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1.0 Résumé
La présente politique a pour objet d'établir les exigences relatives à la conservation et à l'élimination des documents de JMP et de définir leur classification et leur traitement en fonction de leur sensibilité. Elle vise à prévenir la destruction prématurée ou tardive des documents. Une destruction prématurée pourrait entraîner la perte d'informations précieuses, des risques de non-conformité et d'éventuelles conséquences juridiques. Une destruction tardive pourrait engendrer des coûts excessifs liés au stockage, à la maintenance et à la récupération de documents devenus obsolètes, ainsi que des conséquences juridiques liées à la détention d'informations périmées. Les durées de conservation sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise et des exigences légales et réglementaires.
2.0 Portée
Cette procédure est maintenue et administrée par le service juridique et s'applique à tous les employés de JMP Statistical Discovery LLC (« JMP »).
3.0 Définitions
3.1 Documents . Le terme « Documents » désigne toute information, donnée, contenu ou élément créé, reçu, collecté, traité ou conservé par ou pour le compte de JMP dans le cadre de ses activités, quel que soit son format, son support ou son emplacement. Les Documents comprennent également les données générées par le système et les données de télémétrie (par exemple, les journaux d’audit et les journaux d’accès) nécessaires à des fins légales, réglementaires, de sécurité ou commerciales. À titre d’exemple, citons les documents, courriels, messages, conversations instantanées, contrats, feuilles de calcul, présentations, dessins, conceptions, codes sources, bases de données et ensembles de données, journaux, fichiers audio ou vidéo, images, pages web, entrées de calendrier, listes de tâches, notes, formulaires, enquêtes, enregistrements de transactions, factures, reçus, états financiers, dossiers RH, supports de formation, supports marketing, documents relatifs aux produits et à la recherche, dossiers juridiques et de conformité, pistes d’audit et métadonnées associées.
Les enregistrements concernent les éléments stockés ou envoyés à l'aide de systèmes gérés par l'entreprise et de services tiers et d'outils de collaboration approuvés par l'entreprise (tels que le stockage cloud, les applications SaaS, les plateformes de messagerie, les référentiels de code, les systèmes de support client et les suites de productivité), qu'ils soient accessibles sur le Web, sur ordinateur ou sur mobile.
4.0 Politique de conservation des données
4.1 Une fois la période de conservation expirée, tous les documents papier doivent être détruits par déchiquetage et tous les documents électroniques et système doivent être purgés et supprimés. Si un document ne relève d'aucune des annexes jointes, des périodes de conservation doivent être définies et documentées conformément à la norme SAS relative au calendrier de conservation et d'élimination des documents .
4.2 JMP a mis en œuvre les durées de conservation des produits Microsoft Office 365 tels qu'Outlook, Teams et SharePoint. Les données hébergées dans Microsoft Office 365 sont supprimées en fonction de leur date de dernière modification. Les durées de conservation indiquées à l'annexe A s'appliquent uniformément à l'ensemble des systèmes SAS, JMP et IDeaS.
4.3 Les enregistrements Salesforce seront conservés et éliminés conformément au calendrier de conservation figurant à l’annexe B.
4.4 Les enregistrements dans DocuSign CLM seront conservés et éliminés conformément au calendrier de conservation figurant à l’annexe C.
4.5 Les dossiers des ressources humaines seront conservés et éliminés conformément au calendrier de conservation figurant à l'annexe D. Le service des ressources humaines conserve et détruit les dossiers du personnel conformément aux politiques de SAS en matière de conservation des documents commerciaux, ainsi qu'aux lois fédérales et étatiques régissant la conservation des documents. Ces informations visent à aider les employés du service des ressources humaines à comprendre leurs obligations en matière de conservation des documents électroniques, notamment les courriels, les fichiers Web, les fichiers texte, les fichiers audio et vidéo, les documents PDF et tous les fichiers Microsoft Office ou autres fichiers formatés.
