Kaylee Linthicum, Angewandte Mathematikerin, Boeing
Andrew Parker, Angewandter Statistiker, Boeing
Abstrakt
Datenanalysen bieten in jeder Branche vielfältige Erkenntnisse. Leider werden viele dieser Erkenntnisse aufgrund mangelnder Kommunikation nie in Maßnahmen oder Strategien umgesetzt. Das Erkennen von Mustern oder Zusammenhängen in Daten kann sich ohne eine effektive Kommunikation der Erkenntnisse als sinnlos erweisen. Zudem müssen Analysten bei der Ergebniskommunikation oft verschiedene Zielgruppen berücksichtigen, darunter Kollegen, Kunden und das Management. Glücklicherweise bietet JMP verschiedene Methoden zur Datenvisualisierung, die auf eine bestimmte Zielgruppe und Botschaft zugeschnitten werden können. In diesem Dokument werden die Anwendung und Anpassung verschiedener Tools wie JMP-Journale, HTML5- und Flash-Integration, Graph Builder und die JMP-Skriptsprache erläutert, die zur effektiven Kommunikation der Ergebnisse von Datenanalysen eingesetzt werden können. Durch den Einsatz dieser Tools zur gezielten Kommunikation von Analyseergebnissen können Datenanalysen erfolgreich in Entscheidungen und Maßnahmen innerhalb eines Unternehmens umgesetzt werden.
Einführung
Datenanalysen basieren in der Regel auf einer bestimmten Absicht, oft auf der Lösung eines Problems oder der Beantwortung einer Frage. Analysten nutzen riesige Informationsmengen, um Ergebnisse präzise einzuschätzen und Schlussfolgerungen zu ziehen. Sobald diese gezogen sind, besteht die letzte Herausforderung darin, den Analyseprozess so zu präsentieren, dass er für das Publikum verständlich, im Umfang überschaubar und die richtige Botschaft vermittelt. Glücklicherweise besteht die Möglichkeit, Daten mit der analytischen Toolbox von JMP® zu bearbeiten und auf eine präzise Botschaft zuzuschneiden. Obwohl es Beispiele für Situationen gibt, in denen Rohdaten oder einfache Tabellen mit statistischen Werten zur Ergebnisdarstellung geeignet sind, konzentriert sich diese Diskussion auf die Visualisierungswerkzeuge von JMP®, die es Analysten ermöglichen, über einfache Tabellen hinauszugehen.
Dieses Dokument und die zugehörige Präsentation veranschaulichen die Möglichkeiten von JMP®, analytische Ergebnisse anzupassen und in passende Botschaften für unterschiedliche Zielgruppen zu transformieren. Dabei sind drei spezifische Zielgruppen zu berücksichtigen: Kunden/Lieferanten, Kollegen und Management/Führungskräfte. Für jede Zielgruppe werden wichtige Aspekte der Kommunikation kurz erläutert und einige Beispiele für JMP®-Tools vorgestellt, mit denen Analysten diese Anforderungen bei der Ergebnisübermittlung berücksichtigen können. Ob es darum geht, dem Management eine Empfehlung zu unterbreiten oder einen Lieferanten von der Überarbeitung eines Angebots zu überzeugen – effektive Kommunikation ist unerlässlich.
Kunden und Lieferanten
Die Kommunikation mit externen Stellen erfordert vielfältige Überlegungen dazu, welche Informationen und Ergebnisse wie präsentiert werden. Bei Kundengesprächen kann das Ziel darin bestehen, einen Verkauf abzuschließen oder den Status zu kommunizieren. Bei Lieferantengesprächen sind die Botschaften ähnlich, der Fokus ist jedoch umgekehrt. Leistungsprobleme oder die Überprüfung von Vertragsbedingungen müssen möglicherweise besprochen werden. Bei der Wahl des Kommunikationsmediums sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden: die Zielgruppe kennen, den Inhalt einschränken und die Botschaft verfeinern.
