Um JMP auf unserem Weg der Trennung von SAS zu unterstützen, tDas JMP Finance-Team nutzt die Reihe „Financial Literacy 101“, um grundlegende Finanzthemen und Fachsprache auf eine leicht verständliche und für alle nützliche Weise zu erklären.
Procure to Pay (P2P) wirkt sich auf die gesamte JMP-Organisation aus, es gibt jedoch einige Interessengruppen, die in diesem Prozess eine wichtige Rolle spielen. In der Reihe „Financial Literacy 101“ versuchen wir es einfach zu halten und den Inhalt auf drei (3) Punkte zu beschränken. Im Fall der P2P-Stakeholder haben wir vier (4) primäre Stakeholder, die alle gleich wichtig sind. Obwohl im Hintergrund viele Aufgaben ablaufen, hoffen wir, dass das Folgende einen nützlichen Überblick darüber gibt, wer wann und warum beteiligt ist.
Anforderer
Sie, der Antragsteller, erkennen die Notwendigkeit, Geld auszugeben, und müssen die Genehmigung des Vorgesetzten einholen, um den Einkauf mit der Diskussion zu beauftragen. Der Antragsteller ist auch dafür verantwortlich, die geschäftliche Begründung einer Ausgabe mitzuteilen und anzugeben, welche geschäftlichen Anforderungen erfüllt werden müssen. Sie verwalten die Lieferantenbeziehung und arbeiten mit der Beschaffung zusammen, um die erforderlichen Aufgaben zu erledigen.
Beschaffung
Wenn eine Anfrage vom Management genehmigt wird, prüft die Beschaffungsabteilung, was angefordert wird, und prüft, ob eine der bestehenden Lieferantenbeziehungen von JMP den Bedarf decken könnte. Sobald potenzielle Anbieter identifiziert sind, beginnen ein Angebotsvergleich und Preisverhandlungen. Der Einkauf fungiert als Vermittler zwischen Nachfrager und Anbieter, um sicherzustellen, dass die richtigen Waren und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis erworben werden, und schützt gleichzeitig die Beziehung zwischen Anbieter und Nachfrager. Nachdem ein Anbieter ausgewählt wurde, versucht die Beschaffung, alle wichtigen Themen in der Vereinbarung aufzudecken und anzusprechen, mit denen sich die Rechtsabteilung befassen wird.
Legal
Bei der Anbieterauswahl arbeiten die Rechts- und Betriebsabteilungen zusammen, um Due Diligence, Datenschutzprüfungen und mehr durchzuführen, um Risiken zu identifizieren, die JMP daran hindern könnten, einen Vertrag mit einem Anbieter abzuschließen. Nachdem ein Anbieter ausgewählt und ein Vertrag vorgelegt wurde, beginnt die Rechtsabteilung mit der formellen Prüfung. Sich einer rechtlichen Prüfung zu unterziehen ist wie der Abschluss einer Versicherung – wir können auf das Beste hoffen, aber es ist wichtig, über eine angemessene Absicherung zu verfügen, falls der schlimmste Fall eintritt. Die Rechtsabteilung führt nicht nur die Prüfung durch, sondern muss auch mit dem Anbieter zusammenarbeiten, um die Konditionen auszuhandeln.
Finanzen
Wenn eine voraussichtliche Kaufanfrage vorliegt, wird die Finanzabteilung eingebunden, um sicherzustellen, dass keine Budgetbedenken bestehen oder Genehmigungen erforderlich sind, bevor fortgefahren wird. Nachdem ein Vertrag unterzeichnet wurde, liegt der weitere Prozess bei der Finanzabteilung. Es muss eine Bestellung erstellt und an den Lieferanten übergeben werden. Wenn der Lieferant eine Rechnung sendet, bestätigt die Finanzabteilung, dass diese mit der Bestellung übereinstimmt und dass alle Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, bevor die Zahlung erfolgt. Die Finanzabteilung verwaltet außerdem das Betriebskapital von JMP. Dies bedeutet, dass bewusste Entscheidungen darüber getroffen werden müssen, welche Rechnungen zu bezahlen sind und wann ein ausreichender Cashflow aufrechterhalten werden soll. Schließlich ist die Finanzabteilung für die genaue und zeitnahe Berichterstattung über zugesagte Ausgaben und Ausgaben verantwortlich.
Warum ist das für JMP wichtig?
Diese Abteilungen arbeiten zusammen, um den Antragsteller und JMP zu unterstützen. Dementsprechend führen alle Versuche, Abkürzungen zu nehmen, zu einem erhöhten Risiko und zu Verzögerungen. Jeder Stakeholder und seine Verantwortlichkeiten sind entscheidend für die Unterstützung des P2P-Prozesses und dafür, dass JMP auch in den kommenden Jahrzehnten weiterhin erfolgreich ist.
Warum sollte das für JMP-Mitarbeiter wichtig sein?
Das Verständnis der Stakeholder und ihrer Verantwortlichkeiten sollte Ihnen die Gewissheit geben, dass der Prozess einen Mehrwert schaffen soll. Der Prozess nimmt auch Zeit in Anspruch, was bedeutet, dass Sie nach vorne schauen und den Prozess frühzeitig beginnen sollten, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Fristen eingehalten werden.
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