4.6 Les documents financiers et d'approvisionnement, y compris ceux stockés dans des logiciels financiers (par exemple, Zip, Magento et NetSuite), seront conservés et éliminés conformément au calendrier de conservation figurant à l'annexe E. Sauf indication contraire, toutes les périodes de conservation débutent le 31 décembre de l'année d'achèvement du contrat, de résiliation du bail, de cessation d'emploi, de cession d'actifs ou de vente d'investissement, etc., et s'appliquent à moins qu'une période plus longue ne soit requise en vertu des termes exprès dudit contrat, bail, etc., ou par la loi (par exemple, en cas de litige). Il incombe à chaque responsable financier de veiller au respect de la présente politique. Chaque responsable financier doit se coordonner avec son représentant du service informatique afin de s'assurer que les documents électroniques et système sont purgés et éliminés conformément à la présente politique. Le service financier collaborera avec chacun de ses fournisseurs afin de garantir le respect de la présente politique. Parmi les prestataires de services externes, on peut citer, sans s'y limiter : les prestataires de paie externalisés, les sociétés d'applications de cartes de crédit et les institutions financières. Une fois la période de conservation expirée, tous les documents papier doivent être détruits par déchiquetage et tous les documents électroniques et système doivent être purgés et supprimés. L'objectif pour l'élimination des archives est la fin du deuxième trimestre civil de chaque année. Le directeur financier principal est responsable du respect de cette obligation.
4.7 Les documents marketing seront conservés et éliminés conformément au calendrier de conservation figurant à l’annexe F.
5.0 Classification des données
5.1 La présente section s’applique à tous les documents détenus, collectés, utilisés, partagés ou traités par JMP, y compris ceux stockés ou traités par l’intermédiaire de plateformes tierces (par exemple, Microsoft Office 365, Salesforce et DocuSign), quel que soit leur format ou support. Tous les documents doivent être classés et traités en fonction de leur niveau de sensibilité et conformément à toutes les obligations légales, réglementaires et contractuelles applicables.
5.2 JMP adopte et intègre par référence la Politique de classification et de traitement des données SAS (« Politique SAS DCH »), telle qu'elle peut être modifiée périodiquement ; toute mise à jour de cette politique est automatiquement intégrée et s'applique à JMP dès sa publication. Ceci garantit une classification et un traitement cohérents des enregistrements JMP, conformément aux normes SAS. Il est précisé que le personnel de JMP (employés, sous-traitants et autres utilisateurs autorisés) est considéré comme un « associé SAS » aux fins de la Politique SAS DCH et est pleinement soumis à ses exigences.
5.3 Le personnel de JMP doit déterminer le niveau de classification approprié pour les enregistrements qu'il traite en utilisant le tableau 1, Définitions de la classification des données, section Technique
Contrôles et exemples (« Tableau SAS 1 ») de la politique SAS DCH. L’annexe G fournit des exemples spécifiques à JMP illustrant la correspondance entre les types d’enregistrements JMP courants et ces niveaux de classification. Ces exemples complètent, et non remplacent, ceux du Tableau SAS 1.
5.4 Tous les documents contenant des informations personnelles identifiables sont considérés comme « confidentiels et exclusifs » conformément à la Politique de la SAS relative à l'utilisation et à la divulgation des informations confidentielles et exclusives . Toute utilisation, divulgation et destruction de ces documents doit être effectuée conformément à cette politique. L'accès à ces informations est limité aux personnes qui en ont besoin pour l'exercice de leurs fonctions et est conforme aux termes de tout accord de non-divulgation ou autre protection contractuelle.
6.0 Conformité
6.1 Le non-respect de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement, comme indiqué dans la politique de conduite mondiale de SAS .
7.0 Suspension des poursuites
7.1 Dans certains cas, notamment lorsque JMP est impliquée dans un litige actuel ou potentiel, le service juridique de JMP peut imposer une « conservation légale » sur certains documents, même si les règles de conservation habituelles autorisent leur destruction. Lorsqu'une conservation légale entre en conflit avec un délai de destruction défini, les documents concernés doivent être conservés. En aucun cas, un document ne doit être dissimulé, modifié ou détruit dans le but d'entraver une enquête ou un litige.
