti, utilizzati, condivisi o elaborati da JMP, inclusi quelli archiviati o elaborati tramite piattaforme di terze parti (ad esempio, Microsoft Office 365, Salesforce e DocuSign), indipendentemente dal formato o dal supporto. Tutti i Record devono essere classificati e gestiti in base al loro livello di sensibilità e a tutti gli obblighi legali, normativi e contrattuali applicabili.
5.2 JMP adotta e incorpora per riferimento la Politica di classificazione e gestione dei dati di SAS (" Politica SAS DCH "), così come potrà essere modificata di volta in volta; qualsiasi aggiornamento a tale politica viene automaticamente incorporato e si applica a JMP al momento della pubblicazione. Ciò garantisce una classificazione e una gestione coerenti dei record di JMP in conformità con gli standard SAS. Per chiarezza, il personale di JMP (dipendenti, collaboratori e altri utenti autorizzati) è considerato "Associati SAS" ai fini della Politica SAS DCH ed è pienamente soggetto ai suoi requisiti.
5.3 Il personale JMP deve determinare il livello di classificazione appropriato per i record che gestisce utilizzando la Tabella 1, Definizioni di classificazione dei dati, Tecnico
Controlli ed esempi (“ Tabella SAS 1 ”), nella politica SAS DCH. L'Appendice G fornisce esempi specifici per JMP per illustrare come i tipi di record JMP comuni si allineano a tali livelli di classificazione. Questi esempi sono intesi a integrare, non a sostituire, gli esempi nella Tabella SAS 1.
5.4 Tutti i documenti contenenti informazioni che consentono l'identificazione personale sono considerati "riservati e proprietari" ai sensi della Politica di SAS sull'uso e la divulgazione di informazioni riservate e proprietarie . Qualsiasi utilizzo, divulgazione e distruzione di tali documenti deve avvenire in conformità con tale politica. L'accesso a tali informazioni è consentito solo in base alla necessità di conoscere e in conformità con i termini di qualsiasi accordo di non divulgazione o altra forma di protezione contrattuale.
6.0 Conformità
6.1 La mancata osservanza della presente Politica può comportare provvedimenti disciplinari, fino al licenziamento, come previsto dalla Politica di condotta globale di SAS .
7.0 Blocco per contenzioso
7.1 In alcuni casi, ad esempio quando JMP è coinvolta in un contenzioso effettivo o potenziale, l'Ufficio legale di JMP può imporre un "blocco legale" su specifici documenti, anche se le normali regole di conservazione suggeriscono che i dati possono essere eliminati. Quando un blocco legale è in conflitto con un periodo di eliminazione definito, i documenti interessati devono essere conservati. In nessun caso alcun documento o registro deve essere nascosto, alterato o distrutto con l'intento di ostacolare un'indagine o un contenzioso.
Appendice A Microsoft 365
| Tipo di record |
Programma di conservazione |
| Outlook: e-mail, calendario, cose da fare, attività, note, utente e Caselle di posta condivise/generiche Contatti non interessati dalle politiche di conservazione |
3 anni |
| Team: Post del canale Questi sono i messaggi pubblicati in un canale di Teams. |
3 anni |
| Teams: Messaggi di chat Questi sono i messaggi visualizzati nell'icona "Chat". |
180 giorni |
| Squadre: Scadenza della squadra inattiva Qualsiasi modifica o aggiornamento a un Team costituisce un'attività. |
1,0 anni |
| Team: Registrazioni delle riunioni Solo le nuove registrazioni delle riunioni saranno interessate dopo la data stabilita da Microsoft. |
60 giorni |
| SharePoint: file, cartelle, elementi di elenco, ecc. Il backend di Teams è SharePoint (Wiki, File, Messaggi di canale). |
3 anni |
| OneDrive for Business: file, cartelle, ecc. |
3 anni |
| OneNote |
3 anni |
| Gruppi O365 |
3 anni |
Procedure di esenzione
Le unità aziendali che necessitano di periodi di conservazione più lunghi rispetto a quelli indicati nella tabella precedente possono applicare etichette di esenzione preapprovate ai propri documenti di Microsoft Office 365 che soddisfano validi requisiti aziendali per l'esenzione. I periodi di esenzione preapprovati per i contenuti di Microsoft Office 365 sono i seguenti:
