La semaine dernière, j'ai partagé certaines des beaucoup d'histoires sur les erreurs dans les feuilles de calcul Excel cela a conduit à la désinformation et à une voie vers des décisions incorrectes. Aujourd'hui, nous allons explorer pourquoi de telles erreurs peuvent être potentiellement omniprésentes.
La puissance du tableur a toujours été sa facilité d’utilisation interactive. Il permet aux utilisateurs de concevoir un ensemble de cellules d’entrée et de sortie pouvant contenir des données numériques, du texte ou des formules. Et ces cellules peuvent ensuite être assemblées pour former une courtepointe homogène qui ressemble et a le potentiel d’agir, comme une table de données.
Hélas, la similitude avec une table de données s'arrête là. Une feuille de calcul est une table de données, de même qu'une collection de boîtes à chaussures empilées dans un placard à chaussures. Il n'y a pas de structure. Les cases ou les cellules peuvent être placées au hasard, sans ramifications apparentes. C'est à la fois une force et une faiblesse d'Excel. La force est qu’il offre une flexibilité maximale dans la manière dont les utilisateurs peuvent organiser leurs données. C'est aussi sa faiblesse. Les utilisateurs peuvent créer un tableur capable de prendre des décisions importantes sans structurer correctement leurs données.
Pourtant, vous ne me ferez jamais abandonner Excel. J'aime le produit. Mais je reconnais aussi et accepte ses faiblesses. Ces jours-ci, je l'utilise plus comme une calculatrice glorifiée que comme un outil d'analyse de données. Aujourd'hui, Excel est utilisé au-delà de son objectif initial et il est devenu trop lourd avec trop de fonctions et trop peu de contrôles. Alors, qu'est-ce qui peut mal tourner et comment, demandez-vous? Laisse-moi compter les chemins.
Excel exploite le fait que la plupart d'entre nous ne sommes pas disciplinés dans l'art et la science de la construction d'une base de données. Cela nous permet de prendre des raccourcis que des professionnels de la base de données expérimentés et compétents ne prendraient jamais. Et nous développons ces mauvaises habitudes parce que la plupart d’entre nous apprenons à utiliser Excel uniquement dans le but de développer des feuilles de calcul à usage personnel - des feuilles de calcul que nul autre que nous-mêmes n’aurons à utiliser ou à comprendre. Et ce niveau de confort et d'intimité avec nos feuilles de calcul ne faiblit jamais, même lorsque nous les utilisons pour générer des conclusions et prendre des décisions en dehors de notre domaine personnel.
Repensez à la première fois que vous avez utilisé Excel. C'était tellement indulgent. Il s’adaptait à la manière dont vous vouliez organiser vos données, comment vous vouliez calculer et afficher les résultats. Sa beauté était sa simplicité, soutenue par un puissant moteur de calcul. C'était à la fois un outil d'analyse et un outil de rapport. Malheureusement, à mesure que les feuilles de calcul se développent et évoluent, les raccourcis que nous prenons lors de leur création amplifient leurs risques: formules avec références codées en dur, cellules insérées qui ne sont pas incluses dans les formules prédéfinies - et ainsi de suite.
Tableaux de données et feuilles de calcul
Alors prenons un moment pour comparer un tableur à un tableau de données . Une table de données est un mécanisme permettant de stocker des données, du texte et des formules dans un format ligne / colonne. Les colonnes d'une table de données contiennent son plus bas niveau d'attributs. Les cellules individuelles d'une table de données sont régies par les attributs de la colonne à laquelle elles appartiennent. Ils n'ont aucun attribut spécifique à eux-mêmes. C'est pourquoi une cellule d'une colonne ne peut pas être du texte, tandis que la cellule située au-dessus ou au-dessous peut être numérique. La gouvernance définie par la colonne ne le permettra pas.
Les feuilles de calcul, en revanche, sont un ensemble de cellules indépendantes, chacune ayant ses propres attributs. Ainsi, une cellule contenant des données numériques peut s’asseoir sur une cellule contenant du texte ou une formule. C'est cool, non? Quelle souplesse. Cool et flexible, oui. Convient-il à une modélisation et à une analyse disciplinées? Non, pas tellement.
Exemple: S'amuser avec Somme
Examinons un moyen par lequel les utilisateurs d'Excel peuvent créer involontairement des erreurs dans leurs feuilles de calcul.
Vous trouverez ci-dessous une feuille de calcul avec certaines cellules de somme calculées:
Nous allons d'abord nous concentrer sur le scénario 1.
Les cellules B7 et B14 contiennent des sous-totaux en utilisant somme commander. Un grand total est calculé en utilisant un simple Cellule 1 + Cellule 2 commander. Ensuite, le total partiel et le total général sont répétés au bas de la feuille. Plusieurs fois, les utilisateurs stockeront les totaux au bas des détails des données.
Ensuite, nous allons insérer des cellules dans la feuille de calcul. Notez que le fait d'utiliser la commande insérer des lignes ou d'insérer des cellules n'a pas d'importance. Aucune des formules n'a été modifiée manuellement.
Nous allons maintenant ajouter quelques valeurs aux cellules insérées.
Dans ce premier exemple, des valeurs ont été ajoutées aux cellules adjacentes aux cellules d'origine utilisées dans le calcul. Vous remarquerez que la cellule B10 supposait que les nouvelles valeurs devaient être incluses dans le sous-total, car elles résident après la dernière valeur d'origine et le sous-total. Cela peut être ou ne pas être ce que l'utilisateur souhaite. Mais supposons que c’est le comportement souhaité par l’utilisateur. Notez que le sous-total dans la cellule B24 n'a pas changé. Au lieu de cela, un indicateur est placé dans le coin supérieur gauche de la cellule.
Lorsque les utilisateurs cliquent sur l'indicateur, ils voient ce qui suit:
Les utilisateurs doivent ensuite choisir parmi une liste de corrections possibles. Et cela devrait être fait pour chaque cellule calculée affectée.
OK, c'est le scénario 1. Dans le scénario 1b, la semaine prochaine, je montrerai comment Excel peut être facilement trompé en pensant que de nouvelles données ne doivent PAS être ajoutées à une cellule de somme prédéfinie. L'un de vous peut-il deviner ce qui pourrait y arriver?
Et si cela ne suffisait pas, le scénario 2 (également la semaine prochaine) adopte une approche légèrement différente, bien que très utilisée, pour la création de formules. Cette approche peut également avoir des conséquences inattendues. Des points supplémentaires si vous devinez comment cela se produit.
Remarque: Cet article de blog fait partie d'un série sur les erreurs dans les feuilles de calcul . Les nouveaux articles de cette série apparaissent chaque mercredi le mercredi.
