Per supportare JMP nel nostro percorso di separazione da SAS, tIl team finanziario di JMP utilizza la serie "Financial Literacy 101" per spiegare argomenti e terminologia finanziaria di base in modo semplice e comprensibile per tutti.
Il processo Procure to Pay (P2P) ha un impatto sull'intera organizzazione JMP, ma alcuni gruppi di stakeholder svolgono un ruolo importante in questo processo. Nella serie Financial Literacy 101 cerchiamo di semplificare e limitare il contenuto a tre (3) punti. Nel caso degli stakeholder del P2P, abbiamo quattro (4) stakeholder principali, tutti di pari importanza. Sebbene ci siano molte attività in corso dietro le quinte, speriamo che quanto segue fornisca una panoramica utile su chi è coinvolto, quando e perché.
Richiedente
In qualità di richiedente, individuate la necessità di spendere denaro e dovete ottenere l'approvazione del responsabile per avviare una discussione con l'ufficio acquisti. Il richiedente è inoltre responsabile di comunicare la giustificazione aziendale della spesa e i requisiti aziendali che devono essere soddisfatti. Gestirete il rapporto con il fornitore e collaborerete con l'ufficio acquisti per completare le attività necessarie.
Approvvigionamento
Quando una richiesta riceve l'approvazione della direzione, l'ufficio Acquisti esamina la richiesta e valuta se qualcuno dei fornitori con cui JMP ha già rapporti commerciali possa soddisfare le esigenze. Una volta individuati i potenziali fornitori, inizia il confronto delle offerte e la negoziazione dei prezzi. L'ufficio Acquisti funge da intermediario tra il richiedente e il fornitore per garantire che i beni e i servizi giusti vengano acquisiti al momento giusto e al giusto prezzo, tutelando al contempo il rapporto tra fornitore e richiedente. Dopo la scelta del fornitore, l'ufficio Acquisti cerca di individuare e affrontare eventuali punti critici dell'accordo che potrebbero interessare l'ufficio Legale.
Legal
Durante la fase di selezione dei fornitori, l'ufficio legale e quello operativo collaborano per svolgere attività di due diligence, controlli sulla privacy e altro ancora, al fine di identificare i rischi che potrebbero impedire a JMP di stipulare un contratto con un determinato fornitore. Una volta selezionato il fornitore e fornito il contratto, l'ufficio legale avvia la sua revisione formale. Sottoporsi a una revisione legale è come stipulare un'assicurazione: possiamo sperare per il meglio, ma è fondamentale avere una copertura adeguata nel caso in cui si verifichi lo scenario peggiore. L'ufficio legale non solo effettua la propria revisione, ma deve anche collaborare costantemente con il fornitore per negoziare i termini.
Finanza
Quando si presenta una richiesta di acquisto stimata, il dipartimento Finanza interviene per assicurarsi che non vi siano problemi di budget o che siano necessarie approvazioni prima di procedere. Dopo la firma del contratto, la restante parte del processo è gestita dal dipartimento Finanza. Deve essere creato un ordine di acquisto e inviato al fornitore. Quando il fornitore invia la fattura, il dipartimento Finanza verifica che corrisponda all'ordine di acquisto e che tutti i beni o servizi siano stati consegnati prima di effettuare il pagamento. Il dipartimento Finanza gestisce anche il capitale circolante di JMP, il che significa prendere decisioni ponderate su quali fatture pagare e quando, al fine di preservare un flusso di cassa sufficiente. Infine, il dipartimento Finanza è responsabile della rendicontazione accurata e tempestiva delle spese e dei costi impegnati.
Perché questo è importante per JMP?
Questi dipartimenti collaborano per supportare il richiedente e JMP; di conseguenza, qualsiasi tentativo di prendere scorciatoie comporterà maggiori rischi e ritardi. Ogni parte interessata e le sue responsabilità sono cruciali per supportare il processo P2P e garantire che JMP continui a prosperare per i decenni a venire.
Perché questo dovrebbe interessare al personale di JMP?
Comprendere le parti interessate e le loro responsabilità dovrebbe darvi la certezza che il processo sia effettivamente finalizzato a creare valore. Il processo richiede tempo, quindi è consigliabile pianificare in anticipo e avviarlo per tempo, in modo da aumentare le probabilità di rispettare le scadenze.
Articolo correlato:
Nozioni di base di alfabetizzazione finanziaria: dal processo di acquisto al pagamento.