- Etichetta valida per 5 anni
- Etichetta di 7 anni
- Etichetta decennale
- Etichetta con 15 anni di storia
- Etichetta cinquantennale
Appendice B Record di Salesforce
| Tipo di record |
Programma di conservazione |
Inizio del periodo di conservazione |
Metodo di smaltimento |
Proprietario |
| Conti |
10 anni
|
Data di fine del contratto associato più recente o data di chiusura del contratto più recente opportunità associata
|
Eliminare |
Saldi / Attività commerciale Operazioni |
| Contatti |
10 anni
|
Cliente attuale: data di scadenza dell'autorizzazione software o del contratto più recente. Potenziale cliente: data dell'ultima attività o ultimo accesso a My JMP |
Eliminare |
Saldi |
| Conduce |
5 anni |
Ultima attività |
Eliminare |
Marketing / Vendite |
| Opportunità |
10 anni |
Data di chiusura |
Eliminare |
Saldi / Attività commerciale Operazioni |
| Casi |
10 anni |
Data di chiusura |
Eliminare |
Supporto tecnico |
| Citazioni |
10 anni |
Data di fine
|
Eliminare |
Saldi / Attività commerciale Operazioni |
| ordini di vendita |
10 anni |
Data di fine |
Eliminare |
Saldi / Attività commerciale Operazioni |
| Contratti |
10 anni |
Data di scadenza del contratto più recente o data di chiusura dell'opportunità più recente. |
Eliminare |
Operazioni aziendali |
| Contatta l'ufficio autorizzazione del software |
10 anni |
Data di scadenza del contratto associato |
Eliminare |
Abilitazione dell'utente |
| Tipo di record |
Programma di conservazione |
Inizio del periodo di conservazione |
Metodo di smaltimento |
Proprietario |
| Autorizzazione del software |
10 anni |
Data di scadenza del contratto associato |
Eliminare |
Abilitazione dell'utente |
| Record utente |
2 anni |
Data di disattivazione, data dell'ultimo accesso e casella di controllo "Attivo" deselezionata |
Anonimizzare |
Operazioni digitali (Team Salesforce) |
| Utenti della community |
10 anni |
Data di disattivazione, data dell'ultimo accesso e casella di controllo "Attivo" deselezionata |
Anonimizzare |
Abilitazione dell'utente |
| Amazon Voice |
1 anno |
Data di creazione |
Eliminare |
Abilitazione dell'utente |
| OwnBackup |
3 anni |
Data di creazione |
Eliminare |
Operazioni digitali |
| Tutti gli altri record |
5 anni |
Data dell'ultimo aggiornamento |
Eliminare |
Operazioni digitali |
Appendice C DocuSign CLM
| Tipo di record/Cartella |
Programma di conservazione |
Inizio di Periodo di conservazione |
| Salesforce (contratti con i clienti eseguiti) |
12 anni |
Data di inattività |
| Contratti con i clienti |
12 anni |
Data di inattività |
| Bozze dei clienti |
1 anno |
Data dell'ultima modifica |
| Bozze di accordi di riservatezza |
1 anno |
Data dell'ultima modifica |
| Accordo di riservatezza firmato |
25 anni |
Data di creazione |
| Archivi della cassetta degli attrezzi |
15 anni |
Data dell'ultima modifica |
| Cassetta degli attrezzi |
Permanente |
Permanente |
| Aziendale |
15 anni |
Data dell'ultima modifica |
| Conformità e risorse umane |
Vedi le sottocartelle |
Vedi le sottocartelle |
| Anticorruzione |
Permanente |
Permanente |
| Audit/Revisioni/Indagini |
Permanente |
Permanente |
| Grafico ECCN pubblico |
Permanente |
Permanente |
| Occupazione/Risorse umane |
Permanente |
Permanente |
| Conformità |
15 anni |
Data dell'ultima modifica |
| Privacy |
15 anni |
Data dell'ultima modifica |
| Operazioni aziendali e comunicazione legale |
12 anni |
Data dell'ultima modifica |
| Affari governativi |
15 anni |
Data dell'ultima modifica |
| Postazione di lavoro individuale |
15 anni |
Data dell'ultima modifica |
| Accordi per borse di ricerca |
12 anni |
Data di inattività |
| Lettere di fornitore unico |
12 anni |
Data di inattività |
| Contratti con i fornitori |
12 anni |
Data di inattività |
*I dati inattivi indicano la data di scadenza o di cessazione del contratto di licenza. Questa data verrà estratta da Salesforce e aggiornata automaticamente al momento del rinnovo del contratto (tramite il pagamento di una fattura da parte del cliente o tramite una modifica).
