«Les tableurs sont des outils familiers, relativement simples à utiliser. Cependant, l'inconvénient est qu'ils entraînent une réflexion fragmentée. "- Ken Franklin, responsable du programme de mesure de la performance, Division des routes du département des transports de l'Oregon (ODOT)
Les clients JMP utilisent un ensemble d’outils et de processus d’analyse exploratoire des données afin de faire des découvertes décisives. Dans les semaines à venir, dans une série d'articles de blog, nous vous appelons Au-delà des tableurs , vous pouvez lire des entretiens avec des utilisateurs de JMP pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles leur organisation introduit des données Excel JMP pour créer des visualisations et explorer des scénarios hypothétiques.
Notre premier entretien est avec Ken Franklin, défenseur de JMP et fournisseur de services de soutien essentiels à la division route d’ODOT, notamment la mesure de la performance, l’amélioration des processus, la facilitation des équipes de direction, le développement des compétences, les communications / publications, la planification d’événements, la maintenance des systèmes de données, la préparation du budget et gestion de la trésorerie.
Faits rapides
Utilisateur JMP depuis 2014Fonctions JMP préférées: Générateur de graphes, plate-forme de distribution, plates-formes Control Chart et fichiers HTML interactifsUne réalisation professionnelle fière: "J'ai découvert qu'une mesure de la performance clé d'une agence (KPM), en place depuis au moins huit ans, avait été mal calculée dès le début, la rendant totalement invalide. JMP a joué un rôle déterminant dans l'analyse de différents ensembles de données et l'affichage de visualisations de données critiques qui ont rendu le problème de la mesure évident. "Parlez-nous un peu de la fonction de votre service et de sa contribution à la mission de votre organisation.
Je suis dans la division des services stratégiques aux entreprises de la division des routes du département des transports de l'Oregon (ODOT). Nous sommes une branche relativement nouvelle qui a combiné plusieurs unités disparates. Une identité partagée est donc un travail en cours. Nous fournissons des fonctions de soutien aux «tuyaux de mission» de la Division des routes, à savoir la planification, le développement, la construction et la maintenance de projets de transport. Les fonctions d’appui fournies comprennent la mesure du rendement et les rapports, l’amélioration des processus, la facilitation des équipes de direction, le développement des compétences, les communications / publications, la planification d’événements, la maintenance et le développement de systèmes de données, la préparation et l’établissement du budget et la gestion des flux de trésorerie.
Mon rôle est la mesure du rendement et la production de rapports pour la Division des routes. J'ai hérité d'un très important rapport d'activité trimestriel composé d'un trop grand nombre de diapositives PowerPoint statiques et d'informations trop nombreuses et sans but précis. Ces rapports ont été très laborieux à produire avec une valeur résultante insuffisante lorsqu'ils ont été examinés par la direction. JMP m'aide à faire la transition du QBR d'un assortiment de PDF, de documents Word, de feuilles de calcul Excel et de graphiques séparés et statiques à un rapport trimestriel plus utile, basé davantage sur la visualisation de données et les analyses statistiques. Le QBR est un travail en cours difficile qui n’est qu’un élément d’un programme de mesure du rendement qui doit être amélioré de A à Z.
Qu'aimez-vous le plus dans votre type de travail?
Ce que j'aime le plus, c’est l’opportunité d’apprendre de nombreux sujets et d’appliquer ce que j’apprends dans un environnement généralement favorable. Je fais partie d'une unité qui est très axée sur l'amélioration continue, supervisée par un gestionnaire très généreux qui fournit la formation et les outils nécessaires pour augmenter mon niveau de maîtrise des nombreuses dimensions requises. Bien sûr, il y a toujours trop à apprendre - processus de mesure de la performance, réflexion stratégique, gestion de portefeuille de projets, visualisation de données, analyse statistique, JMP (!), Processus ODOT, etc. - tout en finissant mon travail opérationnel.
Quel est un accomplissement professionnel dont vous êtes le plus fier?
Dernièrement, j'ai découvert qu'une mesure de la performance des agences (KPM), en place depuis au moins huit ans, avait été calculée de manière incorrecte dès le début, la rendant totalement invalide. Cependant, aucun des gestionnaires n’a remarqué que l’analyse restait trop agrégée tous les trois mois. Ce n'est qu'en «allant sous le capot» que nous avons découvert l'erreur.
Un problème supplémentaire que nous avons découvert est que le tableau de données de la mesure (ainsi que de toutes les autres mesures) est trop étroit, limité aux seules données de résultat de processus, avec peu ou pas de données de processus en amont permettant de fournir des indications de causalité sur les performances du processus résultant. JMP a joué un rôle déterminant dans l'analyse de divers ensembles de données et dans l'affichage de visualisations de données critiques qui ont rendu le problème de la mesure évident.
