先週、私はいくつかを共有しました Excelスプレッドシートのエラーに関する多くの話それは誤った情報と誤った決定への道を導いた。今日、そのようなエラーが潜在的に蔓延する可能性がある理由を探ります。
スプレッドシートの機能は、常に対話式の使いやすさにあります。ユーザーは数値データ、テキスト、または数式を含むことができる入力セルと出力セルのコレクションを設計できます。そして、これらの細胞はまとまってまとまりのあるキルトになり、データテーブルのようになり、行動する可能性があります。
ああ、データテーブルとの類似性はそれだけではありません。スプレッドシートは、積み重ねられたシューボックスのコレクションがシュークローゼットに対するものであるように、データテーブルに対するものです。構造はありません。ボックスやセルは、明らかな影響なしに、ランダムに配置することができます。これはExcelの長所と短所の両方です。強みは、ユーザーがデータを整理する方法に最大限の柔軟性を提供することです。これもその弱点です。ユーザーは、データを適切に構成しなくても重要な決定を下す可能性のあるスプレッドシートを作成できます。
それでも、あなたは私がExcelをあきらめることは決してないだろう。私はその商品が大好きです。しかし、私はまたその弱点を認め、受け入れます。最近では、データ分析ツールというよりは、洗練された電卓として使用しています。今日、Excelは当初の意図を超えて使用されており、多すぎる機能と少なすぎるコントロールで肥大化しています。それで、何が正確にうまくいかないことができて、どのように、あなたは尋ねますか？私は方法を数えましょう。
Excelは、私たちのほとんどがデータベースを構築するという芸術と科学に懲戒されていないという事実を悪用します。それは私達が私達がベテランの、有能なデータベース専門家が決して取らないであろう近道を取ることを可能にします。個人用のスプレッドシートを開発することだけを目的としてExcelを使用する方法を習得しているため、私たちはこれらの悪い習慣を身に付けます。そして、このレベルの快適さとスプレッドシートとの親密さは、結論を出し、私たちの個人的な領域を超えて決定を下すためにそれらを使ったとしても、決して衰えません。
初めてExcelを使用したときのことを思い出してください。とても寛容でした。データの整理方法、結果の計算方法および表示方法に合わせて調整されています。その美しさは強力な計算エンジンに支えられたその単純さでした。それは分析ツールとレポートツールのオールインワンです。残念なことに、スプレッドシートの拡大と発展にともなって、作成時の近道がリスクを増幅させています。
データテーブルとスプレッドシート
それでは、ちょっと比較してみましょう。スプレッドシートへデータ表 。データテーブルは、データ、テキスト、および式を行/列形式で格納するためのメカニズムです。データテーブルの列には、最低レベルの属性が含まれています。データテーブル内の個々のセルは、それらが属する列の属性によって管理されます。彼らは自分自身に特有の属性を持っていません。そのため、列内の1つのセルをテキストにすることはできず、その上下のセルを数値にすることはできません。コラムで設定されているガバナンスではそれができません。
一方、スプレッドシートは、それぞれ独自の属性を持つ独立したセルの集まりです。そのため、数値データを含むセルは、テキストまたは数式を含むセルの上に配置できます。なんてクールだよね？とても柔軟です。かっこよくて柔軟、そうです。統制のとれたモデリングと分析に適していますか？いいえ、そんなにありません。
例：和を楽しむ
Excelユーザーが無意識のうちにスプレッドシートにエラーを作成する可能性がある1つの方法を見てみましょう。
以下は、計算された合計セルを含むスプレッドシートです。
最初にシナリオ1に焦点を当てます。
セルB7とB14には、和コマンド。総計は、単純な方法で計算されます。セル1 + セル2 コマンド。その後、小計と総計がシートの下部に表示されます。多くの場合、ユーザーは合計をデータ詳細の下部に保存します。
次に、セルをスプレッドシートに挿入します。行挿入コマンドとセル挿入コマンドのどちらを使用するかは関係ありません。手動で変更された式はありません。
挿入したセルに値を追加しましょう。
この最初の例では、計算に使用された元のセルに隣接するセルに値が追加されました。セルB10は、新しい値は最後の元の値と小計の後にあるため、小計に含める必要があると想定していることがわかります。これはユーザーが意図していることであるかもしれません。しかし、それがユーザーの望む動作であるとしましょう。セルB24の小計は変更されなかったことに注意してください。代わりに、インジケータがセルの左上に配置されています。
ユーザーがインジケーターをクリックすると、次のようになります。
その後、ユーザーは可能な修正のリストから選択する必要があります。そしてこれは、影響を受けた計算セルごとに実行する必要があります。
はい、それはシナリオ1です。来週のシナリオ1bでは、Excelが新しいデータを定義済みの合計セルに追加してはいけないという考えに惑わされる可能性があることを示します。それを実現するために何ができると思いますか？
それでも十分でない場合は、シナリオ2（やはり来週）では、数式を作成するのに、多少異なる方法がありますが、よく使用されています。このアプローチも意図しない結果をもたらす可能性があります。あなたがこれがどのように起こるか推測するならば、余分なポイント。
注意： このブログ記事は、スプレッドシートのエラーに関するシリーズ 。このシリーズの新しい記事は毎週水曜日に表示されます。
