“Las hojas de cálculo son herramientas familiares, que son relativamente fáciles de usar. Sin embargo, el inconveniente es que dan como resultado un pensamiento fragmentado ".- Ken Franklin, Gerente del Programa de Medición del Rendimiento, División de Carreteras del Departamento de Transporte de Oregon (ODOT)
Los clientes de JMP utilizan una variedad de herramientas y procesos para el análisis de datos exploratorios para hacer descubrimientos innovadores. En las próximas semanas en una serie de publicaciones de blog que estamos llamando Más allá de las hojas de cálculo , puede leer entrevistas con usuarios de JMP para obtener más información sobre cómo y por qué sus organizaciones llevan datos de Excel a JMP para crear visualizaciones y explorar escenarios hipotéticos.
Nuestra primera entrevista es con Ken Franklin, defensor de JMP y proveedor de servicios de apoyo clave para la División de Carreteras de ODOT, incluida la medición del rendimiento, la mejora de procesos, la facilitación del equipo de liderazgo, el desarrollo de habilidades, las comunicaciones / publicaciones, la planificación de eventos, el mantenimiento de sistemas de datos, la preparación de presupuestos gestión del flujo de efectivo.
Hechos rápidos
Usuario de JMP desde 2014Características de JMP favoritas: Graph Builder, plataforma de distribución, plataformas de gráficos de control y archivos HTML interactivosEl logro profesional más orgulloso: "Descubrí que una medida clave del desempeño de la agencia (KPM), implementada durante al menos ocho años, se había calculado incorrectamente desde el principio, por lo que era totalmente inválida. JMP fue instrumental en el análisis de varios conjuntos de datos y en la visualización de visualizaciones de datos críticos que hicieron que el problema de la medida fuera obvio ".Cuéntanos un poco sobre la función de tu departamento y cómo contribuye a la misión de tu organización.
Estoy en la División de Servicios de Negocios Estratégicos de la División de Carreteras del Departamento de Transporte de Oregon (ODOT). Somos una rama relativamente nueva que combina algunas unidades dispares, por lo que una identidad compartida sigue siendo un trabajo en progreso. Brindamos funciones de apoyo a las "tuberías de la misión" de la División de Carreteras, que son la planificación, desarrollo, construcción y mantenimiento de proyectos de transporte. Las funciones de soporte provistas incluyen medición de desempeño e informes, mejora de procesos, facilitación del equipo de liderazgo, desarrollo de habilidades, comunicaciones / publicaciones, planificación de eventos, mantenimiento y desarrollo de sistemas de datos, preparación de informes y presupuesto, y administración de flujo de efectivo.
Mi función es la medición del rendimiento y los informes para la División de Carreteras. Heredé un informe comercial trimestral (QBR) muy grande que consta de demasiadas diapositivas estáticas de PowerPoint y demasiada información sin un propósito claro. Estos informes han sido muy intensivos en mano de obra para producir con muy poco valor resultante cuando son revisados por la gerencia ejecutiva. JMP me está ayudando a hacer la transición del QBR de una variedad de archivos PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y gráficos separados y estáticos a un informe trimestral más útil basado más en la visualización de datos y análisis estadísticos. El QBR es un trabajo en progreso desafiante que es solo uno de los componentes de un programa de medición de desempeño que necesita mejoras de la A a la Z.
¿Qué es lo que más te gusta del tipo de trabajo que haces?
Lo que más me gusta es la oportunidad de aprender muchos temas diferentes y aplicar lo que aprendo en un entorno de apoyo general. Estoy en una unidad que tiene mucho que ver con la mejora continua, supervisada por un gerente que es muy generoso al proporcionar la capacitación y las herramientas necesarias que necesito para aumentar mi nivel de dominio en las muchas dimensiones requeridas. Por supuesto, siempre hay mucho que aprender: proceso de medición del rendimiento, pensamiento estratégico, gestión de cartera de proyectos, visualización de datos, análisis estadístico, JMP (!), Procesos ODOT, etc. - Mientras sigo haciendo mi trabajo operativo.
¿Cuál es un logro profesional del que estás más orgulloso?
Más recientemente, descubrí que una medida clave de rendimiento de la agencia (KPM), que se aplicó durante al menos ocho años, se calculó de manera incorrecta desde el principio, por lo que es totalmente inválida. Sin embargo, ninguno de los gerentes se dio cuenta porque el "análisis" se mantuvo en un nivel trimestral / anual excesivamente agregado. Sólo al "ir bajo el capó" descubrimos el error.
Un problema adicional que descubrimos es que la tabla de datos para la medida (así como todas las demás medidas) es demasiado estrecha, limitada solo a los datos de resultados del proceso, con poca o ninguna información de proceso ascendente para proporcionar información sobre el rendimiento del proceso resultante. JMP fue fundamental para analizar diversos conjuntos de datos y mostrar visualizaciones de datos críticos que hicieron que el problema de la medida fuera obvio.