Bei der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher Herkunft sind manche mit analytischen Methoden und Fachbegriffen bestens vertraut, während andere auf diesem Gebiet keine Erfahrung haben. Dieses Verständnis ist für die Formulierung einer Botschaft unerlässlich, da ein Ergebnis so präsentiert werden kann, dass es dem analytischen Verständnis des Publikums entspricht.
Einfache Grafikauswahl und -änderung
Ein standardmäßiger JMP®-Modellbericht enthält eine große Menge statistischer Informationen. Lieferanten und Kunden müssen die zugrunde liegenden Details in den meisten Fällen nicht kennen. Die grafische Zusammenfassung der Informationen ermöglicht es, den Fokus einer Diskussion zu steuern.
Die grundlegendste Modifikation einer Grafik ist die Auswahl relevanter Informationen. Abbildung 1 veranschaulicht die Möglichkeit, durch die Auswahl bestimmter Ebenen mehr oder weniger Informationen anzuzeigen.
Abbildung 1: Beispiel für Auswahlebenen
Das erste Bild lenkt den Fokus von Dollar und Statistiken ab und lässt den Gesamttrend sowie einzelne Punkte hervortreten. Das zweite und dritte Bild zeigen Informationen zu Achsen, zusammenfassenden Statistiken und Diagrammtiteln und verlagern den Fokus auf numerische Werte und die Modellqualität.
Grundlegende Auswahlfunktionen ermöglichen weitere Anpassungen. Das selektive Hinzufügen, Entfernen oder Ändern von Informationen bietet mehr Kontext und Einblicke als die Verwendung weiterer PowerPoint-Folien.
Abbildung 2: Zunehmend hervorgehobene Punkte
Abbildung 2 zeigt, wie Beschriftungen die Aufmerksamkeit auf eine begrenzte Anzahl von Punkten lenken und zusätzliche Informationen wie kritische Werte und/oder Teilenummern liefern können. Der Verzicht auf Informationen zu anderen Lieferanten oder Kunden beschränkt die Darstellung auf Informationen, die für die aktuelle Zielgruppe relevant sind, oder dient dem Schutz vertraulicher Lieferanten- oder interner Informationen. Durch einfaches Auswählen der relevanten Zeilen oder Ausblenden nicht relevanter Zeilen ändert sich der Fokus der Grafik.
Abbildung 3 zeigt ein Beispiel, wie Achseneinstellungen mit Referenzlinien angepasst werden können, um die Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Bereich innerhalb der Grafik zu lenken.
Abbildung 3: Referenzlinien aus den Achseneinstellungen
Beim Ändern des Erscheinungsbilds bestimmter Punkte anhand von Attributwerten ist es wichtig, dass der Betrachter schnell erkennen kann, was unterschiedliche Farben oder Formen bedeuten. Abbildung 4 veranschaulicht die Legendenfunktion von Grafiken in JMP®. Mit dieser Funktion können dem Standardbild innerhalb der Grafik weitere Informationsebenen hinzugefügt werden.
Abbildung 4: Zwei Legenden für eine Grafik
Diese einfachen grafischen Steuerelemente lassen sich kombinieren, um ein Übersichtsdiagramm für eine spezifische Botschaft anzupassen. Sobald die Bedürfnisse eines Kunden oder Lieferanten verstanden wurden, können Informationen entsprechend der Gesprächsführung ergänzt oder geändert werden.
Skripting und Grafiken
Zusätzlich zu den oben beschriebenen schnellen grafischen Anpassungen ermöglicht JSL nahezu unbegrenzte Erweiterungsmöglichkeiten für grafische Anpassungen. Obwohl nicht alle JMP®-Benutzer mit JSL vertraut sind, gibt es integrierte Funktionen, mit denen jeder Benutzer einfache bis erweiterte Verbesserungen vornehmen kann. Die Skripte für die folgenden Abbildungen finden Sie im Skript-Anhang.
