La semana pasada, compartí algunas de las Muchas historias sobre errores en hojas de cálculo de Excel. eso llevó a la desinformación y al camino hacia decisiones incorrectas. Hoy, exploraremos por qué tales errores pueden ser potencialmente generalizados.
El poder de la hoja de cálculo siempre ha sido su facilidad de uso interactiva. Permite a los usuarios diseñar una colección de celdas de entrada y salida que pueden contener datos numéricos, texto o fórmulas. Y estas células se pueden unir en una colcha cohesiva que parece y tiene el potencial de actuar, como una tabla de datos.
Por desgracia, la similitud con una tabla de datos se detiene allí. Una hoja de cálculo es para una tabla de datos, mientras que una colección de cajas de zapatos apiladas es para un armario de zapatos. No hay estructura. Las cajas o celdas se pueden colocar al azar, sin ramificaciones aparentes. Esto es tanto una fortaleza como una debilidad de Excel. La ventaja es que proporciona la máxima flexibilidad en cómo los usuarios pueden organizar sus datos. Esta es también su debilidad. Los usuarios pueden crear una hoja de cálculo que puede tomar decisiones importantes sin estructurar sus datos correctamente.
Aún así, nunca me harás renunciar a Excel. Me encanta el producto. Pero también reconozco y acepto sus debilidades. En estos días, lo uso más como una calculadora glorificada que como una herramienta de análisis de datos. Hoy en día, Excel se usa más allá de su intención original, y se ha hinchado con demasiadas funciones y muy pocos controles. Entonces, ¿qué puede salir mal exactamente y cómo, preguntas? Déjame contar las formas.
Excel explota el hecho de que la mayoría de nosotros no somos disciplinados en el arte y la ciencia de construir una base de datos. Nos permite tomar atajos que los profesionales de bases de datos experimentados y competentes nunca tomarían. Y desarrollamos estos malos hábitos porque la mayoría de nosotros aprendemos a usar Excel con el único propósito de desarrollar hojas de cálculo para uso personal, hojas de cálculo que nadie más que nosotros mismos tendrá que usar o entender. Y este nivel de comodidad e intimidad con nuestras hojas de cálculo nunca se desvanece, incluso cuando los usamos para generar conclusiones y conducir decisiones fuera de nuestro dominio personal.
Piensa en la primera vez que usaste Excel. Fue tan indulgente. Se adaptó a la forma en que quería organizar sus datos, cómo quería calcular y mostrar los resultados. Su belleza era su simplicidad, respaldada por un potente motor de cálculo. Fue una herramienta de análisis e informe todo en uno. Desafortunadamente, a medida que las hojas de cálculo se expanden y evolucionan, los accesos directos que tomamos durante su creación amplifican sus riesgos: fórmulas con referencias codificadas, celdas insertadas que no se incluyen en fórmulas predefinidas, y sigue y sigue.
Tablas de datos vs. hojas de cálculo
Así que vamos a tomar un momento para comparar una hoja de cálculo a un tabla de datos . Una tabla de datos es un mecanismo para almacenar datos, texto y fórmulas en un formato de fila / columna. Las columnas de una tabla de datos contienen su nivel más bajo de atributos. Las celdas individuales en una tabla de datos se rigen por los atributos de la columna a la que pertenecen. No tienen atributos específicos para ellos mismos. Es por eso que una celda en una columna no puede ser texto, mientras que la celda superior o inferior puede ser numérica. El gobierno establecido por la columna no permitirá eso.
Las hojas de cálculo, por otro lado, son una colección de celdas independientes, cada una con sus propios atributos. Por lo tanto, una celda que contiene datos numéricos puede sentarse encima de una celda que contiene texto o una fórmula. Que guay verdad Qué flexible. Fresco y flexible, sí. ¿Apropiado para modelos y análisis disciplinados? No, no tanto.
Ejemplo: Diversión con Suma
Echemos un vistazo a una forma en que los usuarios de Excel pueden crear errores de forma involuntaria en sus hojas de cálculo.
A continuación se muestra una hoja de cálculo con algunas celdas de suma calculada:
Primero nos enfocaremos en el Escenario 1.
Las celdas B7 y B14 contienen subtotales usando el suma mando. Un gran total se calcula utilizando un simple Celda 1 + Celda 2 mando. Luego, el subtotal y el total general se repiten en la parte inferior de la hoja. Muchas veces, los usuarios almacenarán los totales en la parte inferior de los detalles de los datos.
A continuación, insertaremos celdas en la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que no importa si utiliza el comando Insertar filas o el comando Insertar celdas. Ninguna de las fórmulas ha sido cambiada manualmente.
Ahora agregaremos algunos valores a las celdas insertadas.
En este primer ejemplo, se agregaron valores a las celdas adyacentes a las celdas originales utilizadas en el cálculo. Notará que la celda B10 supuso que los nuevos valores deberían incluirse en el subtotal, ya que residen después del último valor original y el subtotal. Esto puede o no ser lo que pretende el usuario. Pero supongamos que es el comportamiento que el usuario quiere. Tenga en cuenta que el subtotal en la celda B24 NO cambió. En su lugar, se coloca un indicador en el lado superior izquierdo de la celda.
Cuando los usuarios hacen clic en el indicador, ven lo siguiente:
Los usuarios deben elegir de una lista de posibles correcciones. Y esto tendría que hacerse para cada celda calculada que fue afectada.
OK, ese es el Escenario 1. En el Escenario 1b la próxima semana, mostraré cómo se puede engañar fácilmente a Excel para que piense que los nuevos datos NO deben agregarse a una celda de suma predefinida. ¿Puede alguno de ustedes adivinar qué podría hacer que eso suceda?
Y si eso no es suficiente, el Escenario 2 (también la próxima semana) toma un enfoque ligeramente diferente, aunque muy utilizado, para crear fórmulas. Este enfoque también puede tener consecuencias no deseadas. Puntos extra si adivinas como sucede esto.
Nota: Esta entrada de blog es parte de un Serie sobre errores en hojas de cálculo. . Los nuevos mensajes en esta serie aparecen semanalmente los miércoles.