También usé JMP para mostrar cómo nuestras regiones (cinco de ellas en todo el estado) estaban manipulando una medida de entrega a tiempo (conocimiento común pero no declarado). Usando Graph Builder, desarrollé un diagrama de dispersión de trellis que nuestro ingeniero estatal guardó en su teléfono inteligente. Lo usa para demostrar por qué el proceso de medición y pronóstico necesita mejoras.
¿Qué es lo que más te gusta de usar JMP?
La facilidad de arrastrar y soltar variables en Graph Builder y cambiar las representaciones sobre la marcha. Me parece que las pantallas de enrejado son muy útiles y nunca he visto una a través de Excel. Estoy de acuerdo con la observación de Stephen Few de que la mayoría de los problemas de procesos de negocio / cuantitativos se pueden abordar mediante buenas visualizaciones de datos, sin necesidad de emplear los análisis estadísticos más técnicos disponibles en JMP. Sin embargo, ese poder estadístico está disponible cuando sea necesario.La plataforma de distribución es ideal para colocar en un conjunto de variables y buscar correlaciones obvias.La plataforma de Calidad y Proceso, especialmente las opciones del gráfico de control, está resultando muy útil para presentar conceptos de procesos de control estadístico a los gerentes en los que la medición de los procesos y sistemas de negocios se ha limitado durante mucho tiempo a comparaciones de punto a punto, ignorando la variación inherente en medicion de datos.La capacidad del archivo HTML interactivo es muy útil para enviar correos electrónicos a otras personas que no tienen una licencia JMP, permitiéndome presentarles una exploración de datos más interactiva.También estoy deseando utilizar el Generador de consultas en JMP 12 para automatizar la mayor cantidad posible de informes de rendimiento.
¿En qué se diferencia el uso de JMP del uso de hojas de cálculo?
Las hojas de cálculo, a través de Excel o Access, son la herramienta dominante para administrar procesos y generar informes y gráficos en ODOT. Las tablas de pivote y, en un grado limitado, también se utilizan Power Pivot (en su mayoría por analistas financieros).
Las hojas de cálculo son herramientas familiares y relativamente fáciles de usar. El inconveniente es que resultan en un pensamiento fragmentado. Veo ese fenómeno aquí y en otras agencias que utilizan enfoques de medición de cuadro de mando, con objetivos, procesos, medidas, etc., repartidos en una gran hoja de cálculo a través de las paredes de la sala de conferencias. Los análisis de datos son típicamente gráficos separados o, peor aún, tablas de números. El gran inconveniente de este enfoque es que no explora ni revela las interrelaciones entre las variables; Los patrones clave y las percepciones se guardan en sus respectivas jaulas.
JMP y otras herramientas de visualización de datos pueden proporcionar la capacidad de explorar las interrelaciones de datos con un grado de facilidad que no está disponible con las herramientas de hoja de cálculo más antiguas. Sin embargo, hay desventajas. Para la mayoría del personal y los gerentes, la curva de aprendizaje para las nuevas herramientas es empinada, por lo que es un gran obstáculo para aprovechar el tiempo para aprender algo nuevo. Otro obstáculo que he visto es el costo de comprar licencias en tiempos de presupuesto limitado, lo que se reduce al personal que hace una presentación a la gerencia que no está familiarizada con las herramientas más nuevas. Exponer el caso de un ROI lo suficientemente alto como para justificar una compra puede ser un impedimento para aquellos que simplemente están aprendiendo la herramienta. Para los novatos, incluido yo, la facilidad para analizar datos y mostrar resultados gráficos puede saltar (¡no es un juego de palabras!) Antes de saber cuándo y cómo usar mejor una herramienta en particular y cómo comunicar mejor los resultados, lo que puede llevar a informes que contienen más análisis estadísticos que sus audiencias actualmente pueden absorber y entender.
Por supuesto, no importa la herramienta que se use, las reglas de "entrada y salida de basura" siempre son reglas. Pero ese es otro problema.
¿Qué consejos o mejores prácticas daría a otras compañías que actualmente confían en las herramientas de hoja de cálculo para realizar análisis estadísticos?
¡Explora las alternativas! Se dispone de una mejor visualización y análisis de datos con mucho menos esfuerzo y costo. (Sí, una licencia de software cuesta dinero, pero no tenemos en cuenta todos los costos desaprovechados de pagar a los analistas por hacer mucho trabajo de ingreso de datos a nivel administrativo en lugar de un análisis de datos reales).
¿Listo para ir más allá de las hojas de cálculo, también? Visitar www.jmp.com/beyond para aprender a crear informes atractivos y paneles dinámicos que puede compartir fácilmente con otros.