Annexe A Microsoft 365
| Type d'enregistrement |
Programme de rétention |
| Outlook : Courriel, Calendrier, Tâches, Notes, Utilisateur et Boîtes aux lettres partagées/génériques Contacts non concernés par les politiques de conservation |
3 ans |
| Équipes : Publications sur la chaîne Voici les messages publiés dans un canal Teams. |
3 ans |
| Équipes : Messages de chat Voici les messages affichés dans votre icône « Chat ». |
180 jours |
| Équipes : Expiration des équipes inactives Toute modification ou mise à jour d'une équipe constitue une activité. |
1 an |
| Teams : Enregistrements de réunions Seuls les nouveaux enregistrements de réunions sont concernés après la date déterminée par Microsoft. |
60 jours |
| SharePoint : fichiers, dossiers, éléments de liste, etc. Le système dorsal de Teams est SharePoint (Wikis, Fichiers, Messages de canal). |
3 ans |
| OneDrive Entreprise : fichiers, dossiers, etc. |
3 ans |
| OneNote |
3 ans |
| Groupes O365 |
3 ans |
Procédures d'exemption
Les unités opérationnelles nécessitant des durées de conservation plus longues que celles indiquées dans le tableau ci-dessus peuvent appliquer des étiquettes d'exemption préapprouvées à leurs documents Microsoft Office 365 qui répondent aux exigences opérationnelles valides en matière d'exemption. Les durées d'exemption préapprouvées pour le contenu Microsoft Office 365 sont les suivantes :
- Étiquette de 5 ans
- étiquette de 7 ans
- étiquette de 10 ans
- Label de 15 ans
- étiquette de 50 ans
Annexe B Enregistrements Salesforce
| Type d'enregistrement |
Programme de rétention |
Début de la période de rétention |
Méthode de disposition |
Propriétaire |
| Comptes |
10 ans
|
Date de fin du contrat associé le plus récent ou date de clôture du plus récent opportunité associée
|
Supprimer |
Ventes / Entreprise Opérations |
| Contacts |
10 ans
|
Client actuel : date de fin de l’autorisation ou du contrat logiciel le plus récent. Client potentiel : date de dernière activité ou de dernière connexion à Mon JMP |
Supprimer |
Ventes |
| Conduit |
5 ans |
Dernière activité |
Supprimer |
Marketing / Ventes |
| Opportunités |
10 ans |
Date limite |
Supprimer |
Ventes / Entreprise Opérations |
| Cas |
10 ans |
Date limite |
Supprimer |
Assistance technique |
| Citations |
10 ans |
Date de fin
|
Supprimer |
Ventes / Entreprise Opérations |
| Commandes clients |
10 ans |
Date de fin |
Supprimer |
Ventes / Entreprise Opérations |
| Contrats |
10 ans |
Date de fin du contrat associé le plus récent ou date de clôture de l'opportunité associée la plus récente. |
Supprimer |
Opérations commerciales |
| Contactez l'autorisation logicielle |
10 ans |
Date de fin du contrat associé |
Supprimer |
Activation des utilisateurs |
| Type d'enregistrement |
Programme de rétention |
Début de la période de rétention |
Méthode de disposition |
Propriétaire |
| Autorisation logicielle |
10 ans |
Date de fin du contrat associé |
Supprimer |
Activation des utilisateurs |
| Enregistrements d'utilisateur |
2 ans |
Date de désactivation, date de dernière connexion et case à cocher « Actif » décochée |
Anonymiser |
Opérations numériques (Équipe Salesforce) |
| Utilisateurs de la communauté |
10 ans |
Date de désactivation, date de dernière connexion et case à cocher « Actif » décochée |
Anonymiser |
Activation des utilisateurs |
| Amazon Voice |
1 an |
Date de création |
Supprimer |
Activation des utilisateurs |
| OwnBackup |
3 ans |
Date de création |
Supprimer |
Opérations numériques |
| Tous les autres enregistrements |
5 ans |
Date de dernière modification |
Supprimer |
Opérations numériques |
Annexe C DocuSign CLM
| Type d'enregistrement/Dossier |
Programme de rétention |
Début de Période de rétention |
| Salesforce (contrats clients exécutés) |
12 ans |
Date d'inactivité |
| Contrats clients |
12 ans |
Date d'inactivité |
| Brouillons clients |
1 an |
Date de dernière modification |
| Projets d'accords de confidentialité |
1 an |
Date de dernière modification |
| Accord de confidentialité signé |
25 ans |
Date de création |
| Archives de la boîte à outils |
15 ans |
Date de dernière modification |
| boîte à outils |
Permanent |
Permanent |
| Entreprise |
15 ans |
Date de dernière modification |
| Conformité et ressources humaines |
Voir les sous-dossiers |
Voir les sous-dossiers |
| Lutte contre la corruption |
Permanent |
Permanent |
| Audits/Examens/Enquêtes |
Permanent |
Permanent |
| Tableau ECCN public |
Permanent |
Permanent |
| Emploi/Ressources humaines |
Permanent |
Permanent |
| Conformité |
15 ans |
Date de dernière modification |
| Confidentialité |
15 ans |
Date de dernière modification |
| Opérations commerciales et communication juridique |
12 ans |
Date de dernière modification |
| Affaires gouvernementales |
15 ans |
Date de dernière modification |
| Espace de travail individuel |
15 ans |
Date de dernière modification |
| Conventions de bourses de recherche |
12 ans |
Date d'inactivité |
| Lettres de source unique |
12 ans |
Date d'inactivité |
| Contrats fournisseurs |
12 ans |
Date d'inactivité |
*Les données inactives correspondent à la date de résiliation ou d'expiration du contrat de licence. Cette date est extraite de Salesforce et mise à jour automatiquement lors du renouvellement du contrat (par paiement d'une facture par le client ou par modification du contrat).
