La settimana scorsa, ho condiviso alcuni dei molte storie sugli errori nei fogli di calcolo di Excel ciò ha portato a informazioni errate e a un percorso verso decisioni sbagliate. Oggi esploreremo perché tali errori possono essere potenzialmente pervasivi.
La potenza del foglio di calcolo è sempre stata la sua facilità d'uso interattiva. Consente agli utenti di progettare una raccolta di celle di input e output che possono contenere dati numerici, testo o formule. E queste cellule possono quindi essere messe insieme in una trapunta coesiva che sembra, e ha il potenziale per agire, come una tabella di dati.
Ahimè, la somiglianza con una tabella di dati si ferma lì. Un foglio di calcolo è in una tabella di dati come una raccolta di scatole di scarpe sovrapposte è un armadio di scarpe. Non c'è struttura Scatole o celle possono essere posizionate casualmente, senza apparenti ramificazioni. Questo è sia un punto di forza che un punto debole di Excel. Il punto di forza è che offre la massima flessibilità nel modo in cui gli utenti possono organizzare i propri dati. Questa è anche la sua debolezza. Gli utenti possono creare un foglio di calcolo che può guidare decisioni importanti senza strutturare correttamente i propri dati.
Tuttavia, non mi farai mai abbandonare Excel. Adoro il prodotto. Ma riconosco anche e accetto le sue debolezze. In questi giorni, lo uso più come un calcolatore glorificato di uno strumento di analisi dei dati. Oggi, Excel è utilizzato oltre il suo intento originale ed è diventato gonfio di troppe funzioni e troppi controlli. Quindi cosa può andare male esattamente e come, chiedi? Lasciatemi contare i modi.
Excel sfrutta il fatto che molti di noi non sono disciplinati nell'arte e nella scienza della costruzione di un database. Ci consente di prendere scorciatoie che i professionisti esperti del database non avrebbero mai potuto utilizzare. E sviluppiamo queste cattive abitudini perché la maggior parte di noi impara come usare Excel al solo scopo di sviluppare fogli di calcolo per uso personale - fogli di calcolo che nessuno a parte noi dovrà usare o capire. E questo livello di comfort e intimità con i nostri fogli di calcolo non diminuisce mai, anche quando li usiamo per generare conclusioni e guidare le decisioni al di fuori del nostro dominio personale.
Ripensa alla prima volta che hai usato Excel. Era così indulgente. Si è adattato al modo in cui si desidera organizzare i dati, come si desidera calcolare e visualizzare i risultati. La sua bellezza era la sua semplicità, sostenuta da un potente motore di calcolo. Era uno strumento di analisi e uno strumento di report tutto in uno. Sfortunatamente, mentre i fogli di calcolo si espandono e si evolvono, le scorciatoie che utilizziamo durante la loro creazione ne amplificano i rischi: formule con riferimenti codificati, celle inserite che non vengono incluse in formule predefinite - e vanno avanti e avanti.
Tabelle dati rispetto a fogli di calcolo
Prendiamoci un momento per confrontare a foglio elettronico a a tabella dati . Una tabella dati è un meccanismo per la memorizzazione di dati, testo e formule in un formato riga / colonna. Le colonne di una tabella di dati contengono il livello più basso di attributi. Le singole celle in una tabella di dati sono governate dagli attributi della colonna a cui appartengono. Non hanno attributi specifici per se stessi. Ecco perché una cella in una colonna non può essere di testo mentre la cella sopra o sotto può essere numerica. La governance impostata dalla colonna non lo consentirà.
I fogli di calcolo, d'altra parte sono una raccolta di celle indipendenti, ciascuna con i propri attributi. Quindi una cella contenente dati numerici può essere posizionata sopra una cella contenente testo o una formula. Che bello, vero? Quanto flessibile. Fresco e flessibile, sì. Appropriato per la modellazione e l'analisi disciplinate? No, non così tanto.
Esempio: divertimento con somma
Diamo un'occhiata a un modo in cui gli utenti di Excel possono inconsapevolmente creare errori nei loro fogli di calcolo.
Di seguito è riportato un foglio di calcolo con alcune celle somma calcolate:
Ci concentreremo innanzitutto sullo scenario 1.
Le celle B7 e B14 contengono i subtotali usando il somma comando. Un totale complessivo viene calcolato utilizzando un semplice Cella 1 + Cella 2 comando. Quindi il subtotale e il totale generale vengono ripetuti nella parte inferiore del foglio. Molte volte, gli utenti memorizzeranno i totali nella parte inferiore dei dettagli dei dati.
Successivamente, inseriremo le celle nel foglio di calcolo. Si noti che non importa se si utilizza il comando insert rows o il comando insert cells. Nessuna delle formule è stata modificata manualmente.
Ora aggiungeremo alcuni valori alle celle inserite.
In questo primo esempio, i valori sono stati aggiunti alle celle adiacenti alle celle originali utilizzate nel calcolo. Noterai che la cella B10 suppone che i nuovi valori debbano essere inclusi nel subtotale poiché risiedono dopo l'ultimo valore originale e il totale parziale. Questo può o non può essere ciò che l'utente intende. Ma supponiamo che questo sia il comportamento che l'utente vuole. Notare che il subtotale nella cella B24 NON è stato modificato. Invece, un indicatore è collocato nella parte in alto a sinistra della cella.
Quando gli utenti fanno clic sull'indicatore, vedono quanto segue:
Gli utenti devono quindi scegliere da un elenco di possibili correzioni. E questo dovrebbe essere fatto per ogni cella calcolata che è stata colpita.
OK, questo è lo Scenario 1. Nello scenario 1b della prossima settimana, mostrerò come Excel può facilmente essere ingannato nel pensare che i nuovi dati NON dovrebbero essere aggiunti a una cella di somma predefinita. Qualcuno di voi può indovinare cosa potrebbe accadere?
E se ciò non bastasse, Scenario 2 (anche la prossima settimana) ha un approccio leggermente diverso, anche se molto usato, nella creazione di formule. Questo approccio potrebbe anche avere conseguenze non volute. Punti extra se indovini come succede.
Nota: Questo post del blog è parte di a serie su errori nei fogli di calcolo . I nuovi post di questa serie vengono pubblicati ogni settimana il mercoledì.