J'ai également utilisé JMP pour montrer comment nos régions (cinq d'entre elles dans l'État) manipulaient une mesure de livraison à temps (connaissances communes mais non précisées). À l'aide de Graph Builder, j'ai développé un diagramme de dispersion d'affichage en treillis que notre ingénieur d'état a enregistré sur son téléphone intelligent. Il l'utilise pour démontrer pourquoi le processus de mesure et de prévision doit être amélioré.
Qu'aimez-vous le plus dans l'utilisation de JMP?
La facilité de glisser-déposer des variables dans Graph Builder et de changer les représentations à la volée. Je trouve les treillis très utiles et je n’en ai jamais vu via Excel. Je souscris à l'observation de Stephen Few selon laquelle la plupart des problèmes de processus métier / quantitatifs peuvent être résolus au moyen d'une bonne visualisation des données, sans qu'il soit nécessaire de recourir aux analyses statistiques plus techniques disponibles dans JMP. Cependant, ce pouvoir statistique est disponible en cas de besoin.La plate-forme de distribution est idéale pour introduire un ensemble de variables et rechercher des corrélations évidentes.La plate-forme Quality and Process, en particulier les options de carte de contrôle, s’avère très utile pour présenter aux gestionnaires les concepts de processus de contrôle statistique, où la mesure des processus et des systèmes de gestion est trop longtemps limitée à des comparaisons point à point, ignorant ainsi les variations données de mesure.La fonctionnalité de fichier HTML interactif est très utile pour envoyer des courriers électroniques à des personnes ne disposant pas de licence JMP, ce qui me permet de leur présenter une exploration plus interactive des données.Je suis également impatient d'utiliser Query Builder dans JMP 12 pour automatiser autant que possible mes rapports de performance.
En quoi l'utilisation de JMP est-elle différente de l'utilisation de feuilles de calcul?
Les tableurs, via Excel ou Access, sont l’outil dominant pour la gestion des processus et la génération de rapports et de graphiques à ODOT. Les tableaux croisés dynamiques et, dans une moindre mesure, Power Pivot sont également utilisés (principalement par les analystes financiers).
Les tableurs sont des outils familiers et relativement simples à utiliser. L'inconvénient est qu'ils entraînent une réflexion fragmentée. Je constate ce phénomène ici, ainsi que dans d'autres agences qui utilisent des méthodes de mesure du tableau de bord équilibrées, avec des objectifs, des processus, des mesures, etc., réparties entre les murs d'une salle de conférence dans un grand tableur. Les analyses de données sont généralement des graphiques séparés ou, pire, des tableaux de chiffres. Le gros inconvénient de cette approche est qu’elle ne parvient pas à explorer et à révéler les interrelations entre les variables; les modèles et les idées clés sont enfermés dans leurs cages respectives.
JMP et d’autres outils de visualisation des données peuvent permettre d’explorer plus facilement les interrelations de données, ce qui n’était pas possible avec les anciens outils de tableur. Cependant, il y a des inconvénients. Pour la plupart des employés et des gestionnaires, la courbe d'apprentissage pour les nouveaux outils est abrupte, c'est donc un obstacle majeur pour gagner du temps pour apprendre quelque chose de nouveau. Un autre obstacle que j’ai vu est le coût d’achat de licences en période de budget serré, ce qui revient au personnel qui fait valoir son argument de vente à la direction, qui n’est pas familiarisé avec les nouveaux outils. Argumenter pour un retour sur investissement suffisant pour justifier un achat peut être un obstacle pour ceux qui viennent d’apprendre à utiliser cet outil. Pour les débutants, la facilité d’analyse des données et d’affichage des résultats graphiques peut permettre d’avancer (savoir sans jeu de mots!) Quand et comment utiliser au mieux un outil particulier et comment mieux communiquer les résultats, ce qui peut conduire à des rapports contiennent plus d’analyses statistiques que ce que leur public peut actuellement absorber et comprendre.
Bien sûr, quel que soit l'outil utilisé, la règle «garbage in, garbage out» règne toujours. Mais c'est un autre problème.
Quels conseils ou meilleures pratiques donneriez-vous aux autres entreprises qui utilisent actuellement des tableurs pour effectuer des analyses statistiques?
Explorez les alternatives! Une meilleure visualisation et analyse des données avec beaucoup moins d'effort et de coût est disponible. (Oui, une licence logicielle coûte de l'argent, mais nous ne comptabilisons pas tous les coûts inutiles liés au fait de payer des analystes pour effectuer un travail de saisie de données de niveau administratif au lieu d'une analyse de données réelle.)
Prêt à aller au-delà des feuilles de calcul également? Visite www.jmp.com/beyond apprendre à créer des rapports attrayants et des tableaux de bord dynamiques que vous pouvez facilement partager avec d’autres.
