Um JMP auf unserem Weg der Trennung von SAS zu unterstützen,Das JMP Finance-Team verwendet die Reihe „Financial Literacy 101“, um grundlegende Finanzthemen und Fachbegriffe auf eine Weise zu erklären, die leicht verständlich und für alle von Nutzen ist.
Der Beschaffungsprozess (Procure to Pay, P2P) betrifft die gesamte JMP-Organisation, doch einige Interessengruppen spielen dabei eine wichtige Rolle. In unserer Reihe „Finanzkompetenz 101“ halten wir die Inhalte bewusst einfach und beschränken sie auf drei (3) Punkte. Im Fall der P2P-Interessengruppen gibt es vier (4) Hauptakteure, die alle gleich wichtig sind. Auch wenn im Hintergrund viele Aufgaben ablaufen, hoffen wir, dass die folgende Übersicht Ihnen einen hilfreichen Einblick in die Beteiligten, deren Zeitpunkte und Hintergründe gibt.
Antragsteller
Sie als Antragsteller identifizieren den Ausgabenbedarf und müssen die Genehmigung des Vorgesetzten einholen, um die Einkaufsabteilung einzuschalten. Sie sind außerdem dafür verantwortlich, die geschäftliche Begründung für die Ausgaben und die zu erfüllenden Anforderungen darzulegen. Sie pflegen die Lieferantenbeziehung und arbeiten eng mit der Einkaufsabteilung zusammen, um die notwendigen Aufgaben zu erledigen.
Beschaffung
Sobald eine Anfrage von der Geschäftsleitung genehmigt wurde, prüft die Einkaufsabteilung, ob bestehende Lieferantenbeziehungen von JMP den Bedarf decken können. Nach der Identifizierung potenzieller Lieferanten beginnen der Vergleich der Angebote und die Preisverhandlungen. Die Einkaufsabteilung fungiert als Vermittler zwischen Anfragendem und Lieferanten, um sicherzustellen, dass die richtigen Waren und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis beschafft werden und gleichzeitig die Geschäftsbeziehung zwischen Lieferant und Anfragendem gewahrt bleibt. Nach der Auswahl eines Lieferanten versucht die Einkaufsabteilung, alle potenziellen Streitpunkte im Vertrag zu identifizieren und zu klären, die für die Rechtsabteilung relevant sein könnten.
Recht
Bei der Anbieterauswahl arbeiten die Rechts- und Betriebsabteilungen eng zusammen, um Due-Diligence-Prüfungen, Datenschutzprüfungen und weitere Maßnahmen durchzuführen und Risiken zu identifizieren, die JMP von einer Vertragsbeziehung abhalten könnten. Nach der Anbieterauswahl und der Bereitstellung eines Vertrags beginnt die Rechtsabteilung mit der formalen Prüfung. Eine rechtliche Prüfung ist vergleichbar mit dem Abschluss einer Versicherung – wir können zwar auf das Beste hoffen, aber es ist entscheidend, im Ernstfall ausreichend abgesichert zu sein. Die Rechtsabteilung führt nicht nur die Prüfung durch, sondern verhandelt auch die Vertragsbedingungen mit dem Anbieter.
Finanzen
Bei einer geplanten Anschaffung wird die Finanzabteilung eingeschaltet, um sicherzustellen, dass keine Budgetbedenken bestehen oder Genehmigungen vor der Weiterbearbeitung erforderlich sind. Nach Vertragsunterzeichnung übernimmt die Finanzabteilung den weiteren Prozess. Eine Bestellung wird erstellt und an den Lieferanten übermittelt. Sobald der Lieferant eine Rechnung stellt, prüft die Finanzabteilung, ob diese mit der Bestellung übereinstimmt und ob alle Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, bevor die Zahlung erfolgt. Die Finanzabteilung verwaltet außerdem das Betriebskapital von JMP und trifft bewusste Entscheidungen darüber, welche Rechnungen wann bezahlt werden, um einen ausreichenden Cashflow zu gewährleisten. Schließlich ist die Finanzabteilung für die korrekte und zeitnahe Berichterstattung über geplante Ausgaben und Kosten verantwortlich.
Warum ist das für JMP wichtig?
Diese Abteilungen arbeiten eng zusammen, um den Antragsteller und JMP zu unterstützen. Daher führen alle Versuche, Abkürzungen zu nehmen, zu erhöhten Risiken und Verzögerungen. Jeder Beteiligte und seine Aufgaben sind entscheidend für die Unterstützung des P2P-Prozesses und den langfristigen Erfolg von JMP.
Warum sollte das für die Mitarbeiter von JMP von Bedeutung sein?
Das Verständnis der Beteiligten und ihrer Verantwortlichkeiten gibt Ihnen die Gewissheit, dass der Prozess einen Mehrwert schafft. Da der Prozess Zeit benötigt, sollten Sie vorausschauend planen und frühzeitig damit beginnen, um die Wahrscheinlichkeit der Einhaltung von Fristen zu erhöhen.
Verwandter Artikel:
Finanzkompetenz 101: Beschaffung und Bezahlung
