上週，我分享了一些關於Excel電子表格中的錯誤的許多故事導致錯誤的信息和走向錯誤決策的道路。今天，我們將探討為什麼這些錯誤可能會普遍存在。
電子表格的強大功能一直是它的交互式易用性。它允許用戶設計可包含數字數據，文本或公式的輸入和輸出單元的集合。然後，這些細胞可以串在一起形成一個看起來很有凝聚力的被子，並且有可能像數據表那樣起作用。
唉，與數據表的相似性就此止步。電子表格是數據表，因為堆疊的鞋盒的集合是鞋櫃。沒有結構。盒子或細胞可以隨機放置，沒有明顯的分枝。這是Excel的優點和缺點。其優勢在於它為用戶組織數據提供了最大的靈活性。這也是它的弱點。用戶可以構建一個電子表格，可以在不正確構建數據的情況下推動重要決策。
不過，你永遠不會讓我放棄Excel。我喜歡這個產品。但我也承認並接受它的弱點。如今，我更多地將它用作美化計算器而不是數據分析工具。今天，Excel被用於超出其原始意圖，並且它已經變得臃腫，具有太多功能和太少的控件。那麼究竟是什麼可能出錯，你問怎麼樣？讓我來計算一下。
Excel利用了這樣一個事實，即我們大多數人在建立數據庫的藝術和科學方面都沒有受到紀律處分。它允許我們採取經驗豐富，稱職的數據庫專業人員永遠不會採取的捷徑。我們養成了這些壞習慣，因為我們大多數人都學習如何使用Excel來開發個人使用的電子表格 - 除了我們自己以外的任何人都不得不使用或理解的電子表格。即使我們使用它們來產生結論並在我們的個人領域之外做出決策，這種與我們的電子表格的舒適度和親密度也永遠不會減弱。
回想一下您第一次使用Excel。這太寬容了。它適合您想要組織數據的方式，您想要如何計算和顯示結果。它的美麗之處在於它的簡潔性，以強大的計算引擎為後盾。它是一個分析工具和報告工具。不幸的是，隨著電子表格的擴展和發展，我們在創建過程中所採用的捷徑放大了風險：具有硬編碼引用的公式，未能包含在預定義公式中的插入單元格 - 以及它的不斷變化。
數據表與電子表格
讓我們花一點時間比較一下電子表格到了數據表 。數據表是用於以行/列格式存儲數據，文本和公式的機制。數據表的列包含其最低級別的屬性。數據表中的各個單元格由它們所屬的列的屬性控制。它們沒有任何特定於自己的屬性。這就是為什麼列中的一個單元格不能是文本而其上方或下方的單元格可以是數字的原因。該列設置的治理不允許這樣做。
另一方面，電子表格是獨立單元格的集合，每個單元格都有自己的屬性。因此，包含數字數據的單元格可以位於包含文本或公式的單元格頂部。多酷啊對吧？多麼靈活。很酷，很靈活，是的。適合紀律建模和分析？不，不是那麼多。
示例：Sum的樂趣
讓我們來看看Excel用戶可以在無意中在電子表格中創建錯誤的一種方式。
下面是一個電子表格，其中包含一些計算的和數
我們將首先關注場景1。
單元格B7和B14包含使用的小計和命令。總計是使用簡單計算的細胞1 + 細胞2 命令。然後在工作表的底部重複小計和總計。很多時候，用戶會將總數存儲在數據詳細信息的底部。
接下來，我們將單元格插入電子表格中。請注意，使用insert rows命令還是insert cells命令無關緊要。沒有手動更改公式。
現在我們將為插入的單元格添加一些值。
在第一個示例中，將值添加到與計算中使用的原始單元格相鄰的單元格中。您會注意到單元格B10假定新值應包含在小計中，因為它們位於最後一個原始值和小計之後。這可能是也可能不是用戶想要的。但我們假設這是用戶想要的行為。請注意，單元格B24中的小計沒有更改。相反，指示器放置在單元格的左上側。
當用戶點擊指標時，他們會看到以下內容：
然後，用戶需要從可能的更正列表中進行選擇。並且必須對每個受影響的計算單元格進行此操作。
好的，那就是場景1。在下週的場景1b中，我將展示Excel如何容易被愚弄，認為不應將新數據添加到預定義的和單元格中。你們中任何人都可以猜到會發生什麼事嗎？
如果這還不夠，情景2（也是下週）採用略微不同但雖然用得多的方法來創建公式。這種方法也可能產生意想不到的後果。如果你猜這是怎麼回事，可以加分。
注意： 這篇博客文章是其中的一部分關於電子表格中的錯誤的系列文章 。本系列中的新帖子每週三出現一次。
