Tout titre contenant les mots « efficace » ou « efficience » attire l’attention, car qui ne souhaite pas économiser de l’argent, du temps et des ressources ? Ayant étudié l’économie il y a des années (une discipline souvent décrite à l’époque comme l’étude de l’allocation des ressources rares), je peux affirmer que l’utilisation efficace de ressources limitées est intrinsèque à cette discipline. L’économie concerne également l’ efficacité avec laquelle une société utilise ses ressources rares. L’efficience et l’efficience vont de pair, car elles sont en réalité les deux faces d’une même médaille.
Il existe cependant des limites à l'efficacité que nous pouvons atteindre. Il est impossible de réduire les dépenses sans atteindre un point de rendement décroissant. Et qu'en est-il des avantages ? La recherche de solutions plus efficaces (en théorie) n'a pas de limites. Le dicton « Il y a toujours place à l'amélioration » le confirme. La recherche d'une plus grande efficacité implique à la fois des innovations progressives et révolutionnaires pour créer une valeur durable. Il est important de rechercher à la fois l'efficience et l'efficacité.
Si votre entreprise cherche avant tout à gagner en efficacité ou à réaliser des améliorations progressives et des perfectionnements mineurs des processus, les innovateurs disruptifs peuvent rendre votre produit, voire votre entreprise, obsolète. Améliorer son efficacité par des moyens modestes ou importants est une stratégie de protection pour continuer à s’améliorer et à rester pertinent dans un monde en constante évolution.
Vous pourriez produire efficacement un produit de mauvaise qualité ou produire efficacement un produit de haute qualité avec un retour sur investissement insuffisant. Ou, plus généralement, vous pourriez résoudre le mauvais problème à faible coût ou résoudre le bon problème à un coût élevé (gaspillage de ressources) :
This diagram shows the challenge in balancing the pursuit of both efficiency and effectiveness.Ce diagramme illustre le défi que représente la recherche d’un équilibre entre efficience et efficacité.
Comment mesurez-vous les efforts pour être efficace et efficient ?
De nombreuses personnes ont tendance à se concentrer davantage sur l'efficacité, probablement parce qu'elle est plus facile à mesurer. De nombreuses variables, comme le coût des biens, les salaires, la durée d'un processus, le montant à facturer au client, etc., sont connues. Certaines mesures sont collectées dans un but principal , souvent pour envoyer une facture pour un mois de transactions. Ces mesures sont ensuite souvent utilisées à des fins secondaires pour réaliser une valeur résiduelle à partir de ces données, par exemple pour examiner les transactions concernant les produits achetés fréquemment ensemble (analyse du panier d'achat) et tester des stratégies pour promouvoir des offres groupées susceptibles d'augmenter les profits.
Il peut être plus difficile de mesurer l'efficacité. Prenons l'exemple d'un fabricant de blocs en céramique qui vient de commencer un nouveau travail. Ce fabricant perd de l'argent à cause d'un trop grand nombre de blocs fissurés qui sortent de la chaîne de production. Lorsque vous demandez à vos collègues ingénieurs pourquoi leur processus de production est organisé de cette manière, il devient évident que personne ne le sait vraiment. Ainsi, après avoir souligné l'importance de comprendre le processus de production afin de pouvoir l'optimiser, vous pouvez ensuite expliquer qu'une expérience planifiée est le meilleur moyen d'y parvenir et de l'optimiser. La conception d'expériences (DOE) vous permet d'évaluer comment les éléments que vous pouvez modifier dans le processus de production affecteront la qualité des blocs en céramique, de manière favorable ou défavorable. L'expérience vous permet d'établir définitivement la causalité des facteurs ou des combinaisons de facteurs qui influencent la qualité, et vous pouvez ensuite optimiser le processus. Plus important encore, vous saurez comment la modification d'un ou de plusieurs facteurs, comme le ralentissement du refroidissement des blocs en céramique, améliorera la qualité.
Il existe de nombreuses façons de mesurer l’efficacité, mais elles dépendent du contexte. L’idée est de remettre en question le statu quo de temps à autre et d’être ouvert à l’idée de faire les choses différemment.
