JMP hat im Rahmen unserer Initiative „Jahr der Compliance“ ein wichtiges Ziel erreicht. Nach monatelanger engagierter Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Recht, Sicherheit und Digital Operations starten wir offiziell am 15. März die erste Phase unserer unternehmensweiten Datenaufbewahrungsrichtlinie.
Hierbei geht es nicht nur um das Löschen alter Dateien; es ist ein enormer Gewinn für die Sicherheitslage von JMP, unsere Systemeffizienz und unser Engagement für den Datenschutz.
Hinter der Änderung: Salesforce Privacy Center
Seit Anfang 2025 arbeiten die JMP-Teams intensiv an der Implementierung des Salesforce Privacy Centers. Dieses leistungsstarke Tool dient uns als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung personenbezogener Daten im gesamten Unternehmen.
Um dies zu gewährleisten, führte JMP Legal gemeinsam mit wichtigen Stakeholdern ein umfassendes Datenmapping-Audit durch, um unsere Datenerfassung und -nutzung genau zu verstehen. Das Ergebnis ist ein System, das Datenschutz und Datenspeicherung automatisiert und so die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt und gleichzeitig unser Datenökosystem schützt.
Wie lautet die Datenaufbewahrungsrichtlinie?
Im Kern regelt diese Richtlinie, wie lange wir Daten in unseren Systemen speichern. Durch die Festlegung klarer Speicherfristen stellen wir sicher, dass JMP die globalen Vorschriften einhält und, was noch wichtiger ist, dass unsere Systeme „sauber“ bleiben.
Durch das Entfernen von „fehlerhaften“, inaktiven oder veralteten Daten stellen wir sicher, dass die Informationen, mit denen Sie täglich interagieren, korrekt, zuverlässig und relevant sind.
Phase 1: Salesforce-Leads
Dies ist ein umfangreiches Vorhaben, das schrittweise erfolgen wird, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Den Anfang macht Salesforce Leads.
Ab dem 15. März 2026 werden alle Lead-Datensätze in Salesforce, die in den letzten fünf Jahren keine Aktivität erfahren haben, sicher gelöscht. Nach der Einführung wird dieser Prozess automatisch am 15. jedes Monats ausgeführt. Im Laufe des Jahres 2026 wird die Richtlinie auf weitere Salesforce-Objekte ausgeweitet, darunter Benutzer, Aufträge, Fälle, Verträge, Verkaufschancen, Kontakte und Accounts.
To find out if a lead is scheduled for deletion, navigate to the Leads page and look for the Data Privacy Information section. There are two specific fields in this section that give you the answer: Deletion Status: This tells you "Yes" or "No" regarding whether the lead is marked for deletion. Deletion Date: This shows the exact date the removal will happen.To find out if a lead is scheduled for deletion, navigate to the Leads page and look for the Data Privacy Information section. There are two specific fields in this section that give you the answer: Deletion Status: This tells you "Yes" or "No" regarding whether the lead is marked for deletion. Deletion Date: This shows the exact date the removal will happen.To find out if a lead is scheduled for deletion, navigate to the Leads page and look for the Data Privacy Information section. There are two specific fields in this section that give you the answer: Deletion Status: This tells you "Yes" or "No" regarding whether the lead is marked for deletion. Deletion Date: This shows the exact date the removal will happen.Um herauszufinden, ob ein Lead zur Löschung vorgesehen ist, navigieren Sie zur Seite „Leads“ und suchen Sie den Abschnitt „Datenschutzinformationen“. Dort finden Sie zwei Felder, die Ihnen die Antwort geben: Löschstatus: Hier wird angezeigt, ob der Lead zur Löschung markiert ist („Ja“ oder „Nein“). Löschdatum: Hier wird das genaue Datum der Löschung angezeigt.
Warum dies ein großer Gewinn für Sie ist
Dieses Projekt ist ein grundlegender Schritt auf JMPs Weg zu „Datenschutz durch Technikgestaltung“. Hier erfahren Sie, warum wir uns darüber freuen:
- Sie werden weniger Zeit mit dem Durchforsten von „Geister“-Leads und inaktiven Datensätzen verbringen und mit einer Datenbank arbeiten, die unsere aktuelle Geschäftslandschaft widerspiegelt.
- Durch die Reduzierung der Menge unnötiger personenbezogener Daten, die wir speichern, senken wir unser Risiko erheblich und bringen JMP in Einklang mit globalen Best Practices im Bereich Governance.
- Diese Richtlinie wird sich letztendlich auf alle mit Salesforce integrierten Systeme auswirken und so die Datenkonsistenz in unserem gesamten Technologie-Stack gewährleisten.
- Ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten stärkt das Vertrauen, das unsere Kunden und Mitarbeiter in uns setzen.
Was kommt als Nächstes?
Für die meisten Benutzer ist kein manuelles Eingreifen erforderlich! Das System übernimmt die aufwendige Aufgabe, diese inaktiven Datensätze zu identifizieren und zu entfernen.
Wir beginnen zwar zunächst klein mit Salesforce Leads, aber bleiben Sie gespannt auf weitere Updates, wenn wir diese Kundenbindungsprinzipien im Laufe dieses Jahres auf andere Abteilungen und integrierte Systeme ausweiten.
Ein herzliches Dankeschön an die Teams für digitale Betriebsabläufe, Sicherheit und Recht für ihre großartige Arbeit im letzten Jahr, die diesen Start ermöglicht hat!
Fragen?
Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zur Salesforce-Datenaufbewahrungsrichtlinie (Anhang).
Vielen Dank an alle, die an diesem Projekt mitgewirkt haben! Wir freuen uns darauf, diese Dynamik in der Implementierungs- und der laufenden Governance-Phase fortzusetzen.
Herzlichen Glückwunsch an alle Teams, die so hart daran gearbeitet haben! Das ist ein Riesenerfolg für JMP!