Annexe D Dossiers des ressources humaines*
| Type d'enregistrement |
Programme de rétention |
| Dossier du personnel |
| Dossiers d'embauche et de recrutement, y compris les vérifications des antécédents, les dossiers de promotion, de rétrogradation, de mutation, de licenciement/de cessation d'emploi, les annonces ou avis relatifs aux offres d'emploi, aux programmes de formation, aux promotions ou aux possibilités d'heures supplémentaires |
Date de fin d'emploi plus cinq (5) ans
|
| Taux de rémunération, conditions de rémunération |
| Dossiers de candidature, y compris les CV, les lettres de motivation et les comptes rendus d'entretien |
| Sélection pour une formation ou un « apprentissage » |
| Demandes d'aménagement raisonnable (ADA uniquement) |
| Offres d'emploi soumises à une agence d'emploi ou à une organisation syndicale |
| contrats de travail et conventions collectives |
| Copies des régimes d'avantages sociaux des employés, des systèmes d'ancienneté et des systèmes de mérite |
| Dossiers des personnes licenciées involontairement |
| Dossiers relatifs aux plaintes, aux contrôles de conformité et aux mesures d'exécution |
| Dossiers d'emploi |
| Dossiers d'embauche et de recrutement, y compris les dossiers de demandes d'emploi, les candidatures, les comptes rendus d'entretiens, les registres de flux de candidats, les tableaux de recommandations et d'affectations, les changements de poste ou de statut, les copies d'examen remplies par les candidats |
Deux (2) ans après l'élimination des effets néfastes |
| Accords, plans, avis, certificats |
Trois (3) ans à compter de la dernière date d'entrée en vigueur |
| Formulaires I-9 |
Trois (3) ans après la date d'embauche OU 1 an après la date de cessation d'emploi si celle-ci est postérieure. |
| Dossiers d'apprentissage conformément à la réglementation de l'EEOC, notamment au titre VII, à l'ADA et à la GINA |
Deux (2) ans à compter de la date de réception de la demande OU la période d'apprentissage du candidat sélectionné (si l'EEOC exige un rapport annuel), si cette dernière est postérieure. |
| Dossiers d'information génétique des employés en vertu de la GINA |
Aucune durée de conservation n'est spécifiée, mais ces informations doivent être traitées comme des données médicales confidentielles. dossier tel que réglementé par l'ADA |
| Dossiers des entrepreneurs fédéraux |
| Embauche, recrutement et dossiers du personnel |
Deux (2) ans à compter de la date d'établissement du document ou de la date à laquelle Des mesures concernant le personnel ont été prises si plus tard
|
| Documents de paie comprenant les feuilles de temps, les taux de salaire, les ajouts et les déductions salariales, et la base des différences de salaire selon le sexe, le cas échéant. |
| Dossiers médicaux |
| régimes d'avantages sociaux, systèmes d'ancienneté et de mérite |
| Documentation E-Verify |
Trois (3) ans après la date d'embauche OU 1 an après la date de cessation d'emploi si celle-ci est postérieure. |
| Enregistrements de validation du processus d'embauche/de sélection |
Six (6) ans après : (1) l'expiration du contrat admissible de 50 000 $ ou (2) l'arrêt du processus de sélection auquel se rapportent les éléments de preuve de validation, selon la première éventualité. |
| Documents de sensibilisation, de données et d'analyse des programmes d'action positive |
Trois (3) ans à compter de la création du record |
| Registres de paie |
| Documents de paie ou autres documents contenant des données sur les employés, notamment le nom, l'adresse, la date de naissance, le sexe et la profession, l'horaire horaire, les informations salariales (taux de rémunération, total pour chaque période de paie, gains journaliers/hebdomadaires, heures supplémentaires, etc.). |
Durée d'emploi plus cinq (5) ans |
| Documents relatifs au paiement des salaires, y compris les descriptions de poste, les évaluations de poste, les systèmes de mérite et/ou d'ancienneté, les conventions collectives, la description des pratiques avec explication de la base de l'écart salarial entre les employés de sexe opposé. |
| Registres de ventes et d'achats |
Trois (3) ans |
| Détails des congés des employés, documents relatifs à la politique en matière de congés et d'avantages sociaux, etc. |
Trois (3) ans à compter de la dernière date d'entrée |
