Letzte Woche habe ich einige davon geteilt viele Geschichten über Fehler in Excel-Tabellen das führte zu Fehlinformationen und zu einem Weg zu falschen Entscheidungen. Heute werden wir untersuchen, warum solche Fehler potenziell allgegenwärtig sein können.
Die Leistung der Kalkulationstabelle war immer die interaktive Benutzerfreundlichkeit. Benutzer können eine Sammlung von Eingabe- und Ausgabezellen erstellen, die numerische Daten, Text oder Formeln enthalten können. Diese Zellen können dann zu einer zusammenhängenden Decke zusammengefügt werden, die aussieht und das Potenzial hat, sich wie eine Datentabelle zu verhalten.
Leider hört die Ähnlichkeit mit einer Datentabelle dort auf. Eine Kalkulationstabelle ist eine Datentabelle als eine Sammlung von gestapelten Schuhkartons ist ein Schuhschrank. Es gibt keine Struktur. Boxen oder Zellen können ohne offensichtliche Auswirkungen zufällig platziert werden. Dies ist sowohl eine Stärke als auch eine Schwäche von Excel. Die Stärke ist, dass es maximale Flexibilität bietet, wie Benutzer ihre Daten organisieren können. Das ist auch seine Schwäche. Benutzer können eine Kalkulationstabelle erstellen, die wichtige Entscheidungen treffen kann, ohne ihre Daten ordnungsgemäß zu strukturieren.
Trotzdem werden Sie mich niemals dazu bringen, Excel aufzugeben. Ich liebe das Produkt. Aber ich erkenne und akzeptiere auch ihre Schwächen. Heutzutage benutze ich es eher als verklärten Rechner als als Datenanalyse-Tool. Heutzutage wird Excel über seine ursprüngliche Absicht hinaus verwendet und ist mit zu vielen Funktionen und zu wenigen Steuerelementen aufgebläht. Was kann also genau schief gehen und wie, fragst du? Lass mich die Wege zählen.
Excel nutzt die Tatsache aus, dass die meisten von uns in der Kunst und Wissenschaft des Aufbaus einer Datenbank nicht diszipliniert sind. Es erlaubt uns, Abkürzungen zu verwenden, die erfahrene, kompetente Datenbankfachleute niemals annehmen würden. Und wir entwickeln diese schlechten Angewohnheiten, weil die meisten von uns lernen, Excel nur zu dem Zweck zu verwenden, Tabellenkalkulationen für den persönlichen Gebrauch zu entwickeln - Tabellenkalkulationen, die niemand außer uns selbst verwenden oder verstehen muss. Dieses Maß an Komfort und Intimität mit unseren Tabellenkalkulationen nimmt nie ab, selbst wenn wir sie verwenden, um Schlussfolgerungen zu generieren und Entscheidungen außerhalb unseres persönlichen Bereichs zu treffen.
Denken Sie zurück an die erste Verwendung von Excel. Es war so verzeihend. Es passte sich an die Art und Weise an, wie Sie Ihre Daten organisieren wollten, wie Sie die Ergebnisse berechnen und anzeigen wollten. Ihre Schönheit war ihre Einfachheit, gestützt durch eine leistungsstarke Rechenmaschine. Es war ein Analyse- und Berichtstool in einem. Wenn sich Tabellenkalkulationen erweitern und weiterentwickeln, erhöhen die Verknüpfungen, die wir während ihrer Erstellung eingehen, leider ihre Risiken: Formeln mit hartcodierten Referenzen, eingefügte Zellen, die nicht in vordefinierte Formeln eingeschlossen werden können - und es geht immer weiter.
Datentabellen vs. Tabellenkalkulationen
Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um eine zu vergleichen Kalkulationstabelle zu einem Datentabelle . Eine Datentabelle ist ein Mechanismus zum Speichern von Daten, Text und Formeln in einem Zeilen- / Spaltenformat. Die Spalten einer Datentabelle enthalten die unterste Ebene der Attribute. Einzelne Zellen in einer Datentabelle unterliegen den Attributen der Spalte, zu der sie gehören. Sie haben keine für sie spezifischen Attribute. Aus diesem Grund kann eine Zelle in einer Spalte kein Text sein, während die Zelle darüber oder darunter numerisch sein kann. Die in der Spalte festgelegte Governance lässt dies nicht zu.
Auf der anderen Seite sind Tabellenkalkulationen eine Sammlung unabhängiger Zellen, die jeweils ihre eigenen Attribute haben. Eine Zelle mit numerischen Daten kann sich also auf einer Zelle befinden, die Text oder eine Formel enthält. Wie cool, richtig? Wie flexibel Cool und flexibel, ja. Geeignet für disziplinierte Modellierung und Analyse? Nein, nicht so sehr.
Beispiel: Spaß mit Summe
Schauen wir uns einmal an, wie Excel-Benutzer ungewollt Fehler in ihren Tabellenkalkulationen erstellen können.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit einigen berechneten Summenzellen:
Wir konzentrieren uns zunächst auf Szenario 1.
Die Zellen B7 und B14 enthalten Zwischensummen mit Summe Befehl. Eine Gesamtsumme wird mit einem einfachen berechnet Zelle 1 + Zelle 2 Befehl. Dann werden die Zwischensumme und die Gesamtsumme am unteren Rand des Blattes wiederholt. Oft speichern Benutzer die Summen am unteren Rand der Datenangaben.
Als Nächstes fügen wir Zellen in die Kalkulationstabelle ein. Beachten Sie, dass es egal ist, ob Sie den Befehl Zeilen einfügen oder den Befehl Zellen einfügen verwenden. Keine der Formeln wurde manuell geändert.
Jetzt fügen wir den eingefügten Zellen einige Werte hinzu.
In diesem ersten Beispiel wurden Werte zu Zellen hinzugefügt, die neben den in der Berechnung verwendeten ursprünglichen Zellen liegen. Sie werden feststellen, dass Zelle B10 davon ausgegangen ist, dass die neuen Werte in die Zwischensumme aufgenommen werden sollten, da sie nach dem letzten ursprünglichen Wert und der Zwischensumme liegen. Dies kann oder nicht das sein, was der Benutzer beabsichtigt. Nehmen wir jedoch an, dass der Benutzer das gewünschte Verhalten wünscht. Beachten Sie, dass sich die Zwischensumme in Zelle B24 NICHT geändert hat. Stattdessen befindet sich oben links in der Zelle ein Indikator.
Wenn Benutzer auf den Indikator klicken, wird Folgendes angezeigt:
Die Benutzer müssen dann aus einer Liste möglicher Korrekturen auswählen. Und dies müsste für jede berechnete Zelle erfolgen, die betroffen war.
OK, das ist Szenario 1. In Szenario 1b in der nächsten Woche werde ich zeigen, wie Excel leicht dazu gebracht werden kann, zu denken, dass neue Daten NICHT zu einer vordefinierten Summenzelle hinzugefügt werden sollten. Kann jeder von Ihnen erraten, was das bewirken könnte?
Und wenn das nicht genug ist, verwendet Szenario 2 (auch nächste Woche) einen etwas anderen, wenn auch häufig verwendeten Ansatz zum Erstellen von Formeln. Dieser Ansatz kann auch unbeabsichtigte Folgen haben. Extra Punkte, wenn Sie raten, wie das passiert.
Hinweis: Dieser Blogbeitrag ist Teil eines Serie zu Fehlern in Tabellenkalkulationen . Mittwochs erscheinen wöchentlich neue Beiträge dieser Serie.
