지난 주에 나는 Excel 스프레드 시트의 오류에 대한 많은 이야기 잘못된 정보와 부정확 한 결정을위한 길로 연결되었습니다. 오늘, 우리는 그러한 오류가 잠재적으로 보급 될 수있는 이유를 알아 봅니다.
스프레드 시트의 힘은 언제나 대화식으로 사용하기 쉽습니다. 이를 통해 사용자는 숫자 데이터, 텍스트 또는 수식을 포함 할 수있는 입력 및 출력 셀의 모음을 디자인 할 수 있습니다. 그리고이 셀들은 데이터 표처럼 보이고 행동 할 수있는 응집성 퀼트로 연결될 수 있습니다.
아아, 데이터 테이블과의 유사성이 거기서 멈 춥니 다. 스프레드 시트는 스택 된 슈 박스의 컬렉션이 신발장에있는 것처럼 데이터 테이블에 있습니다. 구조가 없습니다. 상자 또는 셀은 명백한 파급 효과없이 무작위로 배치 될 수 있습니다. 이것은 Excel의 장점과 약점입니다. 강점은 사용자가 데이터를 구성하는 방법에 최대한의 유연성을 제공한다는 것입니다. 이것은 약점이기도합니다. 사용자는 데이터를 올바르게 구조화하지 않고 중요한 결정을 내릴 수있는 스프레드 시트를 작성할 수 있습니다.
그럼에도 절대로 Excel을 포기하도록 내버려 두지 않습니다. 나는이 제품을 좋아한다. 그러나 나는 또한 약점을 인정하고 받아 들인다. 요즈음, 저는 데이터 분석 도구보다 더 영광스러운 계산기로 사용합니다. 오늘날 Excel은 원래의 의도를 넘어서서 사용되며 너무 많은 기능과 너무 적은 컨트롤로 인해 비대 해졌습니다. 정확히 무엇이 잘못 될 수 있으며, 어떻게 할 수 있습니까? 그 방법을 세어 보겠습니다.
엑셀은 우리 대부분이 데이터베이스 구축의 예술과 과학 분야에서 징계를받지 않는다는 사실을 악용합니다. 그것은 숙련 된 유능한 데이터베이스 전문가가 결코 취하지 않을 단축키를 사용할 수있게 해줍니다. 그리고 우리는 대부분이 개인적인 용도로 스프레드 시트를 개발하는 유일한 목적으로 Excel을 사용하는 방법을 배우기 때문에 이러한 나쁜 습관을 개발합니다. 스프레드 시트는 자신 이외의 다른 사람이 사용하거나 이해해야하는 것이 아닙니다. 스프레드 시트를 통해 이러한 수준의 편안함과 친밀감을 유지할 수 있습니다. 심지어 개인 영역 외부에서 결론을 도출하고 결정을 내리는 데에도 사용됩니다.
Excel을 처음 사용했을 때를 생각해보십시오. 너무 용서가되었습니다. 데이터를 구성하려는 방식, 결과를 계산하고 표시하려는 방식에 맞게 조정되었습니다. 그것의 아름다움은 강력한 계산 엔진으로 뒷받침 된 단순함이었습니다. 그것은 하나의 분석 도구와보고 도구였습니다. 안타깝게도 스프레드 시트가 확장되고 발전함에 따라 작성 과정에서 사용하는 바로 가기는 하드 코딩 된 참조가있는 수식, 미리 정의 된 수식에 포함되지 않은 삽입 된 셀 등 여러 위험 요소를 증폭시킵니다.
데이터 테이블 대 스프레드 시트
그러니 잠시 시간을내어 스프레드 시트 ~에 데이터 테이블 . 데이터 테이블은 데이터, 텍스트 및 수식을 행 / 열 형식으로 저장하는 메커니즘입니다. 데이터 테이블의 열은 가장 낮은 수준의 특성을 포함합니다. 데이터 테이블의 개별 셀은 속해있는 열의 특성에 의해 관리됩니다. 그들은 그들 자신에 특정한 속성을 가지고 있지 않습니다. 그 이유는 한 열의 한 셀이 텍스트 일 수는 있지만 위 또는 아래 셀은 숫자 일 수 있기 때문입니다. 칼럼에 의해 설정된 거버넌스는 그것을 허용하지 않을 것입니다.
반면에 스프레드 시트는 각각 자체 속성을 갖는 독립적 인 셀의 모음입니다. 따라서 숫자 데이터가 포함 된 셀은 텍스트 나 수식이 포함 된 셀 위에 놓일 수 있습니다. 얼마나 근사 하죠? 얼마나 유연한가. 시원하고 유연합니다. 징계 된 모델링 및 분석에 적절합니까? 아니,별로.
예 : 합계가있는 재미
Excel 사용자가 무의식적으로 스프레드 시트에서 오류를 만들 수있는 한 가지 방법을 살펴 보겠습니다.
아래는 계산 된 합계 셀이있는 스프레드 시트입니다.
우선 시나리오 1에 초점을 맞출 것입니다.
B7과 B14 셀에는 합집합 명령. 총계는 간단한 것을 사용하여 계산됩니다. 셀 1 + 셀 2 명령. 그런 다음 시트의 맨 아래에 소계와 총계가 반복됩니다. 많은 경우 사용자는 데이터 세부 사항의 맨 아래에 합계를 저장합니다.
다음으로 스프레드 시트에 셀을 삽입합니다. 행 삽입 명령 또는 셀 삽입 명령을 사용하는지 여부는 중요하지 않습니다. 수식을 수동으로 변경하지 않았습니다.
이제 삽입 된 셀에 일부 값을 추가합니다.
이 첫 번째 예에서는 계산에 사용 된 원래 셀에 인접한 셀에 값이 추가되었습니다. B10 셀은 새 값이 마지막 원래 값과 부분합 다음에 있기 때문에 부분합에 포함되어야한다고 가정합니다. 이것은 사용자가 의도 한 것일 수도 아닐 수도 있습니다. 그러나 이것이 사용자가 원하는 행동이라고 가정 해 봅시다. 셀 B24의 부분합은 변경되지 않았습니다. 대신 표시기가 셀의 왼쪽 위쪽에 배치됩니다.
사용자가 표시기를 클릭하면 다음과 같이 표시됩니다.
그런 다음 사용자는 가능한 수정 목록에서 선택해야합니다. 그리고 이것은 영향을받은 모든 계산 된 셀에 대해 수행되어야합니다.
좋습니다, 시나리오 1입니다. 다음 주에 시나리오 1b에서는 Excel에서 새 데이터를 미리 정의 된 합계 셀에 추가해서는 안된다는 생각에 쉽게 빠질 수있는 방법을 보여줍니다. 어떤 일이 일어날 지 짐작할 수 있습니까?
그리고 충분하지 않은 경우, 시나리오 2 (다음 주에도)에서는 많이 사용 되긴하지만 약간 다른 방식으로 수식을 만듭니다. 이 접근법은 의도하지 않은 결과를 초래할 수도 있습니다. 이런 일이 어떻게 일어날 지 추측하면 추가 점수를 얻습니다.
노트 : 이 블로그 게시물은 스프레드 시트의 오류에 대한 시리즈 . 이 시리즈의 새 게시물은 매주 수요일에 게재됩니다.
