Para apoyar a JMP en nuestro proceso de separación de SAS, tEl equipo de JMP Finance utiliza la serie "Financial Literacy 101" para explicar temas financieros básicos y jerga de una manera fácil de entender y beneficiosa para todos.
Procure to Pay (P2P) afecta a toda la organización JMP, pero hay algunos grupos de partes interesadas que desempeñan papeles importantes en el proceso. En la serie Educación financiera 101 intentamos mantenerlo simple y limitar el contenido a tres (3) puntos. En el caso de las partes interesadas de P2P, tenemos cuatro (4) partes interesadas principales, todas de igual importancia. Si bien hay muchas tareas que se llevan a cabo en segundo plano, esperamos que lo siguiente proporcione una descripción general útil de quién está involucrado, cuándo y por qué.
Solicitante
Usted, el solicitante, identifica la necesidad de gastar dinero y debe obtener la aprobación del gerente para involucrar a Adquisiciones en la discusión. El solicitante también es responsable de comunicar la justificación comercial de un gasto y los requisitos comerciales que deben cumplirse. Gestionará la relación con los proveedores y trabajará junto con Adquisiciones para completar las tareas necesarias.
Obtención
Cuando una solicitud recibe la aprobación gerencial, Adquisiciones analizará lo que se solicita y considerará si alguna de las relaciones existentes con proveedores de JMP podría satisfacer la necesidad. Una vez que se identifican los proveedores potenciales, comienza una comparación de ofertas y negociaciones de precios. Adquisiciones funciona como intermediario entre el solicitante y el proveedor para garantizar que se adquieran los bienes y servicios correctos en el momento adecuado y al precio correcto, al mismo tiempo que se protege la relación entre el proveedor y el solicitante. Una vez elegido un proveedor, Adquisiciones intenta descubrir y abordar cualquier tema candente en el acuerdo que afecte al Departamento Legal.
Legal
Durante la selección de proveedores, Legal y Operaciones trabajan juntos para realizar la debida diligencia, verificaciones de privacidad y más para identificar riesgos que podrían impedir que JMP contrate a un proveedor. Después de seleccionar un proveedor y entregar un contrato, Legal comienza su revisión formal. Someterse a una revisión legal es como obtener un seguro: podemos esperar lo mejor, pero es fundamental tener la cobertura adecuada si ocurre el peor de los casos. Legal no solo realiza su revisión, sino que también debe trabajar de ida y vuelta con el proveedor para negociar los términos.
Finanzas
Cuando surge una solicitud de compra estimada, Finanzas interviene para garantizar que no haya preocupaciones presupuestarias ni se necesiten aprobaciones antes de continuar. Una vez firmado el contrato, el resto del proceso lo realiza Finanzas. Se debe crear una orden de compra y entregarla al proveedor. Cuando el proveedor envía una factura, Finanzas confirma que coincide con la orden de compra y que todos los bienes o servicios se entregaron antes de realizar el pago. Finanzas también gestiona el capital de trabajo de JMP, lo que significa tomar decisiones conscientes sobre qué facturas pagar y cuándo preservar suficiente flujo de caja. Por último, Finanzas es responsable de informar de forma precisa y oportuna los gastos y gastos comprometidos.
¿Por qué esto es importante para JMP?
Estos departamentos trabajan en colaboración para apoyar al solicitante y a JMP; en consecuencia, cualquier intento de tomar atajos provocará mayores riesgos y retrasos. Cada parte interesada y sus responsabilidades son cruciales para apoyar el proceso P2P y garantizar que JMP siga prosperando en las próximas décadas.
¿Por qué debería importarle esto al personal del JMP?
Comprender a las partes interesadas y sus responsabilidades debería darle confianza en que el proceso pretende agregar valor. El proceso también lleva tiempo, lo que significa que debe mirar hacia el futuro e iniciar el proceso temprano para aumentar la probabilidad de cumplir con los plazos.
Artículo relacionado:
Educación financiera 101: procurar pagar
