Pour soutenir JMP dans notre processus de séparation de SAS, tL'équipe financière de JMP utilise la série « Initiation à la culture financière » pour expliquer les notions et le vocabulaire financiers de base d'une manière facile à comprendre et bénéfique pour tous.
Le processus d'achat (P2P) a un impact sur l'ensemble de l'organisation JMP, mais certains groupes d'acteurs jouent un rôle important. Dans la série « Initiation à la culture financière », nous privilégions la simplicité et limitons le contenu à trois (3) points. Concernant les acteurs du processus P2P, nous en avons quatre (4) principaux, tous d'égale importance. Malgré les nombreuses tâches menées en coulisses, nous espérons que ce qui suit vous permettra de mieux comprendre qui est impliqué, quand et pourquoi.
Demandeur
En tant que demandeur, vous identifiez le besoin de dépenses et devez obtenir l'approbation de votre responsable pour consulter le service des achats. Il vous incombe également de justifier la dépense et de préciser les besoins opérationnels à satisfaire. Vous gérerez la relation avec le fournisseur et collaborerez avec le service des achats pour mener à bien les tâches nécessaires.
Approvisionnement
Lorsqu'une demande est approuvée par la direction, le service des achats examine la demande et vérifie si l'un des fournisseurs partenaires de JMP peut y répondre. Une fois les fournisseurs potentiels identifiés, une comparaison des offres et des négociations tarifaires sont entamées. Le service des achats joue le rôle d'intermédiaire entre le demandeur et le fournisseur afin de garantir l'acquisition des biens et services adéquats, au moment opportun et au juste prix, tout en préservant la relation entre le demandeur et le fournisseur. Après la sélection du fournisseur, le service des achats s'efforce d'identifier et de résoudre tout point litigieux du contrat susceptible d'intéresser le service juridique.
Légal
Lors de la sélection des fournisseurs, les services Juridique et Opérations collaborent étroitement pour effectuer les vérifications préalables, les contrôles de confidentialité et autres analyses nécessaires afin d'identifier les risques susceptibles d'empêcher JMP de conclure un contrat avec un fournisseur. Une fois le fournisseur sélectionné et le contrat établi, le service Juridique entame son examen formel. Cet examen juridique est comparable à la souscription d'une assurance : on peut espérer que tout se passe bien, mais il est essentiel d'être correctement couvert en cas de problème. Le service Juridique ne se contente pas d'effectuer cet examen ; il doit également négocier les conditions avec le fournisseur.
Finance
Lorsqu'une demande d'achat estimative est émise, le service Finance intervient pour s'assurer qu'aucun problème budgétaire ne se pose et qu'aucune approbation n'est requise avant de procéder. Une fois le contrat signé, le reste du processus est géré par le service Finance. Un bon de commande doit être établi et transmis au fournisseur. À réception de la facture, le service Finance vérifie sa conformité avec le bon de commande et la bonne livraison de tous les biens ou services avant d'effectuer le paiement. Le service Finance gère également le fonds de roulement de JMP, ce qui implique de prendre des décisions éclairées quant aux factures à régler et au moment opportun afin de préserver une trésorerie suffisante. Enfin, le service Finance est responsable de la production de rapports précis et ponctuels sur les dépenses engagées.
Pourquoi cela est-il important pour JMP ?
Ces services collaborent étroitement pour accompagner le demandeur et JMP ; par conséquent, toute tentative de contournement entraînera des risques accrus et des retards. Le rôle et les responsabilités de chaque acteur sont essentiels au bon déroulement du processus P2P et à la pérennité de JMP.
Pourquoi cela devrait-il importer au personnel de JMP ?
Comprendre les parties prenantes et leurs responsabilités devrait vous assurer que le processus vise à créer de la valeur. Ce processus prend également du temps ; il est donc important d’anticiper et de le démarrer tôt afin d’optimiser vos chances de respecter les délais.
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