Para apoyar a JMP en nuestro camino de separación de SAS, tEl equipo de finanzas de JMP utiliza la serie "Introducción a la educación financiera" para explicar temas y jerga financiera básica de una manera fácil de entender y beneficiosa para todos.
El proceso de Adquisiciones a Pagos (P2P) impacta a toda la organización JMP, pero existen algunos grupos de interés que desempeñan un papel importante. En la serie de Alfabetización Financiera 101, procuramos ser concisos y limitar el contenido a tres (3) puntos. En el caso de los grupos de interés del P2P, contamos con cuatro (4) principales, todos de igual importancia. Si bien se realizan muchas tareas en segundo plano, esperamos que la siguiente información brinde una visión general útil sobre quiénes participan, cuándo y por qué.
Solicitante
Usted, como solicitante, identifica la necesidad de realizar un gasto y debe obtener la aprobación de su gerente para contactar al departamento de Compras. También es responsable de justificar el gasto y explicar los requisitos comerciales que deben cumplirse. Usted gestionará la relación con el proveedor y colaborará con el departamento de Compras para completar las tareas necesarias.
Obtención
Cuando una solicitud recibe la aprobación de la gerencia, el departamento de Compras analiza la solicitud y considera si alguno de los proveedores con los que JMP mantiene relaciones comerciales podría satisfacer la necesidad. Una vez identificados los posibles proveedores, se inicia la comparación de ofertas y la negociación de precios. Compras actúa como intermediario entre el solicitante y el proveedor para garantizar que se adquieran los bienes y servicios adecuados en el momento oportuno y al precio justo, protegiendo al mismo tiempo la relación entre proveedor y solicitante. Tras la selección del proveedor, Compras se encarga de identificar y abordar cualquier punto delicado del acuerdo que pueda ser de interés para el departamento Legal.
Legal
Durante la selección de proveedores, los departamentos Legal y de Operaciones colaboran para realizar la debida diligencia, verificaciones de privacidad y otras comprobaciones con el fin de identificar riesgos que pudieran impedir que JMP contrate con un proveedor. Una vez seleccionado el proveedor y firmado el contrato, el departamento Legal inicia su revisión formal. Someterse a una revisión legal es como contratar un seguro: podemos esperar lo mejor, pero es fundamental contar con la cobertura adecuada en caso de que se presente el peor escenario. El departamento Legal no solo realiza su revisión, sino que también debe negociar los términos con el proveedor.
Finanzas
Cuando surge una solicitud de compra estimada, el departamento de Finanzas interviene para garantizar que no existan problemas presupuestarios ni se requieran aprobaciones antes de proceder. Una vez firmado el contrato, el resto del proceso queda a cargo de Finanzas. Se debe crear una orden de compra y entregársela al proveedor. Cuando el proveedor envía la factura, Finanzas confirma que coincide con la orden de compra y que todos los bienes o servicios se entregaron antes de realizar el pago. Finanzas también gestiona el capital de trabajo de JMP, lo que implica tomar decisiones conscientes sobre qué facturas pagar y cuándo para mantener un flujo de caja suficiente. Por último, Finanzas es responsable de la presentación de informes precisos y puntuales sobre los gastos comprometidos.
¿Por qué es importante esto para JMP?
Estos departamentos colaboran para brindar apoyo al solicitante y a JMP; por lo tanto, cualquier intento de tomar atajos aumentará los riesgos y las demoras. Cada parte interesada y sus responsabilidades son cruciales para respaldar el proceso P2P y garantizar que JMP siga prosperando durante las próximas décadas.
¿Por qué debería importarle esto al personal de JMP?
Comprender a las partes interesadas y sus responsabilidades debería darte la seguridad de que el proceso está diseñado para aportar valor. El proceso también requiere tiempo, por lo que conviene planificar con antelación y comenzar cuanto antes para aumentar las probabilidades de cumplir con los plazos.
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