Appendice D Documentazione relativa alle risorse umane*
| Tipo di record |
Programma di conservazione |
| Fascicolo personale |
| Documentazione relativa ad assunzioni e reclutamento, inclusi controlli dei precedenti, promozioni, retrocessioni, trasferimenti, licenziamenti/cessazioni del rapporto di lavoro, annunci o avvisi relativi a posizioni aperte, programmi di formazione, promozioni o opportunità di lavoro straordinario. |
Data di fine del rapporto di lavoro più cinque (5) anni
|
| Tariffe di pagamento, termini di retribuzione |
| Documentazione relativa alle richieste di impiego, inclusi curriculum vitae, domande di lavoro e appunti dei colloqui. |
| Selezione per la formazione o l'“apprendistato” |
| Richieste di accomodamento ragionevole (solo ai sensi dell'ADA) |
| Offerte di lavoro inviate ad agenzie per l'impiego o organizzazioni sindacali. |
| Contratti di lavoro e contratti collettivi di lavoro |
| Copie di: piani di previdenza complementare, sistemi di anzianità e sistemi di merito. |
| Registri di coloro che sono stati licenziati involontariamente |
| Documentazione relativa a reclami, verifiche di conformità, azioni di applicazione della legge |
| Documentazione relativa all'occupazione |
| Documentazione relativa ad assunzioni e reclutamento, inclusi registri delle richieste di impiego, candidature, appunti dei colloqui, registri del flusso dei candidati, tabella dei rinvii e degli inserimenti, modifiche di posizione o stato, test completati dai candidati. |
Due (2) anni dopo che l'impatto negativo è stato eliminato |
| Accordi, piani, avvisi, certificati |
Tre (3) anni dalla data di efficacia precedente |
| Moduli I-9 |
Tre (3) anni dopo la data di assunzione OPPURE 1 anno dopo la data di cessazione del rapporto di lavoro dell'individuo, se successiva |
| Registri di apprendistato ai sensi delle normative EEOC, tra cui il Titolo VII, l'ADA e il GINA. |
Due (2) anni dalla data di ricezione della domanda OPPURE il periodo di apprendistato del candidato selezionato (se l'EEOC richiede una relazione annuale) se successivo |
| Registri delle informazioni genetiche dei dipendenti ai sensi del GINA |
Non è specificato alcun periodo di conservazione, ma queste informazioni devono essere trattate come informazioni mediche riservate. registrazione come regolamentato ai sensi dell'ADA |
| Registri dei contraenti federali |
| Assunzioni, reclutamento e gestione del personale |
Due (2) anni dalla data in cui è stato effettuato il record o dalla data in cui se in seguito si è verificata un'azione del personale
|
| Documentazione relativa alle buste paga, inclusi fogli presenze, tariffe salariali, aggiunte e detrazioni salariali e, se del caso, le motivazioni alla base delle differenze salariali tra i sessi. |
| Cartelle cliniche |
| Piani previdenziali, sistemi di anzianità e di merito |
| Documentazione E-Verify |
Tre (3) anni dopo la data di assunzione OPPURE 1 anno dopo la data di cessazione del rapporto di lavoro dell'individuo, se successiva |
| Registri di convalida del processo di assunzione/selezione |
Sei (6) anni dopo: (1) la scadenza del contratto qualificante da $ 50.000, o (2) l'interruzione del processo di selezione a cui si riferisce la prova di convalida, a seconda di quale dei due si verifichi per primo |
| Dati, statistiche e registri di analisi relativi al programma di azioni positive. |
Tre (3) anni dalla creazione del record |
| Registri delle buste paga |
| Documenti relativi alle buste paga o altri registri contenenti dati dei dipendenti, inclusi nome, indirizzo, data di nascita, sesso e professione, orario di lavoro, informazioni sulla retribuzione (tariffa oraria, totale per ogni periodo di paga, guadagni giornalieri/settimanali, ore di straordinario, ecc.). |
Durata dell'impiego più cinque (5) anni |
| Documentazione relativa al pagamento dei salari, comprese le descrizioni delle mansioni, le valutazioni delle mansioni, i sistemi di merito e/o anzianità, i contratti collettivi di lavoro, la descrizione delle prassi con la spiegazione delle motivazioni alla base della differenza salariale tra dipendenti di sesso opposto. |
| Registri di vendite e acquisti |
Tre (3) anni |
| Dettagli sui congedi dei dipendenti, documenti relativi alle politiche sui congedi e sui benefit, ecc. |