Durch die Anwendung von JSL können ohne großen Aufwand zusätzliche Informationen bereitgestellt werden. Abbildung 5 veranschaulicht die Verwendung zweier integrierter Funktionen, mit denen an beliebiger Stelle in der Grafik Markierungen und Beschriftungen hinzugefügt werden können.
Abbildung 5: Einfache Markierungs- und Beschriftungsausgabe
Diese Markierung kann auch farbig und mit Text beschriftet werden. Diese Funktionen sind immer dann nützlich, wenn ein Kunde oder Lieferant Informationen bereitstellt, die die Aussage der Grafik ergänzen, aber nicht in die Analyse einfließen. Das Hinzufügen von Markierungen überlagert die Grafik lediglich mit Informationen und hat keinen Einfluss auf zugrunde liegende oder zukünftige Analysen. Zusätzlich können Formen anstelle von einfachen Markierungen und Linien weitere Details hinzufügen.
Abbildung 6: Formen und Daten integrieren
In Abbildung 6 liegt der Fokus auf einem bestimmten Bereich und einer bestimmten Richtung, wodurch einem Kunden oder Lieferanten ein Teilbereich der Grafik angezeigt werden kann, der Aufmerksamkeit erfordert. Jede Funktion kann zum Zeichnen komplexerer Formen verwendet werden, und erweiterte Anpassungen ermöglichen die Erstellung eines Verlaufsfelds.
Abbildung 7: Dynamische Funktion über Daten gelegt
Abbildung 7 zeigt eine dynamische Grafik. Zusätzlich zur angezeigten Funktion kann ein integrierter Griff verschoben werden, um die Funktion automatisch anzupassen. Die Werte werden beim Verschieben des Griffs dynamisch angezeigt und aktualisiert. Dies ist nützlich, wenn Änderungen besprochen werden, da die Auswirkungen in Echtzeit dargestellt werden.
Die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ist ein wesentlicher Aspekt jedes Geschäftsbetriebs. Die Verwendung der oben genannten Tools zur Anpassung von Daten und Grafiken ist entscheidend, um interne vertrauliche Informationen zu schützen und den Gesprächsverlauf zu steuern. Das Hinzufügen, Entfernen und Ändern der Diagrammdarstellung kann ein einfaches Werkzeug sein, um die gewünschte Botschaft optimal an ein bestimmtes Publikum zu übermitteln. Viele der oben beschriebenen Techniken können auf jeder Plattform angewendet werden, die Grafiken generiert, einschließlich Graph Builder.
Peer-to-Peer
Unabhängig davon, ob Kollegen eine Analyse überprüfen, die Ergebnisse einer Analyse zur Unterstützung ihrer eigenen Arbeit nutzen oder gemeinsam mit einem Team an einem Analyseprojekt arbeiten, ist die Peer-to-Peer-Kommunikation für jede Analyse unerlässlich. Im Gegensatz zu anderen Zielgruppen wünschen und benötigen Kollegen oft detaillierte Informationen zu den zugrunde liegenden Daten und der Methodik. Wie in allen Fällen ist es wichtig zu wissen, wie der Empfänger die Informationen verwendet und ob er Zugriff auf JMP® hat. Falls die Zielgruppe Zugriff auf JMP® hat, kann ein JMP®-Journal ein nützliches Tool sein. Mit diesem Tool kann der Analyst anderen JMP®-Benutzern Informationen wie Datentabellen, Text, Berichtsergebnisse und Links zu anderen Dateien einfach präsentieren.
