Per supportare JMP nel nostro percorso di separazione da SAS, tl team di JMP Finance utilizza la serie "Financial Literacy 101" per spiegare argomenti e gerghi finanziari di base in un modo facile da comprendere e vantaggioso per tutti.
Procure to Pay (P2P) ha un impatto sull'intera organizzazione JMP, ma alcuni gruppi di stakeholder svolgono un ruolo importante nel processo. Nella serie Financial Literacy 101 cerchiamo di mantenerlo semplice e di limitare il contenuto a tre (3) punti. Nel caso degli stakeholder P2P, abbiamo quattro (4) stakeholder primari che hanno tutti la stessa importanza. Anche se ci sono molte attività in corso in background, ci auguriamo che quanto segue fornisca una panoramica utile di chi è coinvolto, quando e perché.
Richiedente
Tu, il richiedente, identifichi la necessità di spendere soldi e devi ottenere l'approvazione del manager per coinvolgere l'Approvvigionamento per la discussione. Il richiedente è inoltre responsabile di comunicare la giustificazione aziendale di una spesa e quali requisiti aziendali devono essere soddisfatti. Gestirai il rapporto con il fornitore e lavorerai a fianco dell'Approvvigionamento nel completare le attività necessarie.
Approvvigionamento
Quando una richiesta riceve l'approvazione del management, il reparto Approvvigionamento esaminerà ciò che viene richiesto e valuterà se qualcuno dei rapporti esistenti con i fornitori di JMP possa soddisfare l'esigenza. Una volta identificati i potenziali venditori, inizia il confronto delle offerte e le trattative sui prezzi. L'approvvigionamento funziona come intermediario tra il richiedente e il fornitore per garantire che i beni e i servizi giusti vengano acquistati al momento giusto e al prezzo giusto, proteggendo al contempo il rapporto fornitore-richiedente. Dopo aver scelto un fornitore, l'Approvvigionamento cerca di scoprire e affrontare tutti gli argomenti caldi dell'accordo di cui si occuperà l'ufficio legale.
Legale
Durante la selezione del fornitore, l'ufficio legale e quello operativo collaborano per eseguire due diligence, controlli sulla privacy e altro ancora per identificare i rischi che potrebbero impedire a JMP di stipulare un contratto con un fornitore. Dopo aver selezionato un fornitore e fornito un contratto, l'ufficio legale inizia la sua revisione formale. Sottoporsi a una revisione legale è come ottenere un'assicurazione: possiamo sperare per il meglio, ma è fondamentale avere una copertura adeguata se si verifica lo scenario peggiore. L'ufficio legale non solo esegue la revisione, ma deve collaborare avanti e indietro con il fornitore per negoziare i termini.
Finanza
Quando si presenta una richiesta di acquisto stimata, il reparto Finanza viene coinvolto per garantire che non vi siano problemi di budget o approvazioni necessarie prima di procedere. Dopo la firma di un contratto, il resto del processo spetta alla Finanza. È necessario creare un ordine d'acquisto e fornirlo al fornitore. Quando il fornitore invia una fattura, Finance conferma che corrisponde all'ordine d'acquisto e che tutti i beni o servizi sono stati consegnati prima di effettuare il pagamento. Il reparto finanziario gestisce inoltre il capitale circolante di JMP, il che significa prendere decisioni consapevoli su quali fatture pagare e quando preservare un flusso di cassa sufficiente. Infine, il reparto Finanze è responsabile della rendicontazione accurata e tempestiva delle spese e degli impegni impegnati.
Perché questo è importante per JMP?
Questi dipartimenti lavorano in collaborazione per supportare il richiedente e JMP; di conseguenza, qualsiasi tentativo di prendere scorciatoie causerà maggiori rischi e ritardi. Ogni stakeholder e le sue responsabilità sono fondamentali per supportare il processo P2P e garantire che JMP continui a prosperare per i decenni a venire.
Perché questo dovrebbe interessare allo staff di JMP?
Comprendere gli stakeholder e le loro responsabilità dovrebbe darti la certezza che il processo è destinato ad aggiungere valore. Inoltre, il processo richiede tempo, il che significa che dovresti guardare avanti e avviare il processo in anticipo per aumentare la probabilità di rispettare le scadenze.
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