Tre (3) anni dalla data dell'ultimo ingresso |
| Registri utilizzati come base per il calcolo dei salari |
Due (2) anni dalla data dell'ultima entrata o dell'ultima data di validità |
| Registri relativi ai benefici per i dipendenti |
| Registri di segnalazione e divulgazione ai sensi dell'ERISA |
Sette (7) anni dopo la presentazione |
| Documentazione relativa alla determinazione delle prestazioni ai sensi dell'ERISA |
Sette (7) anni dopo un determinazione e pagamento delle prestazioni del partecipante |
| Piani di benefici e sistemi di anzianità e merito nell'ambito del ADEA |
Per tutto il periodo in cui il piano/sistema è in vigore E per almeno un (1) anno dopo la cessazione del piano/sistema |
| Documenti relativi ai dati personali soggetti alla normativa HIPAA |
Sei (6) anni dalla data di creazione del documento OPPURE dalla data in cui è stato in vigore per l'ultima volta, se successiva |
| Registri COBRA |
Sei (6) anni dalla data in cui viene dato l'avviso COBRA |
| Documentazione medica o relativa all'esposizione |
|
| Cartelle cliniche |
Tre (3) anni dalla data dell'ultimo ingresso |
| Registri, moduli di segnalazione degli incidenti, ecc. |
Cinque (5) anni dopo la fine dell'anno a cui si riferiscono. |
| Registri di esposizione dei dipendenti, analisi basate su dati di esposizione o cartelle cliniche. |
Trenta (30) anni (con eccezioni) |
| Cartelle cliniche dei dipendenti ai sensi dell'OSHA |
Durata dell'impiego più trenta (30) anni |
*Attualmente tutti questi dati sono gestiti da SAS Institute Inc.
Appendice ERegistri finanziari
| Tipo di record |
Programma di conservazione |
| Report sui conti fornitori, file di analisi, documenti originali |
7 anni |
| Report sui crediti, file di analisi, documenti originali |
7 anni |
| Bilanci annuali e piani finanziari |
7 anni |
| Bilanci annuali, relazioni finanziarie, bilanci di verifica |
Permanente |
| Rapporti di audit (esterni, interni) |
Permanente |
| Estratti conto bancari e assegni annullati |
7 anni |
| Rapporti sulle spese dei figli |
7 anni |
| Registri contabili generali (dettagli delle transazioni) |
7 anni |
| Bilancio intermedio |
7 anni |
| Documenti di lavoro e risultati dell'audit interno |
7 anni |
| Registri degli investimenti |
7 anni |
| Moduli per la gestione delle buste paga e dichiarazioni dei redditi relative alle imposte sul lavoro dipendente. |
7 anni |
| Record di sistema (record residenti all'interno di un sistema finanziario) – Dati master |
Permanente |
| Registri di sistema (registri residenti all'interno di un sistema finanziario) – Dati transazionali e file elettronici caricati |
7 anni |
| Registri delle verifiche fiscali |
Permanente |
| Bollette fiscali, ricevute, estratti conto |
7 anni |
| Dichiarazioni dei redditi – Reddito, Franchising, Proprietà, Vendite |
Permanente |
| Documenti relativi alle imposte e alle esenzioni |
Permanente |
| Tutti gli altri record |
7 anni |
Appendice F Documenti di marketing
| Tipo di record |
Programma di conservazione |
| Marchio e notorietà Esempi: linee guida del marchio, campagne di marketing, eventi di punta e altro ancora. |
5 anni |
| Azienda e convalida Esempi: Dati per il bene comune, Panoramica aziendale, Fiducia Centro, Carriere, Clienti, Contatti, Note legali, Opinioni degli analisti, Podcast, Agenzie per relatori, Partner, Comunicazioni, Comunicati stampa e altro ancora. |
5 anni |
| Prodotti, soluzioni e settore industriale Esempi: Settore, Prodotto, Soluzioni, Prove, Demo, White Paper, eBook, Eventi, Webinar e altro ancora. |
5 anni |
| Fidanzamento Esempi: Istruzione, Formazione, Certificazione, Apprendimento, Supporto, Blog e altro ancora. |
5 anni |
| Risorse interne Esempi: assemblee cittadine, eventi aziendali, storia aziendale, riconoscimenti e promozioni, contenuti di intelligence competitiva, Inside JMP e altro ancora. |
5 anni |
| Storia dell'azienda |
Permanente – selezionato da Team di leadership marketing |
Appendice G
Questi esempi specifici di JMP aiutano il personale JMP a identificare più facilmente come i record JMP comuni corrispondono ai livelli di classificazione dei dati esistenti. Non sostituiscono la politica SAS DCH o la Tabella 1 di SAS. In caso di conflitto tra questa appendice e la politica SAS, prevale quest'ultima.
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