Das JMP® Journal selbst kann als Präsentationsplattform verwendet werden und bietet viele Vorteile gegenüber anderen Programmen wie PowerPoint. Berichte lassen sich während der Analyse einfach in ein JMP® Journal einfügen, sodass keine separate Präsentation außerhalb von JMP® erstellt werden muss. Die Formatierung ist stets konsistent und übersichtlich, sodass sich der Analyst auf die Daten konzentrieren kann, anstatt sich mit Layoutproblemen herumschlagen zu müssen. Aufzählungspunkte lassen sich mit Live-Links und Schaltflächen kombinieren, um JSL-Skripte auszuführen und so die Analyse zu automatisieren. Die Interaktivität der Berichte bleibt erhalten, wenn sie mit einem JMP® Journal verknüpft sind. Gliederungsknoten lassen sich während der Präsentation verschachteln, öffnen und schließen. Dadurch wird das Wechseln zwischen Folien vermieden und der Fokus auf die relevanten Informationen gelegt. Neben der Anzeige der Berichtsergebnisse können ergänzende Informationen in Form von Text im JMP® Journal selbst oder als Link zu Datentabellen oder anderen Dateien eingefügt werden.
Abbildung 8 zeigt ein Beispiellayout für ein Peer-Review-JMP®-Journal. Wichtige Diagramme befinden sich im JMP®-Journal, zusammen mit schriftlichen Anmerkungen zur Analyse und einem Link zur Originaldatei. Jeder dieser Gliederungsabschnitte kann erweitert oder reduziert werden, um relevante Informationen anzuzeigen. Darüber hinaus lässt sich die Position der Gliederungsabschnitte ändern, um verwandte Elemente nah beieinander zu platzieren oder den Übergang von einem Element zum nächsten zu erleichtern. Diese Art der Präsentation eignet sich auch gut für andere JMP®-Anwender, die die Analyseergebnisse oder die zugrunde liegenden Daten nutzen möchten.
Abbildung 8. Beispiellayout für Peer-Review im JMP® Journal.
Über die erste Überprüfung der Analyse hinaus ist die Dokumentation für die zukünftige Verwendung und Zusammenarbeit wichtig. Das Format der JMP®-Journale eignet sich gut für eine umfassende Dokumentation, damit zukünftige Analysten die Analyse bei Datenaktualisierungen replizieren können. Arbeitsdateien und zusätzliche Informationen können mit dem JMP®-Journal verknüpft werden.
Ein Nachteil des JMP® Journals besteht darin, dass die Nutzung seiner dynamischen Funktionen auf JMP®-Benutzer beschränkt ist. Eine statische Version des Journals kann jedoch als PDF gespeichert werden. Diese zeigt den Inhalt aller geöffneten Gliederungselemente an, verfügt jedoch nicht über interaktive Funktionen.
Falls Überprüfungen von Personen ohne JMP®-Zugriff durchgeführt werden müssen, kann die Möglichkeit, Berichtsausgaben als interaktive HTML5-Ausgabe zu speichern, sehr nützlich sein. Zwar sind nicht alle Berichtsausgaben HTML5-kompatibel, doch generieren die entsprechenden Ausgaben einen interaktiven Bericht, der mit Kollegen ohne JMP®-Zugriff geteilt werden kann. Abbildung 9 zeigt, wie HTML5 die Interaktion mit Datenpunkten auf die gleiche Weise wie Berichtsfenster in JMP® ermöglicht. Das Kombinieren von Berichtsfenstern zu einem Layout oder das Erstellen eines Skripts zur Erstellung eines benutzerdefinierten Berichts kann die Interaktion mit den Daten im HTML5-Format sinnvoller gestalten.
Abbildung 9. HTML5 ermöglicht Nicht-JMP®-Benutzern die Interaktion mit den Datenpunkten auf eine Weise, die das JMP®-Berichtsfenster nachahmt.
Führung/Management
Bei der Ergebnisberichterstattung an Führungskräfte/Management ist es wichtig, den Informationsgehalt jeder Visualisierung zu maximieren. Einfache Skripte können die in den integrierten Visualisierungen von JMP dargestellten Informationen erweitern. Schon die standardmäßige Farbcodierung von Punkten in einem Streudiagramm kann schnelle Erkenntnisse liefern. Abbildung 10 zeigt, wie die Farbcodierung der Datenpunkte einem Regressionsdiagramm eine weitere Informationsdimension hinzufügen kann. So können Führungskräfte nicht nur den tatsächlichen Preis eines Teils im Vergleich zur Prognose erkennen, sondern auch die Qualität des Lieferanten.