| Documents utilisés comme base pour le calcul des salaires |
Deux (2) ans à compter de la date de la dernière inscription ou de la dernière date d'effet |
| Dossiers des avantages sociaux des employés |
| Déclarations et documents de divulgation en vertu de l'ERISA |
Sept (7) ans après le dépôt |
| Dossiers de détermination des prestations en vertu de l'ERISA |
Sept (7) ans après détermination et versement des prestations au participant |
| Les régimes d'avantages sociaux et les systèmes d'ancienneté et de mérite en vertu de ADEA |
Pendant toute la durée de validité du régime/système ET pendant au moins un (1) an après la cessation du régime/système |
| Documents relatifs aux dossiers de confidentialité HIPAA |
Six (6) ans à compter de la date de création du document OU de la date de sa dernière validité si celle-ci est postérieure. |
| Dossiers COBRA |
Six (6) ans à compter de la date de notification COBRA |
| Dossiers médicaux ou d'exposition |
|
| Dossiers médicaux |
Trois (3) ans à compter de la dernière date d'entrée |
| Journaux, formulaires de rapport d'incident, etc. |
Cinq (5) ans après la fin de l’année à laquelle elles se rapportent. |
| Dossiers d'exposition des employés, analyses utilisant les dossiers d'exposition ou médicaux |
Trente (30) ans (avec exceptions) |
| Dossiers médicaux des employés conformément à la réglementation de l'OSHA |
Durée d'emploi plus trente (30) ans |
*Ces enregistrements sont actuellement tous conservés par SAS Institute Inc.
Annexe EDocuments financiers
| Type d'enregistrement |
Programme de rétention |
| Rapports des comptes fournisseurs, fichiers d'analyse, documents originaux |
7 ans |
| Rapports sur les comptes clients, fichiers d'analyse, documents originaux |
7 ans |
| budgets annuels et plans financiers |
7 ans |
| États financiers annuels, rapports, balances de vérification |
Permanent |
| Rapports d'audit (externes, internes) |
Permanent |
| Relevés bancaires et chèques annulés |
7 ans |
| notes de frais des employés |
7 ans |
| Grands livres (détails des transactions) |
7 ans |
| États financiers intermédiaires |
7 ans |
| Documents de travail et conclusions de l'audit interne |
7 ans |
| Historique des investissements |
7 ans |
| Formulaires de paie et déclarations de retenue à la source |
7 ans |
| Enregistrements système (enregistrements résidant dans un système financier) – Données de référence |
Permanent |
| Enregistrements système (enregistrements résidant dans un système financier) – Données transactionnelles et fichiers électroniques téléchargés |
7 ans |
| dossiers de vérification fiscale |
Permanent |
| Factures d'impôt, reçus, relevés |
7 ans |
| Déclarations fiscales – Revenus, franchise, biens immobiliers, ventes |
Permanent |
| Fiscalité – Documents d’exonération |
Permanent |
| Tous les autres enregistrements |
7 ans |
Annexe F Données de marketing
| Type d'enregistrement |
Programme de rétention |
| Marque et notoriété Exemples : charte graphique, campagnes de marque, événements phares, etc. |
5 ans |
| Société et validation Exemples : Données pour le bien commun, Présentation de l’entreprise, Confiance Centre d'information, Carrières, Clients, Contactez-nous, Mentions légales, Points de vue des analystes, Podcasts, Bureau des conférenciers, Partenaires, Communications, Communiqués de presse et plus encore. |
5 ans |
| Produits, solutions et industrie Exemples : industrie, produit, solutions, essais, démonstrations, livres blancs, livres électroniques, événements, webinaires, et plus encore. |
5 ans |
| Fiançailles Exemples : Éducation, Formation, Certification, Apprentissage, Assistance, Blogs et plus encore. |
5 ans |
| Actifs internes Exemples : réunions publiques, événements d’entreprise, histoire de l’entreprise, reconnaissance et promotions, contenu de veille concurrentielle, Inside JMP et plus encore. |
5 ans |
| Histoire de l'entreprise |
Permanent – sélectionné par Équipe de direction marketing |
Annexe G
Ces exemples spécifiques à JMP aident le personnel JMP à identifier plus facilement la correspondance entre les enregistrements JMP courants et les niveaux de classification des données existants. Ils ne remplacent ni la politique SAS DCH ni le tableau 1 de SAS. En cas de conflit entre cette annexe et la politique SAS, c'est cette dernière qui prévaut.
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