Comment favoriser une plus grande efficacité
Tout d’abord, il faut investir dans les gens. Les gens mettent en œuvre les processus et les technologies et, en fin de compte, constituent la culture d’une organisation. Simon Sinek a formulé la formule suivante : « Culture = Valeurs + Comportement ». Les gens se sentent valorisés lorsqu’ils ont accès à ce dont ils ont besoin pour être efficaces. Cet accès comprend les ressources technologiques et d’infrastructure, ainsi que des opportunités continues d’apprentissage via des formations internes et/ou externes en participant à des conférences et des ateliers. Cela signifie également qu’ils sont encouragés à essayer de nouvelles choses – et qu’ils ont le droit d’échouer. Les cultures qui célèbrent et valorisent l’apprentissage sont celles qui encouragent l’innovation. Dans ces organisations, il n’y a pas de peur d’essayer de nouvelles choses parce qu’elles ont le droit d’échouer – et, plus important encore, elles peuvent apprendre de ces échecs. Dans son livre, « Never Stop Learning: Stay Relevant, Reinvent Yourself, and Thrive », Bradley Staats écrit : « Nous devons tous aborder l’apprentissage avec quatre états d’esprit : concentré, rapide, fréquent et flexible ». Il conseille de « se concentrer sur le processus, pas sur les résultats, et sur les questions, pas sur les réponses » afin qu’une culture de la curiosité et de l’apprentissage puisse s’épanouir.
Deuxièmement, soyez stratégique dans votre collecte de données. La plupart des données « générées » automatiquement sont de nature transactionnelle ou observationnelle. Ces données n’ont pas été collectées pour répondre à des questions telles que :
- Comment pouvons-nous accélérer la mise sur le marché ?
- Comment pouvons-nous rendre nos produits plus durables ?
- Comment pouvons-nous augmenter la qualité et la fiabilité des produits ?
- Comment devrions-nous structurer au mieux les garanties des produits ?
- Nos clients sont-ils satisfaits des dernières fonctionnalités de produit que nous avons ajoutées ?
Demandez-vous : « De quelles données avons-nous besoin pour répondre aux questions les plus urgentes ? » Mesurer quelque chose a généralement un coût, il faut donc prendre en compte les efforts déployés pour obtenir les données les plus susceptibles d’éclairer les décisions importantes. Il peut également être utile de faire appel à l’avis des parties prenantes susceptibles d’être concernées, notamment des collègues seniors et juniors aux parcours et aux perspectives divers, car personne ne détient la mainmise sur les bonnes idées. Solliciter leur avis favorise davantage un environnement de collaboration. Pensez à la « sagesse des foules » à plus petite échelle.
Troisièmement, adoptez une approche stratégique de l’expérimentation. Beaucoup d’entre nous ont appris dans les cours d’introduction aux sciences la méthode scientifique – un processus d’expérimentation pour observer les phénomènes et chercher des réponses aux questions – et que pour réaliser une expérience « équitable », on ne peut modifier qu’un seul facteur à la fois tout en gardant les autres conditions identiques. C’est faux ! La conception d’expériences est le moyen le plus efficace d’apprendre à partir des données et de comprendre la causalité. Étant donné la manière dont une grande partie de la science est encore enseignée, la conception d’expériences est encore largement méconnue. Les innovations en matière de méthodes de conception expérimentale au cours des dernières décennies ont le pouvoir de révolutionner la science et d’accélérer l’innovation. Pour en revenir à mon parcours économique, l’expression latine ceteris paribus (« toutes choses étant égales par ailleurs ») renforce cette pensée « un facteur à la fois ». Dans un certain sens, il est ironique que la conception d’expériences puisse aider à utiliser les ressources de manière plus efficace et efficiente, contribuant ainsi de manière significative à la croissance économique et à l’accélération de l’innovation.
Enfin, adoptez une vision à long terme. Il est facile de penser à court terme, surtout avec le déluge d’informations qui nous parvient chaque jour sous diverses formes. Penser à long terme demande plus d’énergie et de planification, mais cela peut être plus gratifiant. Par le passé, par exemple, des chimistes ont pu développer des produits qu’ils considéraient comme efficaces et peu coûteux à fabriquer. Plus tard, des poursuites ont été intentées, ces produits se sont révélés toxiques et des responsabilités ont été engagées. Avec le développement de la chimie verte, nous pouvons être beaucoup plus intentionnels quant aux produits que nous fabriquons, ce qui nous permet d’envisager les conséquences potentielles des décisions que nous prenons. Les organisations qui investissent dans la recherche et le développement à long terme se concentrent sur l’avenir et montrent qu’elles valorisent l’innovation continue.
Pour trouver un équilibre entre efficacité et efficience, investissez dans vos ressources humaines, adoptez une approche stratégique dans la collecte de données et dans l’expérimentation de nouvelles méthodes, et faites-le dans une perspective à long terme. Tout cela contribuera à une culture de curiosité et d’innovation.