Abbildung 10. Lieferantenqualität gemessen in Rot, Gelb oder Grün, angezeigt mit tatsächlichem vs. prognostiziertem Preis.
Integrierte JMP®-Farbschemata ermöglichen die Farbgebung nach dem Wert einer Spalte. In Beispielen wie dem obigen, in denen die Farbe eine bestimmte Bedeutung hat, kann die Farbgebung manuell oder mit einem einfachen Skript erfolgen, um die farbigen Zeilenzustände zu erstellen.
Führungskräfte möchten die Daten oft in verschiedenen Darstellungsformen sehen. Graph Builder ist ein nützliches Tool, um Daten auf vielfältige Weise zu visualisieren, Details hinzuzufügen oder das Layout nahezu augenblicklich zu ändern. Die Ergebnisse lassen sich einfach speichern und in PowerPoint oder andere Präsentationsmethoden integrieren, um sie Nicht-JMP®-Benutzern zu präsentieren oder in ein JMP®-Journal einzufügen. Verschiedene Ansichten der Daten lassen sich schnell generieren, sodass Analysten Details der Daten einfach beschreiben können. Abbildung 11 zeigt, wie Graph Builder verwendet werden kann, um ein einfaches Streudiagramm anzuzeigen und grundlegende Unterschiede in Datengruppen darzustellen.
Abbildung 11. Verwendung des Graph Builders zum schnellen visuellen Parsen von Daten, um einen Aspekt der Analyse zu kommunizieren.
Auch hier ist eine statische Ausgabe oft nicht die optimale Methode, um Ergebnisse mit der Geschäftsleitung zu besprechen oder zu kommunizieren. Die Verwendung von interaktivem HTML5 ermöglicht es Analysten, bei der Besprechung mit der Geschäftsleitung in Echtzeit Details zu analysieren, ohne JMP® verwenden zu müssen. Abbildung 9 zeigt, dass eine Führungskraft, die nur an Datenpunkten zu einem bestimmten Lieferanten interessiert ist, die relevanten Datenpunkte sofort identifizieren kann. Nicht alle Funktionen werden vom HTML5-Format vollständig unterstützt. Beim Speichern der Datei werden jedoch Warnungen zu nicht unterstützten Funktionen angezeigt, und die Daten können weiterhin im statischen Format angezeigt werden.
Zusammenfassung
Die JMP®-Analyse-Toolbox stellt Analysten umfangreiche Informationen zur Verfügung. Diese Informationen bilden die Grundlage für jedes hochwertige Ergebnis und jede Schlussfolgerung. Analysten sollten diese Informationen in eine einfache und effektive Botschaft umwandeln. Ob bei Präsentationen vor Lieferanten, Kunden, Kollegen oder Führungskräften – JMP® bietet Möglichkeiten zur Informationsvermittlung auf vielfältige Weise. Ein effektives Kommunikationspaket ist entscheidend für das gewünschte Ergebnis jeder Präsentation. Sobald ein Analyst seine Zielgruppe und die gewünschte Botschaft versteht, kann er diese zielgerichtet anpassen.
Dieses Dokument beleuchtete viele Funktionen für spezifische Situationen. Die Wahl der optimalen Vorgehensweise erfordert ein umfassendes Verständnis des Zwecks vor der Erstellung eines Kommunikationspakets. Jede dieser Funktionen lässt sich jedoch auch in einer Vielzahl anderer Situationen und auf weitaus komplexere Weise anwenden. Das JMP®-Handbuch bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung dieser Methoden und weiterer Optionen für erweiterte Funktionen.
